バックオフィス業務には属人化、人材不足、デジタル化されていないなどの課題があり、業務改善が必要です。この記事では、バックオフィス業務改善のメリットや見直すポイントと改善策を解説します。改善をおこなう方法を理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
はじめに、バックオフィスとはどのような業務なのかから確認しましょう。バックオフィス業務とは、基本的に顧客と直接的に関わりを持たないまま、社内のみで完結できる職種や業務のことです。企業に利益をもたらす業務をサポートする大事な役割を持っているものの、定型業務や人的ミスなどの課題も多いといわれています。
それでは、バックオフィス業務の種類と課題について、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
直接顧客とは接しないバックオフィス業務の種類には、以下のようなものがあります。
・経理
・人事
・総務
・法務
・庶務
・情報システム
たとえば、経理では予算管理や会計業務などをおこなっており、人事は人事異動や採用関連業務などを担当しています。法務はコンプライアンスを遵守できるように対応するなど、様々な部門が該当し、企業活動の根幹を管理してサポートしているのがバックオフィス業務です。
フロントオフィスという言葉もありますが、これは逆に直接顧客と接するカスタマーサポート業務や営業などを指します。
なお、バックオフィス業務で多用するエクセルの業務改善について興味がある方は、以下の記事を参考にしてください。
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
バックオフィス業務は企業にとって重要なものであるものの、潜在的な課題を抱えており、業務効率化がしにくいという点に注意が必要です。以下、バックオフィス業務に関する課題の例を挙げていきます。
業務が属人化してしまい、この業務は担当者にしかできないという状態になってしまうと、担当していた方が休みを取ったり企業を辞めてしまったりした場合に対応が難しいです。また、請求書や契約書といった失敗できないような業務が多い割にはデジタル化が進んでおらず、ヒューマンエラーの防止対策ができていない傾向にあります。
バックオフィス業務改善による5つのメリット |
バックオフィスの業務改善をおこなった場合には、主に次の5つのメリットを受けられます。
それぞれのメリットを詳しくチェックしていきましょう。
なお、業務改善がどのようなものなのかや、営業の業務改善の方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
1つ目のメリットは、生産性が向上できて残業時間の短縮につながることです。従来は手作業によってデータ入力をおこなっていた作業を、業務改善によって自動化できるようになれば作業時間を大幅に短縮できます。その分、別の業務に専念できるようになったり、残業時間を減らせたりでき、企業自体の生産性向上にもつながるでしょう。
2つ目のメリットは、コスト削減につながることです。生産性が向上し、業務に必要な時間を短縮できるようになることで、人件費などのコストが削減できます。
また、バックオフィス業務をペーパーレス化できることにより、紙の印刷費用や保管費用、郵送にかかる費用なども減らせるようになるでしょう。自動化だけではなく、ペーパーレス化によって稟議承認のために書類の受け渡しをする必要がなくなることでも、作業効率を上げることにつながり、人件費を削減できます。
バックオフィスの業務改善による3つ目のメリットは、ヒューマンエラーの防止に役立つことです。データを手作業で入力していた場合、どうしてもチェック漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーが発生してしまいます。しかし、業務改善によってバックオフィス業務を自動化できれば、これらのミスを事前に防止できるのです。
また、手続きしなければならない書類に記入漏れなどのミスがあり、差し戻し業務をおこなうケースもありました。業務改善のためにマニュアルを整備すれば、こういったミスを減らせるようになり、負担軽減にもつながります。
4つ目に、業務手順を標準化できることで、業務の属人化を防止可能だということもメリットです。バックオフィス業務は専門性が高く、属人化して担当者以外が作業できなくなってしまいやすいといわれています。業務改善によってマニュアルを整備し、業務手順をわかりやすくまとめておくことで、急に担当者が不在になった場合にも対応しやすくできるでしょう。
5つ目のメリットは、新人教育や引き継ぎが容易になることです。業務改善のためにマニュアルを整備していれば、どうすればいいのかを理解しやすくなり、後から確認する場合もやりやすくなります。新人教育や引き継ぎの理解度が深まることで、社員の即戦力化も期待できるでしょう。
また、新人教育を担当する方が教育にかける時間を削減して、通常業務を進められるようになることもメリットです。
なお、新入社員に対する研修について、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
バックオフィスの業務を見直す3つのポイント |
バックオフィスの業務を見直すためには、次の3つのポイントが重要だといわれています。
それぞれの見直すポイントを詳しくチェックしていきましょう。
業務改善に効果的なフレームワークについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
また、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントや関連する資格は、以下の記事を参考にしましょう。
プロジェクトマネジメントに関する資格一覧！メリットや難易度も解説
ちなみに、『monday.com』はプロジェクトマネジメントツールでアワードを受賞している評価が高いツールです。効果的なマネジメントをおこないたい方は、まず無料トライアルからお試しください。
バックオフィスの業務を見直すためには、自動化できる業務がないかをチェックすることが重要です。自動化できる業務を見つけられれば、その分業務の効率化につながり、人材不足を解消できます。とくにデータの入力やチェック作業などの定型的な単純作業は、ヒューマンエラーの防止などのメリットが多いため、自動化による業務改善がおすすめです。
業務改善を検討する際は、業務のペーパーレス化ができないかについても考えてみましょう。書類を電子化して紙を不要にできるならば、稟議承認の簡略化や作業の効率化につながります。
さらに、ペーパーレス化によって過去の申請や稟議の内容を後から確認しやすくなるため、なんらかの問い合わせが入った場合にも、よりスムーズに受け答えできるでしょう。またペーパーレス化が進んでいくと、バックオフィス部門のテレワークを推進していけるというメリットもあるため、業務を見直す際に検討したいポイントのひとつです。
バックオフィスの業務を見直す際は、業務プロセスを可視化することも検討しましょう。業務フローの作成によって業務プロセスを可視化できるようにすると、プロセスごとに改善できる点がないかどうかを確認可能で、業務手順の最適化に役立ちます。
また、ワークフローシステムを導入すると、業務の流れがどうなっているのかを可視化することが可能です。稟議や申請などの状況がすぐにわかるため、どこで作業が止まってしまっているのかを特定でき、今後の改善に役立てられます。
バックオフィス業務を改善する4つの案 |
バックオフィスの業務改善をおこなう際におすすめする4つの案は、以下のとおりです。
それぞれの改善案について、詳しくチェックしていきましょう。
また、業務改善に関するアイデアについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
業務改善の提案書や報告書の書き方を知りたい方は、こちらをご覧ください。
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
バックオフィスの業務改善をおこなうのであれば、RPA（Robotic Process Automation）を活用する方法がおすすめです。RPAとはデータ入力やチェック作業などのように、従来であれば人がパソコンを使って実施していた定型作業を自動化できるようになるツールのことを指します。
活用すると業務の負担軽減や効率化が図れ、手作業によるヒューマンエラーの防止効果など様々なメリットがあるため、RPAの導入を検討してみるといいでしょう。
アウトソーシングを活用するのも、バックオフィスの業務改善におすすめする方法のひとつです。バックオフィス業務のなかには、必ずしも社内でしかおこなえないような作業ではなく、社外に依頼すれば効率化を図れるようなものもあります。自社でする必要がない業務であれば、アウトソーシングの活用によってコスト削減や業務の効率化になるかもしれません。
アウトソーシング会社は知識やノウハウを持っている場合が多いため、社内では属人化してしまうような専門的知識が必要となる業務を任せるのもおすすめです。
バックオフィスの業務を改善する方法として、社内向けチャットボットを活用するのもおすすめです。チャットボットとはAIを搭載した自動会話プログラムのことで、社内向けチャットボットを導入すると、社内での問い合わせ内容に対して自動で応答してもらえるようになります。
社内向けチャットボットがあればよくある内容は自動で、社内向けチャットボットで対応できない内容は人間が、というように役割分担が可能です。業務の負担軽減や属人化の解消に役立ちます。
クラウドサービスを活用することも、バックオフィスの業務改善のためにおすすめする方法のひとつです。クラウドサービスの活用によって削減できるバックオフィス業務の例を挙げると、給与計算や年末調整、社会保険などの手続き、請求書や見積書の発行などがあります。
クラウドサービスを利用すれば離れた場所でもリモートで対応できるため、テレワーク推進にも効果的な方法です。
まとめ |
バックオフィス業務とは、基本的に顧客と直接的に関わりを持たないまま、社内のみで完結できる職種や業務のことです。経理や人事、情報システムなどがこのバックオフィス業務にあたります。企業に利益をもたらす業務をサポートする重要な業務であるものの、定型業務の効率が悪いことや人的ミスなどの課題も多いです。
バックオフィスの業務改善には、次の3つのポイントが重要だとされています。
これらのポイントやRPAなどの改善策を理解して、実際の業務改善に役立てましょう。
バックオフィスの業務改善にはプロジェクトマネジメントツールの活用がおすすめです。世界10万社以上で選ばれているチームマネジメントツール『monday.com』は、業界・職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。まずは無料トライアルからお試しください。
