monday.com日本公式パートナーブログ

世界125,000社が活用し日々業務改善を行う全く新しい「Work OS

最新記事

カテゴリータグ
片桐祐希乃
By
2022年05月25日

業務の進捗〜人事評価まで!リアルタイムで可視化された情報管理とは?

          
企業のご紹介

 

士業・医業に特化したハンズオン型の総合コンサルティング・マーケティング事業に加え、HP制作やWeb広告などのクリエイティブ領域においても、お客さまをサポートされています。経営に欠かせないノウハウをグループ会社とともにワンストップで提供することにより、お客さまが目指すビジョンの実現をご支援されています。

 

*今回のインタビューは、スタイル・エッジのマーケティング事業部で、クライアントおよび自社事業のWebサイトやプロモーションツールの企画・制作・改善・所属チームのマネジメントをされている、チーフリーダーのご協力をもとに制作致しました。

 

タスク管理ツール導入以前の課題

 

誰が何をしているか分からない。自社に合った管理方法を実現したい

ーmonday.com導入前の課題は何でしたか?

各メンバーのタスクが視覚化できておらず、誰がどんな案件をどれだけ担当しているかがチーム内で把握できていませんでした。そのため、それぞれの業務量や進捗状況を把握するためのツールが必要だと考えていました。

 

以前は他社のツールを使っていたこともありましたが、これらの課題がなかなか解決できない状態だったので、より柔軟に、自社に合ったカスタマイズができるツールを探していました。

 

数あるツールの中から、monday.comを選んだ理由は何でしょうか?

ガントチャート表示が可能な、カードタイプのタスク管理ツールを探していたところ、monday.comを知りました。テスト導入時には柔軟なカスタマイズができるかどうかを非常に重視していたのですが、他社のツールと比較しても非常に優れているなと感じました。簡単な操作で自由にカスタマイズできるので、自分たちが管理しやすいように使える点も良かったです。

 

また、弊社としてやりたいこと/ツールに求めることが明確だったので、それを実現できるかどうかも重視しました。ダッシュボード機能を活用すれば、必要な項目だけを視覚的に分かりやすく表示できることも決め手の1つでした。

 

普段はタスク管理に使用しながら、ガントチャート形式でタスクを表示させることもできるので、中長期的なチームごとの繁忙期が可視化できる点が良かったです。

 

例えば、全体のスケジュール登録、直近のto doとその期日、業務の進捗状況など、知りたい要素を登録できる点です。また、案件ごとのプロジェクトマネージャーと現在作業をしているメンバーなどを、ひと目で分かるように表示させています。

 

 

monday.comで得られた成果

 

リアルタイムで業務を可視化!過去データの蓄積もできるため、業務のボトルネックを解消

ー現在どのような業務でmonday.comをご活用いただいてますか?

幅広い場面で使っています。まず、クリエイティブセクション全体のタスク管理を行い、それとは別にチームごと(デザイン、フロントエンドなど)のさらに細かいタスク管理も行っています。

 

 

また、リアルタイムで進行中の案件を管理する以外にも、すでに終了した案件もアーカイブとして残すことで、いつでも過去案件の振り返りができるようにしています。

 

例えば、誰がどの案件のどの業務で どれくらいの時間を要しているかを定期的に振り返ることで、業務上のボトルネックを特定し、制作スピード向上のための分析にも役立てています。

 

- 改善点 -

  • 部署全体~チームの細かいタスク管理まで出来るように!
  • 過去の案件に簡単にアクセスできるため、次回の施策に活かせる!

 

メンバーごとに、どのタスクにどれくらい工数がかかっているかを可視化し、全体的な業務効率の向上やボトルネックの解消に役立てているということでしょうか?

普段の業務ではそういった使い方をしていますが、最近では人事考課の進捗管理での活用も始まってきました。


目標設定、目標承認、面談、評価入力、評価すり合わせ、などの進捗をメンバーごとに管理しています。

 

*こちらはイメージ画像です

 

自分たちがどうカスタマイズするか、工夫次第で使い方の幅が広がるのがこのツールの魅力だと感じています。

 

タスクの進捗を可視化!同時にメンバーの仕事意識があがる

-monday.comを導入後に改善されたのはどのような点でしょうか?

monday.comの導入により、各メンバーが抱えているタスクのステータスを可視化することができました。個人/チームのリソースも可視化されたことで、以前よりもクリエイティブセクション全体の稼働状況が簡単に把握できるようになりました。それにより、クリエイティブセクション内や、各チーム内でのリソース調整もしやすくなりました。

 

加えて、各メンバーがタスクのステータスを自ら更新することにより、業務管理の効率化にも繋がっています。monday.comがあることで各メンバーのタスク管理意識が高まり、常にリアルタイムな業務状況を把握できるようになったことで、チームとしての成長にも繋がっていると感じています。

 

また、役員への報告に必要な情報だけを表示するダッシュボードを作成することができたので、報告業務の効率化もできています。

 

 

-メンバーの皆さまは最初から自主的にmonday.comで業務の進捗状況を更新してくださっていましたか?また、メンバーの皆さまがmonday.comの情報をきちんと更新できるようになるまで苦労されたり、工夫された点はありますか?

monday.com導入前に他のツールで同じように管理をしていたので、比較的苦労なくツールを浸透させることができたと思っています。

 

最初から全員が漏れなく情報を更新していたというわけではありませんが、毎朝行っている案件の進捗確認ミーティングで各タスクについて話したり、情報の更新漏れをその都度指摘し合うことで、全員が同じような水準で情報を可視化できるようになってきたと感じています。

 

- 改善点 -

必要な情報だけを表示するダッシュボードで、作成報告業務の効率化

 
今後の展望

 

ーmonday.comで今後取り組みたいこと、弊社からのサポートで期待することがあればぜひ教えてください。

ディレクター、デザイナー、フロントエンド、ライティング、各チームがそれぞれのボードで管理している情報を参照し、クリエイティブセクション全体のリソース状況を一覧表示できるような状態を作りたいと考えています。

 

また、サポートに関しては、今後も業務効率化の実践的な内容が知りたいです。引き続きmonday.comを使った課題解決方法や、他社様の具体的な事例などを教えてもらえればうれしいです。

 

 

 

Powtoon_banner

 

Whatagraph_banner1

 

Sisense_banner

 

BUY On HUBSPOT