業務改善報告書とは、社内外に対して業務内容の改善案を報告する書類のことです。報告書を作成すれば現状を見直せるほか、上司や同僚の理解を得やすくなります。本記事では、業務改善報告書の基礎知識を解説します。作成する目的やポイントも併せてチェックしましょう。
目次
業務改善報告書の基礎知識 |
業務改善報告書とは、社内または社外企業に向けて業務改善を提案し、内容を周知する報告書のことです。業務改善報告書には「どのような業務を、どのように改善するのか」、「改善することで得られる結果はなにか」といった内容を記載します。
また業務改善報告書には、小さなアイデアを記載したものだけではなく、システムや新しい機器の導入といった大がかりな改善案を記載したものもあります。
業務改善についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善報告書を作成する2つの目的 |
業務改善報告書を作成する目的は、関係者に改善点の理解を広げることと、改善案を客観視できることの2つです。業務改善報告書を作成することで、改善内容と直接関係のない上司や同僚にもわかりやすく改善案を伝えられます。
また、改善案を客観視することにもつながり、新たな一面に気付くかもしれません。ここでは、業務改善報告書を作成する目的を詳しく解説します。
業務改善報告書は、関係者に改善点の理解を広げるために作成します。例えば、口頭で業務の改善内容を報告する場合、内容を伝えるだけでも多くの時間を要するでしょう。
しかし、読み手にとってわかりやすい業務改善報告書を作成していれば、報告書を提出するだけで関係者の理解を広められるのです。また、改善することで得られる効果やメリットもわかりやすくなります。
業務改善報告書を作成すれば、改善案を客観視できます。例えば、報告書を作成する過程で改善したい業務の現状や背景を見返すことができるため、新たな問題点に気付くかもしれません。
つまり、改善内容を知らない第三者にわかりやすく伝えようとすることで、改善案を客観的に見直すきっかけになるといえるでしょう。業務改善報告書を作成することで、改善案をより正しく理解できます。
業務改善の具体的な手段やエクセルを活用した報告書の作成方法については、以下の記事をご覧ください。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
業務改善報告書に記載すべき主な4つの内容 |
業務改善報告書に記載すべき内容は、主に以下の4つです。
業務改善報告書を作成する際は現状を把握してもらうとともに、どのような改善策を講じるのかを伝えなければいけません。そして、予想される結果やかかるコストを明記することで、改善するメリットがわかりやすくなるでしょう。ここでは、業務改善報告書に記載すべき内容について解説します。
業務改善報告書には、まずはじめに現状の問題点を記載しましょう。例えば、以下のように記載します。
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A工程で、以下のような問題が発生しています。 ・対応期限の遅れ 〇〇のため、対応期限を遵守できないケースが多発しています。（〇回／週） ・対応している従業員の負担増加 期限を遵守できないことから、A工程を担当している従業員の残業時間が増加しています。（〇時間／週） |
問題点を記載する際は、個人的な問題に捉えられないように、なるべく客観的な視点で記載することが重要です。業務全体に影響が生じていることがわかるようにまとめておきましょう。
業務改善を行う際に重要となるフレームワークの詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
問題点を記載したならば、具体的な改善策を記載しましょう。例えば、以下のような手順を記載しておきます。
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現状の問題点を改善するために、以下の改善策を提案します。 ・手順①：〇〇 ・手順②：△△ ・手順③：◇◇ |
改善策を提示する場合は、結果だけを記載するのではなく、具体的な手順も併せてまとめておきましょう。「何をどのように改善したいのか」といった具体的な情報を記載することで、改善策が現実的なものになります。
業務改善のアイデアに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
改善策を記載したならば、改善することで得られる効果を書きましょう。例えば、以下のように記載します。
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改善策を実施することにより、以下のような成果が見込めます。成果の達成見込みは、〇ヵ月後を予定しています。 ・対応期限の遅れ：〇回／週→△週／週 ・対応している従業員の負担増加：〇時間／週→△週／週 |
改善策をまとめる際は、抽象的な表現を避けるのがポイントです。「〇時間減少する」や「人員を〇人減らせる」といったように、数字を用いて具体的に記載するのがいいでしょう。
得られる結果を記載したならば、改善策を講じるために必要なコストを記載します。例えば、以下のように記載しましょう。
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改善策を講じるために、以下の経費がかかると予想されます。 ・〇〇システムを導入 △△円／月 ・Aさん：〇時間 ・期間：〇ヵ月 |
改善にかかるコストを記載する場合は、人件費や期間なども記載しましょう。たとえ魅力的な改善案だったとしても、膨大な人員や費用が必要であれば、改善策を見直すべきかもしれません。
業務改善報告書を作成する際の4つのポイント |
業務改善報告書を作成する際のポイントは、以下の4つです。
業務改善報告書を作成する際は、業務内容を知らない人でも理解できるようにまとめましょう。具体的に記載することで、改善策のメリットがわかりやすくなります。また、社内でスムーズに共有できる環境を整えておくのがおすすめです。
ここでは、業務改善報告書を作成する際のポイントを解説します。
業務改善報告書を記載する際は、第三者が見ても理解できるように具体的に書きましょう。例えば「改善策によって問題点が解決します」とするだけよりも、「改善策によって人件費を1／3削減できます」と記載したほうがわかりやすいでしょう。
漠然としたイメージを伝えるのではなく、具体的かつ明確にまとめることで改善策の承認を得やすくなります。
業務改善提案書の記載方法については、以下の記事をご覧ください。
業務改善報告書を記載する際は、客観的な視点を持って書きましょう。主観的な業務改善報告書は、自分の感想文のような印象を与えかねません。
すなわち、改善策の承認を得るためには、業務全体の問題として捉えてもらえるように記載する必要があるのです。また、業務に直接関係のない上司や同僚が読んでもわかりやすい内容でなくてはいけないため、難しい専門用語も避けるといいでしょう。
業務改善報告書を作成したならば、社内で共有できる環境を整えましょう。例えば、業務改善報告書を紙に印刷してしまうと、社内全体での共有はスムーズに行えません。
そのため、情報共有ツールといったインターネット環境を整えておくことで、スムーズに業務改善報告書を共有できます。改善策を共有するためにも、ツールの導入を検討するのもいいでしょう。
業務改善報告書を作成する際は、改善案の目的とゴールを明確にしましょう。改善策を承認するかどうかを決める上司や経営層は、改善策の目的やゴールを重視します。
例えば、提示した改善策によるメリットや効果が曖昧であれば、改善策に対して共感を得るのは難しいでしょう。そのため、業務改善報告書を作成する際は、目的とゴールを念頭に置いたうえで具体的な案を提示していくことが重要です。
業務改善には『monday.com』がおすすめ |
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また、プロジェクトの工程をガントチャートで可視化すれば、無駄な作業をチェックしやすくなるでしょう。monday.comを利用すれば、効率的な業務改善を行えます。
まとめ |
業務改善報告書とは、社内または社外企業に向けて業務の改善や提案を報告する書類のことです。関係者に改善点の理解を広げたり、改善策を客観視できたりします。
業務改善報告書を作成する際は、誰が見てもわかるように具体的かつ明確に記載するのがポイントです。改善策の目的とゴールを明確にしながら作成しましょう。
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