営業マンは営業以外の業務にも対応しており、アプローチにかけられる時間が少なくなりがちなため業務改善が重要です。この記事では、営業職の業務の種類や課題、業務改善のアイデア、業務の効率化を解説します。改善をおこなう方法を理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
営業マンがおこなう業務の3つの種類 |
はじめに、営業マンがおこなう業務とはどのようなものか、その3つの種類から解説します。
このように、営業の仕事は顧客への営業活動のみではなく、それに伴う事務仕事やフォローまで含まれているケースが多いようです。営業の仕事内容について、さらに詳しくチェックしていきましょう。
顧客にアプローチする方法には、新規開拓営業と既存客に対する営業の二種類があります。新規開拓営業とは、売上目標を達成するために見込みのある企業や店舗に連絡や訪問をしたり、メールなどで関心を持ってもらえる人を探したりすることです。
既存客への営業は、ルート営業と呼ばれることもあります。すでに顧客になっている相手に対して電話やメール、訪問などによってフォローをしつつ、顧客の状況に合わせてさらなる契約に結びつける業務です。
直接的な営業のみではなく、見積書や請求書、発注書類などを作成する事務作業も営業がおこないます。これは会社によって違いがあり、経理担当者などほかのスタッフが担当するケースもあるものです。
また、製品やサービスのことを相手方に紹介するために、必要な提案資料の作成作業もおこないます。提案資料の出来次第で契約がうまくいくかが変わる重要な作業です。担当者情報など顧客情報の収集をおこなったり、名刺を管理したり、相手方の課題感やニーズをまとめておいたりする作業も営業担当者がおこないます。
なお、これらの業務をエクセルでおこなう場合の業務改善について、詳しい内容を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
基本的に、提案した内容が契約に結びついたところで終わりなのではなく、実際に顧客へ商品を届けるところまでを営業担当者がおこないます。発注書類や請求書などを作成し、自社商品やサービスを相手方に納品するといった業務をおこなうことになるでしょう。
このとき、納品する商品やサービスの内容に間違いはないか、良好な品質のものを提供しようとしているかなども営業担当者が確認します。
営業職の業務における3つの課題とは？ |
営業職の業務には、改善していきたい3つの課題があります。その課題とは、以下のとおりです。
それぞれの課題を詳しくチェックしていきましょう。
なお、業務改善の方法や業務改善報告書について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
営業職の業務における1つ目の課題は、営業方法やニーズが多様化し、対応が難しくなったことです。営業方法の多様化により、幅広い方法に対応できるようにしなければならなくなりました。営業担当者が覚えるべきやり方や知識が多くなり、対応が難しくなっているのです。
また顧客ニーズの多様化も、営業の業務における課題だといえます。高度経済成長期は物さえ作れば売れたといわれますが、今の顧客はさまざまな商品やサービスを見ているだけにニーズが複雑になっているのが特徴です。よりよい商品やサービスを選択できるようにさまざまな商品が用意されているものの、その分営業担当者にはきめ細かなサービスの提供が求められます。
2つ目の課題は、内勤業務をおこなうことによって営業機会が失われることです。営業担当者にとって本来の仕事とは、営業して契約を取ってくることでしょう。
しかし、見積書や請求書、発注書類の作成などの事務作業も営業がおこなう場合、社内における作業時間が増え、本来その時間でできるはずの営業活動ができなくなります。営業事務や経理担当者のサポートがなく、自分で作業をおこなわなければならないと、外回りができないことによって営業をかける機会自体がなくなってしまうのです。
3つ目の課題は、営業でおこなう仕事が属人化してしまいやすいことです。うまく営業するためには、深い知識や会話力、提案力、説明力などさまざまなスキルが必要ですが、それらを兼ね備えた有能な人材は限られています。
営業成績トップの人材が企業を辞めてしまうと、個人で持っていた営業ノウハウが活かされないまま、会社全体の業績が落ちてしまう危険性があるのです。
属人化しやすいことには、営業担当者が多忙であり、顧客に関する情報提供のための時間を取りづらいという理由もあります。また、自分が持っているノウハウを広めることによって自らの強みを失うようなことはしたくない、と考えてしまいやすいのも1つの理由でしょう。
営業の最適化へ向けた4つの業務改善アイデア |
業務改善によって営業の最適化ができるように、以下に挙げる4つのアイデアを試してみましょう。
実際の業務に活かしていけるように、上記4つのアイデアについて詳しく解説します。
業務改善に関するアイデアに関してさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
また、業務改善をスムーズにおこなえるようにするために知っておきたいフレームワークや業務改善提案書の書き方については、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にして職場で活かしてください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
営業の最適化のためにできる1つ目の業務改善アイデアは、顧客管理や営業プロセスを最適化することです。顧客管理がきちんとできていないと、周りのスタッフに必要な情報がいかずに対応が属人化してしまいます。
また営業プロセスを最適化しないと、本来優先度が低い顧客にばかり対応し、時間をかけてしまうことにもなりかねません。営業を継続するか否かを判断するルールを決めておき、必要以上に時間をかけることを減らす取り組みがおすすめです。
2つ目のアイデアは、テレワークやオンライン商談の導入です。営業担当者はただでさえ忙しいのに加え、営業には移動時間も多くかかります。テレワークやオンライン商談を導入すれば移動時間の無駄を省け、空いた時間を別件の営業活動に割けるようになるでしょう。
オンライン商談は、Web会議システムなどを使っておこなわれることが多いです。メールなどの直接会わないインサイドセールスと組み合わせると良いものの、信頼関係を構築しにくくなるというデメリットもあります。
3つ目のアイデアは、優先度の高い顧客への対応を強化することです。見込みの低い顧客にばかり時間をかけていては、時間がかかる割にはなかなか結果を出しにくくなるでしょう。
まずは顧客が持つニーズや相手の温度感などの情報を収集し、それをもとに必要とする度合いや自社商品とのマッチ度などで優先度を設けます。どの顧客の見込みが高いのかを理解し、優先度の高い顧客への対応を強化できるようになると効率的な営業活動が可能です。
SFAと呼ばれる営業支援ツールを活用することも、営業の最適化に向けたおすすめのアイデアの1つです。顧客情報ややりとりなどをシステムで一元管理できるため、属人化せずにほかの人でも対応しやすくなります。ターゲットを分類したり、今までの成功例や失敗例をチェックできたりするため、より効果的な営業活動が可能です。
業務改善で効率化して時間を短縮する3つの案 |
業務改善によって時間を短縮し、効率的に仕事ができるようにする3つの案は以下のとおりです。
時間を効率的に使えるようになれば、その分営業にかける時間が増えて成績を伸ばしやすくなるでしょう。効率化のための業務改善案を詳しく解説していきます。
1つ目の案は、工数や待機時間、移動時間の削減といった取り組みです。営業担当者がさまざまな業務におわれてしまうと、本来の目的であった営業活動がおろそかになってしまいます。営業担当者がしっかりと本来の活動をできるように、作業の効率化を図ることが重要なポイントです。
この取り組みでは、待ち合わせまでの待機時間や待ち合わせ場所にいったり、帰社したりする移動時間も見直しましょう。移動時間を減らすために適切な経路を決めてリストにしておく、待ち時間にできる作業を考えておくなどが有効です。プロセスや時間に無駄がないかをチェックして無駄を減らしましょう。
2つ目の案は、営業事務や外注への依頼などで適切にアシスタントすることです。営業活動に専念できるよう、ほかのスタッフでも対応できることであればサポートする体制をつくりましょう。
企業のなかでスタッフが足りず、ほかの人に任せられないというケースもあります。営業サポートには外注できるものもあるため、スタッフが足りない場合は可能な部分に外注サービスをうまく活用するのもおすすめです。
3つ目の案は、社内会議の削減とテレビ会議などの活用をおこなうことです。社内会議を度々おこなっているとそのぶん時間が取られてしまい、営業活動に支障が出てしまいかねません。社内会議の回数を減らす、短い時間で会議できるようにする、テレビ会議を取り入れるなど、効率化に向けた改善をおこないましょう。
短い時間で会議するためのコツは、はっきりとした議題を決めておくこと、終了時間以降は延長しないこと、普段から現状を共有しておくことです。
まとめ |
営業マンは新規開拓営業や既存客への営業だけではなく、事務作業や納品、アフターフォローまでおこなっています。たくさんやることがある分、本来の目的である営業活動に割く時間が短くなりがちなことや、属人化してしまいやすいことなどが営業職の課題です。
営業担当者の仕事を最適化するにはさまざまなアイデアがあります。テレワークやオンライン商談を導入したり、顧客のニーズや相手の温度感などの情報で優先度を決めたり、営業支援ツールを活用したりなどがおすすめです。うまく業務改善をおこない、効率的に営業できるようにしましょう。
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