業務改善を行えばコスト削減につながったり、従業員のモチベーションが向上したりといったメリットがあります。そのため、現状の業務に満足することなく、見直すことが重要です。この記事では、業務改善につながるアイデアを4つ紹介します。手順や注意点と併せてチェックしましょう。
業務改善を行うことで、コストを削減できます。現状を見直して各工程の無駄を省いたり、工程の順番を変更したりすれば、人件費をはじめとする経費を削減できるのです。
また、業務を改善することで、より働きやすい環境が整うため、従業員のモチベーションが向上するでしょう。モチベーションを向上させられれば、離職率を下げられます。ここでは、業務改善の重要性を詳しく解説します。
業務改善を行えば、人件費をはじめとするコストの削減につながります。例えば、作業開始から終了まで8時間かかる工程があるとしましょう。現状を洗い出し、無駄を省いて半分の4時間で作業が完了するように業務改善できれば、4時間分の人件費や光熱費といったコストを削減できます。そして、4時間分の時間削減にもつながります。
少子高齢化によって労働力に限界のある昨今では、1人ひとりの労働負担を減らし、どれほど大きな成果を生み出せるかが企業が生き残っていくうえで重要なポイントです。特に、労働力を確保しづらい企業は、業務改善を積極的に行って生産性を高めることが大切だといえるでしょう。
業務改善を行えば、従業員のモチベーションが向上します。例えば、業務改善を行ったことで労働時間が短縮したり、無駄を省いた働きやすい環境が整ったりすれば、従業員のやる気がアップするかもしれません。従業員の負担が大きく、長時間労働を強いられるよりも働きやすい職場だと判断できます。
従業員のモチベーションが向上すれば、社員の定着率も向上するでしょう。定着率のアップによって、何度も人材を確保する手間を省けるほか、採用コストも削減できます。
業務改善の基礎知識に関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善につながるアイデア4選 |
業務改善につながるアイデアは、以下の4つです。
業務改善を行う際は、現状を見直して業務の無駄を省きましょう。業務を遂行する際は、優先順位を付けるのがおすすめです。適材適所に人員を配置できるように担当者を見直したり、誰でも業務が遂行できるようにマニュアルを作成したりすることも検討する価値のある方法です。
また、マニュアルを作成することで、誰が担当しても一定レベルの成果が得られます。従業員1人ひとりが持つスキルを向上させれば、生産性もアップするでしょう。ここでは、業務改善につながるアイデアを紹介します。
業務改善を行うためには、業務の無駄を省きましょう。例えば、会議で使う資料を作成する際、「もしかしたら使うかもしれない」と余分な情報を添付していたら、この作成にかかった時間は無駄とも考えられます。
本来やるべき仕事に集中することで、効率よく業務を遂行できるでしょう。もしかしたらの事態に備えて業務を進めるのではなく、「本当にこの業務は必要か」と考えながら作業を進めていくことで無駄を省きやすくなります。
また、自社内で行わなくても済む作業を外部に委託できるアウトソーシングを活用するのもおすすめです。給与や経費の計算といったルーティン化された業務や、採用業務をはじめとする専門知識が必要な仕事などを外部に委託すれば、自社内でしかできない業務に集中できます。外部に委託することで、大幅な人件費削減も見込めます。
業務改善を行うためには、業務の担当者を見直しましょう。どんなに優秀な人材であっても、得手不得手があります。そのため、各工程の担当者が不得意な分野で仕事をしていれば、得意な人が行うよりも時間がかかるかもしれません。
例えば、コミュニケーション能力の高い人には事務作業を任せるよりも、営業部門を任せたほうが業務の効率化を狙えるでしょう。従業員の得手不得手を把握することで、より業務改善しやすい環境が整います。
業務改善を行うためには、業務に関する詳細が記載されたマニュアルを作成しましょう。マニュアルを作成しておけば、誰でも同じ業務を遂行できます。
ただし、マニュアルを活かすためには、読み手にとってわかりやすいマニュアルを作成しなければいけません。例えば、難しい専門用語を使用して解説しても、初心者には理解できないでしょう。
マニュアルを作成する際は、読み手の立場になって理解しやすい文章や表、図で作成することが大切です。また、新しいシステムや機材を導入する際は、使用を開始する時点でマニュアルが完成しているように早めに準備しておくことで、スムーズに新しいシステムや機材を活用できます。
業務改善を行うためには、従業員のスキルを向上させるのもひとつの方法です。例えば、事務作業の多い人であれば、タイピングのスピードを上げたり、ショートカットキーを覚えたりするだけでも生産性はアップします。
英語をはじめとする諸外国の言語を扱う人なら、日々語学の勉強をすることも大切でしょう。業務の慣れだけではなく、自主的なスキルアップを行うことで、より業務を改善しやすくなります。
ただし、スピードを上げたものの、ミスが頻発してしまえば修正に時間がかかってしまうため生産性の向上につながりません。スピードだけではなく、正確性も意識しましょう。
なお、業務を改善したい場合は、提案書の提出が必要です。業務改善に関する提案書の作成方法は、以下の記事をご覧ください。
業務改善を行う際の5つのステップ |
業務改善を行う際は、以下の5つのステップで行いましょう。
まず、現状を洗い出して、課題や問題点を明確にします。必要以上に時間がかかっている工程や、一部の従業員しか対応できない工程などがあればすべて洗い出します。そして、課題や問題点を解決するまでのスケジュールを決めていきましょう。
スケジュールを決める際は、実行可能な範囲で決定することが重要です。その後、改善策を実施し、得られた結果を考察します。ここでは、業務改善を行う際の5つのステップについて解説します。
まずは、現状を把握することから始めましょう。例えば、以下のような内容をまとめておくことがおすすめです。
業務ごとや従業員ごとに、どれくらいの負担がかかっているのかを明確にすることで、次の手順に移りやすくなります。現状の業務を棚卸しして、細かくチェックしましょう。
現状を把握できたら、課題や問題点を洗い出します。例えば、1人で行える作業を2人で作業していたり、同じような作業を繰り返していたりといった工程の無駄が見つかるかもしれません。
また、必要以上に時間がかかっている業務があれば、見直しを行うのがおすすめです。ほかにも、特定の従業員しかできない業務があれば、その人が急に休んでしまうと業務がストップしてしまうため、課題として捉えましょう。
課題や問題点を見つける場合は、「なぜこの業務が必要なのか」「どうしてこんなにも時間がかかっているのか」と深掘りしていくことがポイントです。
課題や問題点が見つかったら、業務改善をいつから始めるのか今後のスケジュールを立てましょう。
例えば、業務の重複が見つかった場合は、工程を省くことで業務改善を行えます。また、時間のかかる業務については、作業工程を入れ替えることで業務の改善につながるかもしれません。もちろん、不必要な工程をカットすることも必要でしょう。
課題や問題点を解決するためにはどうしたらよいのかを考えながら、実現可能なスケジュールを組むことが大切です。
スケジュールを立てたら、改善策を実施しましょう。業務の内容によっては、社内全体に影響を及ぼす恐れがあるため、小さい業務から改善していきます。
例えば、いきなり給与に関する業務の改善に取り組めば、失敗したときに給与の支払いに遅れが生じるかもしれません。そのため、改善策が失敗しても影響の少ない業務から実施し、成功実績を作ったうえで社内全体に展開すると安心できます。
改善策を実施したら、結果を考察しましょう。想定どおりの結果を得られていれば、ほかの業務の改善も行っていきます。
反対に、思うように改善できなかったり、想定どおりの結果を得られなかったりした場合は、課題を洗い出して再度検討しなければいけません。結果が出て終わりにするのではなく、より良い結果を得られるように改善していくことが重要です。
なお、業務改善に関する具体的な手段や方法についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
業務改善を行う際の3つの注意点 |
業務改善を行う際は、以下の3つに注意しましょう。
業務改善をするには、手間や時間がかかることを念頭に置いておきましょう。作業工程を変更したり、新しい工程を覚えたりといった手間が生じます。今までと異なる状況に慣れるのに時間もかかります。また、組織全体で情報を共有することも重要です。
ほかにも、すべての業務を改善しようとしないことも大切です。複数の業務を一度に改善しようとすれば、中途半端になる可能性があるでしょう。ここでは、業務改善を行う際の注意点を解説します。
業務改善を進める際は、手間や時間がかかる点を考慮しましょう。例えば、作業工程の順番を入れ替えた場合、今までと異なる段取りに戸惑うこともあるかもしれません。その場合、いつも以上に時間がかかったり、負担が大きくなったりすることも考えられます。
従業員への影響を少しでも軽減するためには、いきなり業務改善を実行するのではなく、マニュアルを作成したり、事前に研修を行ったりと従業員の負担が軽減できるような対策も重要です。つまり、業務改善をする際は、長期的な目線での計画が必要だといえるでしょう。
業務の問題点を解決するためには、フレームワークと呼ばれる枠組みが重要です。枠組みを活用することで、スムーズに業務改善を行えます。業務改善をする際に重要なフレームワークに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
業務改善を行う際は、組織全体で情報を共有しましょう。例えば、組織内で業務改善する目的が明確になっていなければ、改善策を忠実に再現するだけになるでしょう。
一方、業務改善の目的が、従業員の負担軽減や生産性の向上であると周知されていれば、各従業員が協力してスキルやリソースを提供してくれるかもしれません。ほかにも、いいアイデアがあれば共有することもできます。
業務改善に関する詳細をまとめた業務改善報告書に関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
業務改善を行う際は、一度にすべての業務を改善しようとしないこともポイントです。急いで業務改善を行おうと、複数の改善策を同時に進行してしまうと、すべての結果が中途半端になってしまう可能性があります。
また、さまざまなアイデアが生まれた場合も同様です。改善策を実施する際は、取り組みやすいものから順に遂行していくのがおすすめです。
業務改善には『monday.com』がおすすめ |
業務改善に『monday.com』がおすすめの理由には、業務を自動化したり、可視化できたりすることが挙げられます。一部の業務を自動化すれば、そのほかの業務により集中できる環境が整います。
また、業務の流れを可視化することで、視覚的にもわかりやすくなるでしょう。monday.comでは、さまざまな情報を可視化できます。ここでは、業務改善にmonday.comがおすすめの理由を解説します。
monday.comを活用すれば、業務を自動化できます。例えば、予定を変更した場合、自動で通知する設定をしていれば、わざわざ予定変更の連絡をする必要はありません。
連絡ツールはmonday.com内だけではなく、そのほかのサービスとも連携が可能で、使いやすいツールに通知が来るように設定できます。連携できるサービスは、50個以上あるため、今使用しているツールも当てはまるかもしれません。
また、定期的に発生する勤怠管理や経費の精算といったタスクも自動で行えます。管理職の業務負担を減らせれば、ほかの業務に集中できるのも魅力のひとつです。100を超える業務を自動化できる機能が備わっているため、monday.comを活用すれば、効率的に業務を進められるでしょう。
monday.comは、業務を可視化できることも特徴のひとつです。例えば、プロジェクトの進捗状況をガントチャートやカンバン、掲示板など、複数の角度から確認でき、業務をスムーズに遂行できます。36種類の表現方法から選べるため、プロジェクトに応じた進捗管理を行えます。
納期をあらかじめ指定しておけば、視覚的にもわかりやすくなるでしょう。ほかにも、従業員のスケジュールも把握できるため、緊急事態が生じたときに仕事を任せられるか判断しやすくなります。
まとめ |
業務改善はコスト削減につながったり、従業員のモチベーションが向上したりといったメリットがあります。従業員の働く環境をより良くするためにも、業務改善は積極的に行わなければいけません。特に、少子高齢化が進む現在の労働力には限界があるため、人員を確保しづらい企業は業務改善を進めていきましょう。
業務改善につながるアイデアは、業務の無駄を省くことや、担当者を見直してマニュアルを作成することなどがあります。また、従業員のスキルを向上させることも、生産性のアップにつながるでしょう。そして、業務改善を行う際は、現状を把握してから問題点を洗い出し、改善策を考えることがポイントです。
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