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インタビューに応じていただいたスマートキャンプ株式会社の皆様
左から
岡本 健 様 BOXILカンパニー イベント本部 企画統括部 部長補佐
イベント企画と運営、マーケティングを担当
太田 万智 様 BOXILカンパニー イベント本部
イベント出展企業様のサポート業務、出展準備を担う
本多 未沙 様 BOXILカンパニー イベント本部 事業企画部 部長補佐
イベント企画と運営、マーケティングを担当
※掲載内容は取材当時のものです
ー 事業内容を教えてください。
弊社の主力事業のひとつとして、BOXILというBtoBマーケティングプラットフォームの運営があります。
どのようなSaaS（※）が自社にマッチしているか分からない方向けに、サービスを比較、検討するにあたって必要な情報を提供する事業です。
その中で、私たちの部署ではBOXIL EXPOというオンライン展示会の企画、運営を行っています。
課題を抱えている方とその課題解決のためのサービスを、イベントを経由してマッチングさせる枠組みです。
職種特化型イベントが主軸で、人事・営業・マーケティング・財務経理の領域でイベントを企画しています。
また、経営者・リーダー層に向けたJAPAN LEADERS SUMMITというイベントも運営しています。
中でもBOXIL EXPOのコンセプトは「非効率をなくすためのきっかけ」なので、オンラインイベントを通して
サービスの普及や業務効率化、DX推進のサポートができればと思い、日々邁進しております。
※サービス提供事業者で提供しているソフトウェアを、インターネットなどのネットワークを経由して、ユーザーが利用できるサービス
ー monday.comの関わりについてお聞かせいただけますか？
BOXIL EXPOやJAPAN LEADERS SUMMITをはじめとしたイベント運営をmonday.comで管理しています。
イベント当日までの準備を、出展いただく企業のご担当者様と連絡を取り合いながら進めているのですが、
その管理の手段として使っています。
チーム内の進捗や業務管理でも使っているので、イベント本部のメンバーはほぼ全員monday.comを使っています。
ー 導入前にはどのような課題があったのでしょうか？
以前はスプレッドシートで管理していました。
1イベントごとに10～20のタブが存在するデータを駆使していたのですが、イベントの開催時期が重なると、
スプレッドシートを何度も行き来する必要がありました。
同時進行で複数のイベント準備をしているので、確認作業だけで、とても工数がかかっていました。
関連して、出展企業様から登壇者様のお名前・ご経歴などの情報を提供いただく必要があるので、Googleフォームを使っていました。
しかし、企業様によってはセキュリティーの理由でGoogleフォームが使えず、その度に情報のコピペを繰り返すという作業が発生することもありました。
さらに、運営メンバーからデザイナーチームへのタスクの依頼が煩雑だったことも、導入前の課題になっていました。
それらを解消するツールとしてmonday.comを導入しました
ー 他ツールと比較して、monday.comが良かったポイントはありますか？
自動化機能で色んなカスタマイズがしやすいところが魅力的でした。
ー 導入後に具体的に感じているメリットがあれば是非教えてください。
導入前に感じていた課題はすべて解消されました！
今までの作業が、大幅に短縮できたことも実感しています。
例えば、準備案内のメールを送る必要があるのですが、今まではたくさんの出展企業様ごとに、ひとつひとつメールを立ち上げて、その度にテンプレートを転用していたものを、ワンクリックで送れるようになりました。
ひとつのメールに5～10分かけていた時間が、1分…いや1分もかかっていないかもしれないです(笑)
また、タスクを他のチームに依頼することも簡単になりました。
確認のためのコミュニケーションが、良い意味で減らすことができました。
ー 実際に使用しているmonday.comの管理画面を少しだけでもご紹介いただけますか？
1イベントあたり、1つのワークスペース(パソコンのフォルダのようなデータ保管単位)で情報を管理しています。
8つのボード(Excelのファイルデータのような情報管理スペース)を設けています。
特に効率化できたボードは、salesforceとの連携ボードです。
どの企業に何を準備していただくのか、どの準備をご提出いただいたのかを管理しています。
例えば、以前5〜10分かかっていたメールは、こちらの「送信済み」をクリックすると、これだけで送信されるようになりました(※)。
宛先はsalesforceで連携してmonday.comに登録されたアドレスに自動送付されます。
※指定した氏名・宛先も事前に設定された内容で自動送付される仕組み
また、デザイナーチームへの引継・タスク依頼も「作成依頼」をチェックすると、Slack(※)で通知されるので、引継自体も簡単になりました。
依頼した内容が、実際に情報公開されたのか等、進捗もここで管理しています。
さらに、以前Googleフォームを使っていた出展企業様からの情報提供も、このボードにフォーム設定をしています。
フォームが送信されると、自動的にこのボード上に情報が反映されます。
※…monday.comとチャットツールとの連携も可能
※実際の管理画面イメージです、右にスクロールいただけます
ー 今後のmonday.com活用の展望と改善のご希望があればお聞かせください
メールの一括送信機能の改善は期待したいです。
monday.comを経緯してメールを送信する場合、1名のみでCC設定が出来ない仕様なので…。
社内的にはまだmonday.comの存在を知らない事業部が多いです。
工数がかかる業務は他部署にもまだまだたくさんあると思うので、バックオフィス等にも展開できれば理想だと考えています。
ー 皆様、ありがとうございました。
monday.comでは2週間の無料トライアルを提供しています。
企業様ごとに、最適な活用方法を提案させていただいておりますので、monday.comについての質問などは
こちらからお問い合わせください。
