業務の効率化のためには、業務改善提案書の活用が重要です。この記事では、業務改善提案書の基礎知識や改善案を見つけるポイント、提案書作成前に考えること、書き方などを解説します。
効果的な業務改善提案書にするコツまで理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
業務改善提案書とは？基礎知識を解説 |
業務改善提案書とは改善策を提案するためのドキュメントのことを指します。
そもそも業務改善とは、業務や組織の仕組みの課題を理解して効率化することです。うまく業務改善をおこなえば、企業利益の向上がはかれます。
業務改善に関連した提案書の概要と、作成によるメリット、業務改善提案書が有効な業務・職種、具体例などについてチェックしていきましょう。
なお、業務改善についてさらに詳しい内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善提案書とは、社内の業務に関して改善する方法を提案するために作られるドキュメントのことです。業務改善提案書はマネジメントをおこなう管理職以外に、実際の業務を理解している現場のスタッフが作成するケースもあります。
一般的に、はじめて作成する際はA4一枚に要約したレジュメ形式などで提出することが多いようです。
なお、業務改善報告書については以下の記事をご覧ください。
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
業務改善提案書を作るメリットの大前提となるものは、業務改善によって企業の利益向上につながることでしょう。ほかにも以下のようなメリットがあります。
また、業務改善ができた場合のメリットは以下のとおりです。
このように、業務改善提案書を作成することや実際に業務改善をおこなうことには多くのメリットがあります。
業務改善提案書は、さまざまな業務に関して有効性のあるドキュメントです。業務改善提案書の作成によるメリットは、どのような職種や業種であっても活かされます。
例えば工場での作業であったり、事務作業であったり、さまざまな業務や職種で業務の効率化のために使える有用な書類です。
なお、営業職に関する業務改善について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
業務や職種にあわせた業務改善提案書の具体例は、以下のとおりです。
＜営業職＞
現状、日報で業務に関する報告をしているが、帰社して報告する手間や連絡のタイムラグに課題がある。ITツールを利用して、どこでもすぐに情報共有できるようにしたい。
＜工場での作業＞
人員が足りないが、〇〇の作業のために現在10名のスタッフがかかりきりになっている。作業を楽にできる機械を取り入れれば、スタッフ5名で対応できるようになり、ほかの作業にまわすことができる。機械の費用は〇〇円ほど必要だが、人手を増やした場合の人件費に比べてコストカットになる。
このような内容を、業務改善提案書の書き方にあわせてドキュメントを作成し、上司などに提案します。
提案する業務改善案を見つけるポイント |
業務を改善したほうがいいと思ったり、業務改善提案書を提出するよう言われたりしていても、報告すべき課題がなかなか思いつかないケースもあります。提案する業務改善案を見つけるためには、過去の事例や他部署でおこった事例をチェックしてみましょう。
まったく同じではなくても、似た事例に関して改善できたケースや自分の業務ではこうしたらいいのではというアイデアが見つかるため、おすすめです。
また、いつも作業が大変だと感じている業務を思い出し、どのようなことが大変なのか、どうすれば改善できるのか考えると、いいアイデアが見つかるでしょう。
なお、業務改善のアイデアについて、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
エクセル作業に関する業務改善については、以下の記事をチェックしてみましょう。
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
業務改善提案書の作成前に考え、おこなう3つのこと |
いきなり業務改善提案書を作成する前に、検討したり作業をおこなったりしておきたいことがあります。事前に準備しておきたいポイントは以下のとおりです。
それぞれのポイントごとに詳しくチェックしていきましょう。
なお、業務改善をおこなう際のフレームワークについて、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
はじめに、組織には現状どのような問題点があるのかを洗い出しましょう。業務の作業プロセスを書き出すと、実施している作業内容が可視化されて課題が見えてきます。また、3Mと呼ばれるムリ・ムダ・ムラがないかを検討して、問題点を見つけましょう。
実際に作業をおこなっているスタッフに対して、困っている内容や改善したいことを聞き取り調査するのもおすすめです。しっかりと情報収集をおこなうことで、より質の高い業務改善提案書が作成できます。
多くの課題を見つけ出したら、それぞれに優先順位を付けておきましょう。業務改善提案書を出す目的としてすでに決まった目標がある場合は、その目標達成に対する効果の高さなどで優先順位を決めます。
優先順位を付けるのは、すべての課題を解決することは難しいためです。まずは優先して改善すべき課題から改善方法を考えましょう。例えば現状手間がかかっているもののツールを用いれば自動化できるような業務など、実現性と効果が高いものは優先して考えます。
たくさん課題を見つけ出して優先順位を付けたら、改善のためにはどうすればいいのか、解決方法を考えます。実現性が高くなくても、とりあえずすべて書き出してみましょう。一人よりも複数人でアイデアを出し合ったほうが、より多くの解決方法が見つかります。
たくさん解決方法があれば、その分採用される案が出る可能性が高くなるでしょう。さまざまな角度から案を出すことがおすすめです。
業務改善提案書に記載する項目や書き方の例 |
実際に業務改善提案書にはどのように記載するのか、記載する項目や書き方の例をご紹介します。業務改善提案書に記載する項目は以下のとおりです。
それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
はじめに、業務改善提案書のタイトルと提案した日付や提案者を記載します。「〇〇の業務改善のご提案」などのタイトルにして、業務改善提案書の内容がすぐにわかるようにしましょう。
読み手がすぐに提案内容のおおまかな内容をイメージできるよう、改善案の概要を記載します。詳しい内容はほかの場所で伝えるため、ここでは詳細は書きません。5W1Hに着目して簡潔でわかりやすい文章を書きましょう。
次に、実際にどのように業務をおこなっているのかを書き出します。業務改善の必要性が理解できるよう、読み手を意識して現状と課題をわかりやすい表現で伝えるようにしましょう。
業務について詳しくない相手に対して提案する場合には、よりイメージしやすいように丁寧に伝える努力をしてください。具体的な数値を入れて説明すると、よりわかりやすくできます。
続いて、業務改善策と想定できるメリットやリスクを記載しましょう。現状の問題点はどうすれば改善できるのか、書き手の希望ではなく具体的な解決策を伝えます。
課題解決によるメリットは、仮説を立てるなどして具体的な数値を使いながらしっかりと表すのが重要です。魅力的な提案だと感じてもらえるように、メリットはとくに力を入れて書きましょう。また、業務改善策のリスクがあればそれも記載します。
最後に、業務改善策を取り入れるためにはどれくらいの費用や時間がかかるのか、目安を書きましょう。費用や時間と比べても業務改善策をおこなったほうがいいのかが天秤にかけられ、業務改善するのか判断されます。
また、実際に取り組んだ場合のスケジュールを決めて、どれほどの期間でどのような効果があるのか段階的なイメージが記載できると、現実感がさらに加わるでしょう。
効果的な業務改善提案書にする3つのコツ |
効果的な業務改善提案書にする3つのコツは以下のとおりです。
これらのほか、効果がわかりやすい業務改善策を考えることもコツの1つです。それぞれのコツについてチェックしていきましょう。
業務改善提案書を作成する際は、はっきりとした目的に向かってアプローチを検討します。目的があいまいになっていると、読み手は本当にこれでいいのか共感できなくなってしまいかねません。
また、定量的な表現を用いることも、読み手に理解してもらうための重要なポイントです。どれほどの人員・工数・経費・時間がかかっており、改善にはどれほどのリソースが必要なのか、数値を使って表現しましょう。
客観的な視点に基づいて記載することも、効果的な業務改善提案書の作成に重要です。業務改善提案書を作る側は実際の業務に関する知識がありますが、読み手側はそうではありません。
業務内容に詳しくない相手が読んでも理解できるよう、だれが読んでもわかるように詳しい業務手順も伝えるとよいでしょう。
また、提案する内容が個人的な意見になってしまわないようにするためにも、客観的な視点に立つことが重要です。
業務改善提案書の作り方がわからなかったり、効果的に伝える方法が不明だったりする場合は、フォーマットやテンプレートを参考にして作りましょう。
提案する内容が思いつかない場合でも、テンプレートに沿って書いていくと案外項目を埋められることがあります。まずは挑戦して書いてみてください。
企業や業種などによっては、業務改善提案書のフォーマットが違うケースや、企業独自のテンプレートが決まっているケースがあります。提出する企業にあわせたフォーマットで作りましょう。
まとめ |
業務改善提案書とは、社内の業務の改善方法を提案するために作る書類のことです。問題意識を共有できたり、無駄を省いて効率的に作業がおこなえるようになったりと、さまざまなメリットがあります。
業務改善提案書を最大限活かすには、効果や目的をはっきりと決めておき、それを基に達成のための策を考えるようにすることなどのコツを理解し実践することが重要です。
提案する業務改善案を見つけるポイントや業務改善提案書に記載する項目を確認しつつ、業務改善提案書を作成しましょう。
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