エクセルでおこなう作業には多くの課題があるため、効率化に向けた改善がおすすめです。この記事では、課題や業務改善すべき作業の特徴、改善をおこなうための7つの方法を解説します。効果的な業務改善をおこなう方法を理解して、実際のエクセル作業で活用しましょう。
エクセルを用いる業務にはさまざまな課題があります。その課題とはいったいどのようなものか、以下の例を挙げて詳しく解説します。
エクセルは利用している企業が多く、大変便利なソフトです。多くの業務で利用するものであるからこそ、うまく業務改善をおこなえば高い効果が期待できるでしょう。
はじめに、エクセルを用いる業務の具体的な課題についてチェックしていきましょう。
エクセルでは同じような作業をおこなうことが多いです。反復作業が多いこと自体も課題ですが、それによってたくさんのエクセルのファイルができてしまうという問題があります。
たくさんのファイルが作られて整理がなされていない場合には、本人以外のスタッフにとってはどのファイルに必要なデータが入っているのかがわかりにくいでしょう。その都度整理する習慣をつけ、わかりやすい状態を保ってください。
多くのファイルが存在するなか、異なるやり方でさまざまなデータが登録されていることがあります。ルールを定めずに個人ごとに異なるやり方になっていると、引き継ぎが難しくなるため注意が必要です。
エクセルはスタッフによるスキルの差が大きく、さまざまな機能を使いこなすエクセル職人といわれるようなスタッフもいます。ほかのスタッフが理解できないスキルで作られているファイルは属人化してしまい、当人が退職した場合に同じようにできなくなる点も課題です。
複数のファイルデータを必要とする作業がしにくいこともエクセル作業の課題です。ルールが定められていないファイル同士はフォーマットがずれているため、ファイル間におけるデータの移し替えが難しくなります。そのままコピーするとずれてしまうような場合には、データを見ながら手作業で入力しなければならなくなって手間がかかるのです。
エクセルファイルをほかのスタッフが使っている間、そのファイルを開いて同時に更新していくことができません。何人ものスタッフで同じファイルを使っている場合、ほかで使われているとやりたい作業ができなくなってしまいます。やろうと思っても後回しにしなければならなくなった結果、更新漏れが起きてしまい、業務に支障が出る恐れがあります。
課題が多く業務改善すべきエクセル作業の特徴 |
さまざまな課題があるエクセル作業ですが、業務改善によってその便利な機能を有効に活用すれば高い効果が得られるでしょう。業務改善すべきエクセル作業としては、以下に挙げるようなものです。
例えば、集計作業は計算式などを理解していると容易に自動化できる作業です。手作業による集計よりもミスがなくなることもあり、業務改善の効果を得やすいでしょう。
なお、業務改善やその報告書、提案書について詳しい内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
エクセル作業を業務改善する7つの方法 |
エクセル作業は取り組みやすく、効果が出やすい業務改善の方法がいくつもあります。業務改善におすすめの方法は、以下のとおりです。
それぞれの方法をチェックしていきましょう。
なお、業務改善のアイデアやフレームワーク、営業職の業務改善について詳しい内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
ショートカットキーを利用すれば、対象となるものの操作時間を短縮できます。1回の短縮時間は少ないものの、何度もおこなうような操作が多い場合には、その作業をスムーズに行えるようになるでしょう。
使いやすいショートカットキーの例は、以下のとおりです。
右のセルに移動：Tab
左のセルに移動：Shift + Tab
選択したセルの行と列をグループ化：Alt + Shift + →
新しいワークシートを挿入：Shift + F11
これら以外にもたくさんのショートカットキーが用意されています。よく使うものを覚えて活用しましょう。
エクセルにおいては関数の活用もおすすめです。集計作業などに関数を使うと、自動化へ向けた業務改善ができます。エクセルを使って業務をしていくのであれば、関数の活用方法を理解しているとより効率的に仕事を進められるのです。
社内でフォーマットのルールが定まっている状態であれば、同じフォーマットの複数のファイルを使った集計作業もエクセルの関数で楽にできます。異なるファイルを外部参照して関数を活用するやり方で、わざわざコピーなどをしなくても自動的にデータを算出できるようになるのです。
マクロを活用するのもおすすめの業務改善方法です。マクロを使った業務改善は、やり方を自分が理解する以外にとくに準備の必要がないうえに、改善によって高い効果が期待できます。
マクロをうまく使えば、エクセルで4時間かけていた作業がボタン1つですぐに完了するほど、はっきりとした違いがでることもあるのです。使い方への理解を深め、業務改善に繋げていきましょう。
関数やマクロだけでも業務改善が可能ですが、よりさまざまな作業の自動化を図るならば外部ツールの活用がおすすめです。ここからは、エクセル以外のツールを活用した方法を解説します。
VBAを活用すると、データ移行やデータ同士の組み合わせなども自動化が可能です。プログラミング作業が不要か、もしくは多少のプログラミング操作だけですむ使いやすいものが多いといわれます。プログラミングの知識が必要となるケースもありますが、さまざまな作業を自動化したい方におすすめです。
RPAを使った効率化は、働き方改革推進の切り札ともいわれるほど業務改善効果が高いものです。VBAやマクロの考え方と似ているもので、操作内容を記録し、処理を定義して設定をおこないます。
コーディングを使わずにビジュアルの操作が可能で、操作内容への縛りがなく、デスクトップ操作全般を自動化できることがVBAやマクロとの違いです。
データベースツールの活用も業務改善におすすめです。データベースツールを利用すると、エクセルの内容をデータベース化して使えるようになります。
同じファイルの回覧も可能であるため同等の情報をチェックしやすく、回覧の時短にもなって便利です。情報収集や集計、編集作業の削減が可能で、効率化に繋がります。とくにWebデータベースは、IT技術者がいなくても簡単に活用可能です。
業務アプリの活用にも業務改善の効果が期待できます。業務アプリとは、業務処理の効率化に繋げるために開発されたプログラムを指す言葉です。エクセルでおこなっていた作業を業務アプリ化できれば、集計作業や報告作業などさまざまな業務を自動でおこなえるようになります。
報告が未提出の相手にメールをするなど、毎日繰り返しおこなうような作業を自動化できるため、本当におこなうべき業務に割く時間を増やせるでしょう。業務ニーズに合わせて自動化を進めるのがおすすめです。
エクセルやスプレッドシートをやめて、さらに快適なツールを活用して業務改善をおこないたい方におすすめのツールが『monday.com』です。
先述のとおり、エクセルなどでデータを管理しようとすると、複数のファイルに関わる作業がしにくいこと、同時更新ができず複数人で作業できないことなどの課題があります。また、入力のルールを決めておかないと属人化することなども課題です。
使い方が決まっているmonday.comを活用すれば、ルールを説明しなくても誰でも簡単に使えます。また、すぐにカラムを追加・絞り込みでき、アップデートが楽です。ガントチャートで視覚的に全体像が把握しやすくしたり、タイムラインを全社で共有できたり、他ツールを連携したりと、便利な機能が使えます。
詳しくはお役立ち資料をご覧ください。
まとめ |
エクセルは便利な一方で、複数のファイルに関わる作業がしにくいこと、同時更新が不可であるため複数人で作業できないことなど、業務で活用するにはさまざまな課題があります。手作業では手間のかかる情報収集や情報管理、集計作業など、自動化などによる効果が期待できる業務は、エクセルによって業務改善ができないかを検討してみるとよいでしょう。
エクセルの作業を改善して効率化を図る方法には、関数やマクロ、VBA、業務アプリなどがあります。上手に活用して、効率的に業務を進められるようにしましょう。エクセルではなく業務アプリを使用することによって業務改善したい方は、monday.comの活用がおすすめです。
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