業務改善とは業務内容の見直しや課題の解消により、生産性の向上と効率化を実現することです。慢性的な人手不足や働き方改革の推進という状況下で、重要性がさらに増しているといえるでしょう。本記事では業務改善の目的やメリット、手順などを解説します。
目次
業務改善とは生産性の向上と効率化を実現すること |
業務改善とは業務上の問題点や課題を見つけ、その原因分析によって解決策を導き出して問題点の改善や課題の解消を図ることです。業務の無駄やブレをなくして生産性を向上すること、作業の効率化を計ることなどが業務改善に該当するといえるでしょう。
ここでは、業務改善の目的と業務改善で大切となる考え方について説明します。
業務改善の目的は、企業における業績の向上です。業績を上げるためには、作業の効率化を図って時間や労力のロス、業務のムラをなくすことと生産性の向上が不可欠といえるでしょう。
業務改善が企業にとってより重要なものとなってきた背景には、労働人口の減少による人手不足と働き方改革による働き方の変化があります。限られた労働力で多くの価値を生むことが求められているのです。
業務改善を行う際に大切な考え方がQCDと4Mの2つです。QCDとはQuality（品質）とCost（コスト）、Delivery（納期）という3つの単語の頭文字を取った言葉であり、業務改善を行う際には品質の高さと低コストの維持、納期の厳守を心がけることが求められます。
4MとはMan（ヒト）、Material（モノ）、Machine（設備）、Method（方法）の頭文字を取った言葉であり、業務を行う際に重要な要素を表しています。Man（ヒト）とは従業員の人数や技術、経験値、やる気などを意味し、Material（モノ）はパソコンやソフトウェア、ツールなどを指すのです。
Machine（設備）は設備やサーバー、ネットワーク環境など、Method（方法）は業務のやり方やフローなどを表しています。この4Mを意識して向上させることが、業務改善につながるといえるでしょう。
業務改善において営業を向上させるうえでは、Man（ヒト）を意識することが重要です。営業の業務改善については、以下のページを参照してください。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
業務改善のメリット3つ |
業務改善のメリットを大きな括りで説明するならば、企業の業績の向上ということになるでしょう。業績を向上する要因はさらに細かく分解することができ、メリットとして具体化することができます。業務改善の主なメリットは次の3つです。
・生産性の向上と業務の効率化
・従業員の労働環境の向上
・各分野のコスト削減
それぞれを詳しく解説します。
業務改善の大きなメリットとなっているのは、生産性の向上と業務の効率化です。業務のフローにおけるムダやムラをなくすことによって、業務の効率化が行われると同時に従業員一人ひとりの生産性が上がることが期待できます。
生産性が向上することで生産ラインに余裕が生まれ、製品の品質を高く維持することにもつながるでしょう。また業務の効率化によって、人手不足の解消という効果も期待できます。生産性の向上と業務の効率化が、さらにさまざまなメリットを生む要素になるといえるのです。
業務改善のメリットの1つとして、従業員の労働環境の向上が挙げられます。業務のムダをなくすことやフローを見直すこと、ITツールを活用することなどが、従業員の負担軽減や快適に仕事ができる環境の整備につながると考えられるからです。
特定の従業員に労働が偏るのを是正することも業務改善の一環といえるでしょう。タスク管理ツールを導入して労働の割り振りを修正することで、従業員の労働環境を向上することが期待できます。
業務改善を行うことによって、さまざまな分野でのコスト削減になることもメリットといえます。業務の無駄をなくすことによって、労働時間の短縮や人件費の削減、光熱費や設備費の削減などの効果が期待できるからです。
コスト削減を実現するからといって、サービスや品質を低下させてはいけません。業務改善によるコスト削減は、あくまでも生産力の向上とともに達成すべきものだからです。
業務改善の4つの手順 |
業務改善は手順に沿って行うのが確実です。プロセスを細かく分けることもできますが、ここでは大きく4つにわけて解説します。主な手順は以下のとおりです。
・業務内容の可視化と問題点の洗い出し
・業務改善の目標設定と方法の確定
・優先順位の設定と実行
・業務改善の評価と定着化
具体的な改善の手順だけではなく、改善前と改善後も重要であることを念頭に置いてください。
業務改善でまずやるべきことは、業務内容の可視化です。業務がどのような流れで行われているのか、どれくらいの時間がかかっているのか、誰が行っているのかをできるだけ正確に把握することが業務改善の第一歩といえるでしょう。
可視化した業務内容の中から改善すべき点を洗い出すのが次のステップです。時間をかけているのに成果が出ていないものを入念にチェックします。この際にもれることがないように、気が付いたことをすべて洗い出すようにしましょう。
改善ポイントを提案書として提出する場合には、以下の記事を参考にしてください。
改善すべきポイントが明確になったならば、どこまで改善するのかという目標設定と、どのように改善していくのかという方法を決めます。目標を設定する際には、数値化できるものをはっきりと数字で表すようにするといいでしょう。
数値で表す理由は、目標は具体的であればあるほどわかりやすくなり、なおかつ共有しやすくなるからです。またその数値をどのようにして達成するのか、その方法もできるだけ具体的にします。
なお、業務改善につながるアイデアについては、以下の記事を参考にしてください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
改善の目標とその方法が決まったならば、それぞれの目標の優先順位といつまでに達成するのかという期限を設定します。ただし、業務改善には通常時間のかかることが多いため、長期的な視野に立って期間を決めるのがいいでしょう。
優先順位をつける際の基準は、緊急度や重要度、効果の高さ、難易度などです。基本的には効果が高くて難易度が低いものを優先します。ほかの部署や外部が関わる場合は、コミュニケーションを取って連携しながら進めていくのがいいでしょう。
優先順位と期限を設定した後に計画表を作成し、その計画に基づいて実行します。必要に応じて繰り返し改善し続けることがポイントです。
業務改善は、実行して終わりではありません。改善の効果がどのように出ているのか、という評価をすることが重要です。効率化はどのくらいできたのか、担当者以外も改善内容を共有できているのかなど、複数のチェックポイントを設けて評価します。
評価はできるかぎり速やかに行うのがいいでしょう。また、評価とともに定着化を心がけることも必要で、それは定着することによって業務改善が達成できたといえるからです。
業務改善を行った結果の分析や評価は報告書にまとめ、社内で共有することも重要な作業といえます。業務改善報告書については、以下の記事を参考にしてください。
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
業務改善の代表的なフレームワーク3つ |
・改善サイクルを回し続けるPDCA
・既存業務見直しに有効なECRS（イクルス）
・継続的な改善効果が期待できるKPT
それぞれ詳しく解説します。
PDCAは多くの企業で採用されている業務改善のフレームワークです。Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（改善）という単語の頭文字を取った言葉であり、「PDCAサイクル」もしくは「PDCAを回す」という言い方で使われています。
業務改善のための計画を立て、実行したならば確認して改善し、さらに計画に戻っていくところが大きな特徴といえるでしょう。PDCAは、繰り返し行われることによってより効果の得られるフレームワークです。
ECRS（イクルス）とは、既存業務の見直しに有効なフレームワークです。Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（代替）、Simplify（単純化）という4つの単語の頭文字を並べた言葉であり、業務フローを見直す際に便利な手法といえます。
無駄な作業をなくし、統合できるものはまとめ、より効率的な作業に代替できるものを置き換え、より簡単な工程に変えられるものを単純化していくフレームワークです。作業や工程の効率化をわかりやすく整理しながら行えます。
KPTとはKeep（継続）、Problem（問題）、Try（トライ）という言葉の頭文字を並べたもので、継続的な改善効果が期待できるフレームワークです
改善に効果があったためこのまま継続していきたいこと、まだ問題が解消されていないためさらに改善したこと、新たにトライしたいことという3つに分けて業務改善を振り返り、次に活かしていくフレームワークといえるでしょう。
ここで紹介した以外にもさまざまなフレームワークがあります。さらにくわしく知りたい場合には以下の記事を参考にしてください。
業務改善におすすめのフレームワーク10選｜注意点も併せて解説
業務改善を効果的にサポートするツール2種類 |
業務改善を効率的に行うためには、ツールを効果的に使うことがポイントでしょう。ここでは、業務改善の助けとなるツールについて機能別に説明します。さまざまな機能を持ったツールがたくさん開発されていますが、大きく分けると以下の2つです。
・ペーパレス化や自動化を進めるツール
・可視化と標準化を進めるツール
それぞれの機能について詳しく解説します。
ペーパレス化と自動化は、業務改善の大きな柱です。ペーパレス化に関しては、経費精算システムを導入することによって、手入力で行っていた仮払いや精算、請求書処理などのプロセスが大幅に短縮されるため、経理や人事の負担の大幅な削減が期待できます。
自動化機能の備わった業務管理ツールを導入することによって、ルーティーンワークの効率化が可能になるでしょう。
ペーパレス化についてくわしく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
業務改善においては、可視化と標準化をサポートするツールをいかに効果的に使うかが大きなポイントともいえます。業務を見える化をすることで問題点が明確になり、誰でも扱えるように標準化することで改善がスムーズに行われると期待できるからです。
スケジュール管理から部署内でのコミュニケーションまでを一括して行える多機能な管理ツールであれば、可視化と標準化を1つのツールで実現できるでしょう。
業務改善を行う際には、チームの作業を可視化するクラウド型の新しい業務管理ツール『monday.com』の導入をご検討ください。
まとめ |
業務改善とは、業務フローの見直しや問題点の解消によって生産性の向上と効率化を実現することです。企業の業績を伸ばすだけではなく、人手不足の解消や従業員の労働環境を向上することにもつながります。
業務改善を行う際に重要なのは、業務内容を可視化して問題点を明確にすること、しっかりとした計画を立てて改善策を実行し、その結果を検証して分析結果を今後につなげて改善を継続していくことです。
効果的な業務改善を行うためには、フレームワークの活用とツールの導入が不可欠といえます。標準化や可視化、自動化に対応した多機能な業務管理ツールを選択するのがいいでしょう。
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