近年はテレワークの導入が進んでおり、マネジメントに頭を抱える管理者も少なくありません。場合によっては業務が滞り、生産性が低下する要因になることもあります。そこで今回は、テレワーク時のマネジメントでおさえておきたいポイントについて解説します。
目次
テレワークのマネジメントは難しい？ |
テレワーク下では、部下の行動や態度などを確認しながらの仕事ができないため、マネジメントが難しいといわれています。またチーム内での会話も極端に減るため、コミュニケーション不足に陥り、メンバー間の進捗状況を把握しづらくなることも多いです。
またテレワーク下では、成果までの過程を把握しづらくなるため、どのような基準で部下を評価すればいいかに悩む管理者も少なくありません。働き方が多様化するなか、テレワーク勤務に合わせた新たなマネジメントの仕組みづくりが求められています。
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テレワークのマネジメントにおける4つの課題 |
お互いの姿が見えないテレワーク下では、さまざまな課題が生じています。管理者がテレワーク下でうまくマネジメントするには課題を分析し、それに応じた施策を実施することが大切です。主な課題には、次のようなものがあります。
それぞれの課題を確認していきましょう。
テレワーク下ではテキストによるやり取りが中心になるため、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。またテキストのやり取りでは相手の表情や態度を確認できなくなるため、メンバーの反応が分かりづらくなることも多いです。
管理者であれば、「部下は指示したことをきちんと理解しているだろうか……」といった不安が生まれます。一方の部下は、上司や先輩から指示されたことに対して「これで間違いないだろうか……」といった不安を感じながら仕事を進めることも多いです。業務に支障が出ることもあるため、コミュニケーション不足を解消する施策を講じる必要があります。
テレワーク下ではチームが離れた場所で業務を進めるため、管理者が進捗状況を共有しづらいといった課題が生まれやすくなります。また各メンバーの業務達成度も把握しづらくなるため、生産性が落ちて業績に影響が出ることも多いです。
テレワーク下でも効率よく業務を進めるには、各メンバーが担当する業務の進捗状況を共有しやすい環境を整えることが求められます。業務の進捗状況をメンバー間で綿密に共有できれば、チームで働きやすくなるため生産性も向上するでしょう。
テレワーク下では、勤務時間を正確に把握しづらいといった課題も生まれます。特にテレワーク勤務は職場以外の場所で働くため、業務時間を把握しづらくなることも多いのです。また自宅で仕事をするとプライベートと仕事の境目が曖昧になるため、サービス残業をして業務負担が増える社員もいるでしょう。
さらに、対面でのコミュニケーションも限られるため、各メンバーの健康状態や心理状態も把握しづらい状況です。このような状態が続くと、業務負担が増えて優秀な人材が退社に追い込まれる可能性もあります。勤務時間を正確に把握できる仕組みを整えることが必要です。
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テレワークの残業はどう管理すべき？業務効率を上げるツールも紹介！
管理者にとっては部下の仕事ぶりが見えづらくなるため、どのようなプロセスを経て成果を出したのかを細かく把握できません。その結果、人事評価の判断材料が少なくなるため、成果中心の評価になりがちです。
成果中心の人事評価になると、部下から不満が出て離職に繋がることもあります。部下を納得させる人事評価をおこなうには、成果だけではなく業務プロセスを考慮することが大切です。
また、テレワーク時の人事評価基準が曖昧な場合は、管理者ごとに評価方法にズレが生じるおそれもあります。ズレが出ないためにも人事評価の基準を明確にする必要があるでしょう。
テレワークの課題に関してさらに知りたい方は、こちらをご確認ください。
テレワーク導入の課題と解消方法は？テレワークに役立つITツールもご紹介
テレワークマネジメントの実施ポイント5つ |
近年は働き方が多様化しているため、テレワークにおけるマネジメントの課題を解決できる仕組みを社内で構築することが大切です。しかし、どのようにテレワーク下のマネジメント課題を解決すればいいかが分からない方もいるでしょう。
マネジメントの課題を解決するためのポイントとしては、次のようなものが挙げられます。
それぞれのポイントを確認していきましょう。
テレワークではテキストのやり取りが中心になるため、直接会話する回数が激減します。チーム間のコミュニケーション不足は、業務効率や生産性を低下させる要因になるため、早急に対処しなければいけません。
チーム間のコミュニケーション不足を解消するには、情報共有できたり進捗管理できたりするテレワークツールを導入するのがいいでしょう。たとえば、オンライン会議ツールを導入して対面でのコミュニケーションを徹底すれば、より円滑に業務を進められます。
職場で働くメンバーとテレワークで働くメンバーがチーム内で混在することも多いです。しかし、テレワークで働くメンバーの中には、「周囲に気を遣ってしまい、オンライン会議などでうまく発言できない」といった悩みを抱える方もいます。
また、相手の反応が分かりづらいなか、「評価を気にして批判的な意見を発しづらい」と感じることもあるようです。このような状況下では、メンバー間で多様な意見を出し合うことができません。管理者は、部下の意見を肯定的に傾聴する姿勢を見せましょう。そうすればテレワークで働くメンバーも発言しやすくなり、多様な意見が集まりやすくなります。
テレワークにおいては、各メンバーの業務の進捗状況が分かりづらくなることも多いです。チームでプロジェクトを遂行する際には、どこまで業務を進めればいいかが分からなくなったり、業務の割り振りに偏りが出たりするなど、さまざまな問題が生じます。
チーム間で進捗状況を共有できないと、チームの連携不良、業務効率や生産性の低下を招くことも多いです。プロジェクトにまつわる個人の業務やタスクを見える化し、業務情報や進捗状況、納期スケジュールなどを共有できる環境を整える必要があります。
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従来は出勤して社員全員が同じ場所で働くのが一般的でしたが、働き方の多様化によってテレワークを導入する企業が増えています。しかし、管理職のなかには働き方の多様化についていけず、チームをまとめられないと悩む方も少なくありません。
このような場合は、マネジメント研修を実施することをおすすめします。マネジメント研修とは、主に管理職に向けて実施する研修のことです。研修を通して業務で改善すべき点や仕事の割り振り方、コミュニケーションの取り方などを理解できます。
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5.テレワークツールを導入する
テレワーク下においてチームで業務を進める場合、業務の重複やタスク漏れなどのトラブルを回避するために、情報共有や進捗管理の徹底が欠かせません。テレワーク下のトラブルを回避したいのならば、テレワークツールの導入を検討しましょう。
たとえば、インターネットを介して遠隔にいるメンバーとビデオ通話できる「Web会議システム」や、チーム間でテキストによるコミュニケーションを取れる「チャットツール」などがあります。各メンバーのタスクを管理したいのならば、予定を見える化できる「スケジュール管理ツール」の導入がおすすめです。
マネジメントツール「monday.com」がおすすめな4つの理由 |
テレワーク環境下で役立つツールを導入したいと考えているものの、どのようなツールを選べばいいかが分からない企業も多いでしょう。このような場合は、マネジメントツールである『monday.com』の導入をおすすめします。monday.comとは、タスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理できるプラットフォームのことです。
monday.com の導入をおすすめしたい理由には、次のようなものが挙げられます。
それぞれの理由を確認していきましょう。
monday.comには、プロジェクトの進捗やタスクを可視化できる機能があります。各メンバーの業務量が一目で分かるため、管理者は業務状況を考慮したうえでタスクを割り振れるのです。ボードとカレンダーも連携できるため、作業量の偏りも防止できます。
またボード上ではメンバー間で気軽にコミュニケーションが取れるため、一度ツールから離脱してメールや電話をする必要もありません。ボード上ですべての業務プロセスを管理できるのは、monday.comを導入する大きなメリットです。
手作業が多すぎる場合、効率の良いワークフローは実行されません。この結果、各工程で時間がかかってしまい、生産性を低下させる要因になることもあるのです。monday.comには、あらゆる業務を自動化できる機能が搭載されています。
たとえば、勤怠や経費など毎月発生する定常作業やボードの移行を自動で行えるなど、100を超えるメニューが搭載されているのです。手作業で実施していた業務を自動化することで、本来注力すべき業務に集中できるため、生産性の向上につながるでしょう。
ガントチャートやカンバンなど、業務の進捗状況を分かりやすく表示してくれるグラフ化機能があります。ガントチャートとは、プロジェクト管理などで工程を管理するときに用いられる表のことで、カンバンは各メンバーの作業を見える化できる表です。期日超過や前倒しの状況はすべての工程に自動反映されるため、リスク回避や業務の割り振りに役立ちます。
monday.comでは、アジャイル開発チームに適したツールキットが提供されているため、効率の良いワークフローを構築できます。アジャイル開発とは、「計画・設計・実装・テスト」の工程を小さいサイクルで繰り返し実施するシステムやソフトウェアの開発手法です。
アジャイル開発を実施することで、サービスインまでの時間を短縮できるメリットがあります。monday.comが提供するツールキットを利用すれば、計画立案や実行まで一連の流れを分かりやすくまとめたガイドラインを入手可能です。初めてのアジャイル開発でも効率の良いワークフローを構築できるため、安心して作業を進められるでしょう。
まとめ |
近年は働き方が多様化しており、テレワーク下のマネジメントに頭を抱える管理者もいます。マネージメントが疎かになると、業務が滞って予定どおりに進まないといったトラブルが起こることもあるでしょう。場合によっては取引先やクライアント先など社外に迷惑をかけて、信頼関係が崩れる原因になることもあるため、早急に対処することが求められているのです。
情報共有や進捗管理を徹底したいのならば、テレワークに役立つマネジメントツールの導入を検討することがおすすめです。世界10万社以上で選ばれているチーム管理ソフトmonday.comならタスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理できます。無料トライアルもあるため、興味のある方は試してみてはいかがでしょうか。
