社員の心身健康や生産性向上を目指して、残業削減に取り組む企業も少なくありません。しかし、残業削減に向けて何から始めればいいかと悩む企業もあるはずです。そこで今回は、残業削減の取り組みや失敗しないための対策を解説します。
目次
残業が多く発生する主な4つの理由 |
多くの企業では人材不足が課題になっており、残業時間の増加に悩む方も多いでしょう。残業削減の取り組みを実施するためには、なぜ残業が発生するのか、その理由を明確にすることが必要です。残業が発生する主な理由には、次のことが考えられます。
それぞれの理由を確認していきましょう。
1.属人化で業務が停滞してしまう
特定の人材のみ残業時間が増えている場合、業務が属人化していることが考えられます。属人化とは、特定の担当者しか業務の進め方や進捗状況を把握していない状態のことです。いわゆるブラックボックス化した状態で、業務負担に偏りが生じます。
担当者以外の社員は、仕事の進め方や進捗状況を把握できないため、疑問が生じるたびに担当者に質問しなければいけません。また質問を受けた担当者も問い合わせに対応しなければいけないため、本来おこなうべき業務に取りかかれずに業務効率が落ちます。その結果、長時間労働につながって残業が増えるわけです。
個人の能力や経験値に応じて適切な仕事量を割り当てられていない場合、残業が増える傾向にあります。個人の能力や経験値以上の業務を振ると、考えたり悩んだりする時間が増えて業務時間内に終わらないためです。個人の能力や経験値を踏まえて作業時間を見積もり、業務時間内に終わる仕事量を割り当てる必要があります。
また、個々には得手不得手があります。不得意な業務を振られると考えたり悩んだりする時間が増えるため、業務効率が低下して長時間労働に陥ることも少なくありません。管理者は個人の得手不得手をしっかりと見極め、それらを考慮したうえで仕事を割り当てる必要があります。
在宅ワークやリモートワークなど働き方の多様化に伴い、勤怠管理システムの導入が進んでいます。職場に出勤しなくても労働時間を正確に把握できるため、勤怠管理が行いやすいといったメリットを得られるものです。しかし、勤怠管理システムを導入していない場合、個々の労働時間を正確に把握することはできません。
誰がどのくらいの残業をしているのかを明確に把握できなくなるため、知らないところで残業が発生していることもあります。残業状況が分からないと削減の対策も立てづらいため、勤怠管理システムの導入を検討するのがおすすめです。勤怠管理システムの導入が難しい場合は、勤怠に関するルールを明確にすることで残業時間を把握しやすくなります。
テレワークの環境下では、社員同士のコミュニケーションが取りづらくなります。業務を進めるうえで分からないことがあるときはオンライン上で質問できますが、レスポンスの遅延によってすぐに回答を得られないことも多いです。その結果、効率良く仕事を進められず、チーム全体の業務効率が落ちてしまいます。
また管理者が積極的にコミュニケーションを取ろうとしない限り、個々の仕事量や進捗状況を細かく把握するのは困難です。メンバー間でうまく連携が取れず、業務の遅延や作業の重複が発生することもあるでしょう。業務の遅れを取り戻そうとして作業時間が増えるため、残業時間の増加に繋がることもあります。
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残業削減で得られる4つの効果 |
業務管理で役立つプロジェクト管理は、ツールによって備わる機能が異なります。自社でどのような機能が必要なのか優先順位をつけ、それらを考慮してツールを選ぶことが大切です。プロジェクト管理ツールの主な機能には、次のようなものがあります。
それぞれの機能について見ていきましょう。
残業削減に取り組むことで、メンバーはライフワークバランスを整えられます。内閣府の男女共同参画局が実施した調査によると、ライフワークバランスが取れている社員ほど仕事への意欲が高いことが分かりました。特に近年は共働き夫婦が増えており、家事や育児をしながら働き続ける女性社員も少なくありません。
ライフワークバランスが取れることで、女性でも働きやすい環境を整えられます。また、男性はプライベートの充実度が仕事への意欲度の高さに直結していることも判明しているため、オンオフを切り替えられる環境を整えることが大切です。
参考：男女共同参画会議 少子化と男女共同参画に関する専門調査会
残業削減に取り組むことにより、社員一人ひとりの生産性が向上する効果が期待できます。たとえば、全社で残業しないといった方針を打ち出せば、就業時間内に仕事を終わらせるという意識が高まるため、社員の生産性の向上が期待できるわけです。
また残業時間を削減できれば、企業が支払う残業代を大幅に減らせます。企業に課せられる健康保険税や年金の支払額の負担も軽減できるため、増益の効果も期待できるでしょう。残業削減によって捻出されたお金は、社員の福利厚生や社内の設備投資に回すなど、働く環境を改善できるのもメリットです。
近年は残業削減に取り組む企業も多いため、長時間労働を許容するとブラック企業とみなされることがあります。また、長時間労働を理由に労働基準監督署から是正勧告を受けると、企業は社会的信用を失うこともあるかもしれません。
ブラック企業の印象が付いてしまうと人材活用にも悪影響を及ぼすため、優秀な人材を獲得するのが困難になる可能性もあります。また、社会的信用が重要視される上場や資金調達においても悪影響を及ぼすこともあるかもしれません。残業削減に大々的に取り組めば、あらゆるリスクを抑えられます。
「上司や先輩が仕事をしているから、自分だけが先には帰れない……」といった理由から、自身の業務は終了しているものの、上司や先輩と一緒に残業しなければいけない状況に悩む社員もいます。近年はライフワークバランスを重要視する社員もいるため、同調圧力や社風で上司や先輩の残業に付き合わなければいけない状況に対し、ストレスを感じることも多いようです。
しかし、残業削減に取り込むことで残業しないための組織運営が可能になり、自分の仕事が終わった状態であれば帰宅しても良いといった意識改革をおこなえるでしょう。ライフワークバランスを維持できるため、離職率が低下して優秀な人材を確保できる効果も期待できます。
残業削減の効果的な取り組み4選 |
勤怠管理システムを導入してタイムカード上の労働時間を減らすだけでは、残業時間の削減に成功したとはいえません。なかには、業務を自宅に持ち帰ってサービス残業をする社員もいるはずです。サービス残業がなくならない限り、社員の業務負担を減らすことはできません。しかし、どのように残業削減に取り組めばいいかが分からない方もいるでしょう。
残業を削減するための効果的な取り組みには、次のようなものがあります。
それぞれの特徴を確認していきましょう。
残業削減のためにまず企業が実施するべきことは、社員が残業する理由を明確にすることです。社員が残業する理由はさまざまで、業務量が多すぎたり、上司や先輩より先に帰りづらかったり、残業代を得ることが目的だったりなどが挙げられます。
残業の理由によって取るべき対策も変わるため、アンケート調査を実施したり、個々にヒアリングしたりなど、社員一人ひとりの声を集めましょう。ただし、ヒアリングは担当者が直属の上司だと素直に言えないことがあるため、担当者を慎重に選ぶことが大切です。
残業の理由が業務量ならば、社員の作業効率を確認しましょう。なかには、業務内容や仕事の進め方に問題があることがあります。たとえば、業務の属人化で特定の社員に業務が集中していたり、非効率的な方法で仕事を進めていたりすることもあるかもしれません。
業務の属人化や仕事の進め方に問題がある場合は、情報や進捗状況を共有したり、効率的な仕事の進め方を教えたりすることで残業時間を減らせます。個人の能力に合わない業務配分の場合は、業務の割り振りを見直しましょう。
タイムカードや出勤簿などで残業時間を管理している場合、時間を集計するまで社員がどれだけ残業しているかが分からないことも多いです。社員も自分の残業時間を把握できないため、ついつい長時間労働になってしまうこともあります。
勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで労働時間を可視化できます。勤怠管理システムの導入と同時に残業削減の方針を全社員に共有すれば、自分の労働時間を意識するようになり、残業削減に繋げられます。
これまで残業によって仕事をこなしてきた社員の中には、長時間労働が当たり前になっており、意識改革に時間がかかる人もいます。残業削減の意識改革を進めるためにも、強制的に就業時間内に業務を終わらせて帰宅する仕組みを作ることが大切です。
強制的に業務を終わらせるには、ノー残業デーを制定する方法があります。ノー残業デーとは、社員が定時で仕事を終えてその日は残業をしないように促すことです。ノー残業デーを継続的に実施することで、少しずつ社員の意識改革をおこなえるでしょう。
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テレワークの残業はどう管理すべき？業務効率を上げるツールも紹介！
残業削減で失敗しないための2つの対策 |
残業時間の施策を社内できちんと定着させるには、正しい方法で実施することが大切です。ここでは残業削減の取り組みで失敗しないために、担当者がおさえておくべき対策をまとめました。主な対策には、次のようなものがあります。
それぞれの対策を確認していきましょう。
単に「残業を減らそう」と社員に伝えても、意図が不明確だったり具体的な目標がなかったりすると、前向きに取り組んでもらえない可能性があります。
なぜ残業時間の削減が必要なのか、残業削減のためにどのような取り組みを実施するのかを明確に伝えることが大切です。また、どのくらい残業時間を減らすのか、具体的な数値を交えて周知すると社員が理解しやすくなります。会社全体で共通認識を持てるため、社員一人ひとりの残業削減への意識を高められるでしょう。
残業削減の取り組みを実施する場合、単に残業時間の抑制だけを進めるのは良くありません。業務の属人化や非効率的な仕事の進め方といった根本的な問題が解決されないため、サービス残業が増えて余計に業務負担が増えることもあります。
また、仕事を自宅に持ち帰ることになれば、情報漏洩やコンプライアンス違反に陥る事例もあるため、十分に注意しなければいけません。残業時間の抑制だけに注力せず、残業理由を明確にしたうえで業務の見直しなども積極的におこないましょう。
まとめ |
社員の心身健康や生産性向上を目指して、残業削減に取り組む企業は多いでしょう。しかし、残業時間の削減だけに注力したからといって問題が解決するわけではありません。その裏には、業務の属人化や非効率的な仕事の進め方などの問題が隠れていることもあります。残業削減の効果を高めるためにも、残業する理由をきちんと明確にしたうえで、その理由に応じた業務の見直しを図ることが大切です。
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