複数のプロジェクトを管理することには、さまざまな課題があって難易度が高いです。この記事では、複数プロジェクト管理における課題、スムーズに管理するための流れやコツ、おすすめのツールを解説します。これらの内容をしっかりと理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
複数プロジェクト管理の難易度が高い理由3つ |
複数のプロジェクト管理が難しい理由には、大きく以下の3つが挙げられます。
ほかにも、関係者の人数が多くなるため混乱が生じやすくなること、人的リソースやコストが足りなくなってしまいがちになることも難易度が高くなる理由です。上に挙げた3つの理由について、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
プロジェクト管理自体の方法を詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
複数のプロジェクトを同時に進行していると、必然的に管理しなければならない工数が多くなり、見積もりにくくなってしまいます。
プロジェクトを管理する際にはタスクごとの関係性の把握も重要ですが、工数が多すぎると、それぞれのつながりを理解しにくくなってしまいがちです。複数のプロジェクトをおこなっていると、タスクの優先順位を付けにくくなってしまうという問題もあります。
また、作業時間を考えてスケジュールを立てておいても、同時に複数のプロジェクトを進めている状態では、必要な時間を短く見積もってしまいがちになることに注意が必要です。
ボトルネックとなる要素を把握できなくなってしまいやすいため、余裕をもった計画にするよう心がけましょう。
プロジェクト管理をスムーズにするポイントである工数や項目について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
プロジェクト管理の項目は重要な要素！概要と管理の流れ、ポイント
同時に複数のプロジェクトを進めると、それぞれのプロジェクトの進捗管理をすべて漏れなくおこなうことが困難になるという問題もあります。
複数のプロジェクトがあると、管理すべきメンバーや予定表の数が増えてしまい、情報を整理しきれなくなってしまいがちです。そのため、とくに優先順位の高いプロジェクト以外は進捗管理しそびれてしまいます。
なんらかのトラブルがあった場合、やるべきことが多すぎて解決できなくなってしまったり、余裕がなくなって新たなトラブルが起きてしまったりすることもあるでしょう。
マルチタスクになってしまうことも、複数のプロジェクトを同時に進行することによる課題のひとつです。マルチタスクとは、同時に複数のタスクを処理していく状態を指します。
さまざまな仕事を一緒に進めていけるため、効率的に処理しているように感じがちですが、実は頭のなかでタスクを切り替える際に無駄なエネルギーが必要となる行為です。
ミスやトラブルが発生しやすくなったり、作業効率の低下につながったりするため、シングルタスクで処理できる状態を保つようにしましょう。
なお、monday.comならプロジェクトを計画通り遂行するためのプロジェクト管理を効率的ににサポートします。
スムーズな複数プロジェクト管理の5つの流れ |
複数のプロジェクトをスムーズに管理するための5つの流れは、以下のとおりです。
とくに同時に複数のプロジェクトを管理する場合、はじめに情報をしっかりと整理しておき、抜けや漏れがなく管理しやすい状態を作っておくことが重要です。それぞれの流れごとに、ポイントをしっかりとチェックしていきましょう。
複数のプロジェクト管理で必要となるすべての情報を一元管理できるように、正確にタスクを把握することが重要です。はじめに、プロジェクトを進めていくうえで、必要な仕事をタスクとしてすべて細分化していきます。
リストアップしていくときは、管理するプロジェクトごとに洗い出していくと、抜けや漏れが生じにくくなるためおすすめです。
すべてのタスクを洗い出せたならば、それぞれの関係性を確認していきましょう。タスクのプロセスや親子関係を整理しておくことにより、さらに理解が深まります。
これにより、進行がスムーズにいかない場合、ほかのタスクへの影響が大きくなりやすいタスクがどのようなものかを理解しやすくなるでしょう。影響が大きくなりやすいタスクをピックアップしておき、気を付けておくのがおすすめです。
プロジェクトごとの優先順位を決定します。どのプロジェクトが経営に与える影響力が大きいかを、プロジェクトごとの規模や確実性も含めて検討し、優先すべきものを選びましょう。
また、各プロジェクトでのタスクの優先順位も決定します。プロジェクトの進捗率に対する影響の大きなタスクが優先すべきものです。タスク同士の関係を理解したうえで、緊急性の高いものや納期を短縮できそうなものを優先します。
タスクごとに期限や工程、担当者を決め、スケジュールを作成しましょう。担当者を決めるときは、チームメンバーのスキルと作業量を考えてバランスよく割り振ります。
タスクごとの期限はプロジェクトやタスクの優先順位、チームメンバーの負担を考慮しつつ決定しましょう。それぞれのプロジェクトで重複するタスクがある場合には、一緒に終わらせられるようにしておくと効率的です。
計画を立てたならば、実際にプロジェクトを進めていきます。随時現在の進捗状況を確認するようにして、はじめに立てた計画どおりに進行しているかどうかをしっかりとチェックしましょう。最低でも週に1回程度は、進捗状況を確認するようにします。
プロジェクトごとに進捗会議をおこないますが、会議の回数が多すぎても時間がかかりすぎてしまうため注意しましょう。
なお、プロジェクトのスムーズな進捗管理の方法やエクセルでの管理の方法について、それぞれ以下の記事で解説しています。詳しく知りたい方は参考にしてください。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
プロジェクト管理をエクセルで行う方法とツールを使うべき場合を解説
複数プロジェクト管理を円滑にする5つのコツ |
複数プロジェクト管理を円滑にするためには、大きく分けて以下5つのコツがあります。
それぞれのコツを詳しくチェックしていきましょう。
円滑なプロジェクト管理のために必要なスキルやおすすめの手法を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
コミュニケーション不足は、プロジェクトを失敗させてしまう大きな要因のひとつです。とくに複数のプロジェクトを同時に進行させている場合、忙しくなりすぎてコミュニケーションがおろそかにならないように注意しましょう。
タスクごとに進捗状況の共有や、トラブルやスケジュールの遅れなどが相談しやすいような体制になるよう、環境を整備しましょう。
プロジェクトごとに進捗状況を見える化しておくことも、円滑に管理するためのコツです。メンバーが見てすぐに納期や進捗状況がわかる状態になっていれば、タスクの抜けや漏れが発生しないように自身で気を付けられるうえ、タイミングを見計らって担当者に声掛けできます。
進捗状況を見える化する際は、各プロジェクトに分けたものだけではなく、すべてのプロジェクトのスケジュールをまとめてチェックできるものも用意しておくといいでしょう。ひと目でわかるようになるため、チェック忘れを防止できます。
効率的にプロジェクトを進めていきたいのであれば、能力をしっかりと活かしきれるような状況を整えるべきです。マルチタスクではなく、シングルタスクで仕事を進めていける状況を作るようにしましょう。
なぜならば、マルチタスクは複数のタスクを行ったり来たりしている状態であり、集中力や生産性の低下を招いてしてしまうためです。同じメンバーが複数のプロジェクトに携わる場合には、マルチタスクにならないようにスケジュールを調整するといいでしょう。
複数のプロジェクトを管理するのであれば、うまく仕事を分散させることも重要です。ひとつのプロジェクトを管理していたときには自分だけでできていた内容であっても、それが複数となれば時間が足りなくなってしまうこともあるでしょう。
正しい判断ができるような余裕のある状況を保つためにも、周りの人たちに任せられる仕事は任せるようにする必要があります。
プロジェクトを管理する際にはどのようなボトルネックがあるのか、しっかりと把握することも大事なポイントです。ボトルネックとは、スケジュールに影響を与える可能性がある不安要素のことを指します。
複数のプロジェクトを管理するためには、業務フローを見える化できるプロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。管理の方法はさまざまありますが、ツールを活用すればガントチャートやカンバン方式、カレンダーなどの手法を使ってプロジェクトを管理できます。
アナログな方法でプロジェクト管理をおこなった場合には、複数人で情報共有や進捗管理をしにくくなってしまいがちです。
リアルタイムにメンバー全員に情報共有できるよう、ツールを活用するといいでしょう。チャットツールも用意されているため、コミュニケーション強化にも役立ちます。
プロジェクト管理ツールの活用についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
まとめ |
複数のプロジェクト管理が難しい理由には、「タスクや必要な時間を把握しにくいこと」や「進捗管理が困難であること」、「マルチタスクになってしまうこと」が挙げられます。複数のプロジェクトをスムーズに管理するためには、以下の5つの流れを踏まえるといいでしょう。
複数プロジェクト管理を円滑にする5つのコツも確認し、スムーズに複数のプロジェクトを管理できるようにしましょう。
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