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DX化の推進により、企業ではプロジェクト管理ツールの導入が進められています。しかし、ツールの導入には費用がかかるため、できる限りコストを抑えて導入したい方もいるでしょう。そこで今回は、無料のプロジェクト管理ツールを紹介します。

目次

1. プロジェクト管理ツールとは
2. プロジェクト管理ツールの主な機能8つ
   
   1. 工数管理機能
   2. 進捗管理機能
   3. 原価管理機能
   4. 品質管理機能
   5. タスク管理機能
   6. 情報共有機能
   7. ガントチャート作成機能
   8. wiki機能
3. プロジェクト管理ツールの4つのメリット
        1.進捗状況を可視化できる
        2.進捗状況を共有しやすい
        3.進捗管理業務を効率化できる
        4.多様な働き方に対応できる
4. プロジェクト管理ツールの5つの選び方
        1.機能や操作性を確認する
        2,.データの管理方法を確認する
   　 3.多様な用途で使えるツールが多い
        4.対応言語を確認して選ぶ
        5.予算に合わせてツールを選ぶ
5. プロジェクト管理ツールの3つの比較ポイント
   1. テンプレートの豊富さ
   2. ツールの利用範囲
   3. インターフェースの使いやすさ
6. 【無料】プロジェクト管理ツール4選
        1.グローバルで利用される『Jira』
        2.大手企業で導入される『Asana』
        3.現場と経営層から支持される『Wrike』
        4.Teamsと連携できる『Microsoft Planner』
7. まとめ

案件を正確かつ効率よく遂行するには、適切にプロジェクトを管理する必要があります。これまでは、カレンダーやチャットのツールを組み合わせてプロジェクトを管理することが一般的でした。しかし、プロジェクト管理ツールの登場により、進捗管理やスケジュール管理などプロジェクトの進行に欠かせない管理業務を効率化することが可能になったのです。

プロジェクト管理ツールは、各業務の進捗状況を可視化できます。それらの情報をもとに業務工程を洗い出して優先順位をつけ、各メンバーが着実に業務を進められるように仕事環境を整えていきます。また、進捗状況などの報告もフォーマットで管理できるため、高精度な情報共有が実現可能なこともプロジェクト管理ツールの特徴です。

プロジェクト管理の実施方法について詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。

プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び

Google Workspaceについて詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。

プロジェクト管理で使えるGoogle Workspaceを解説

なお、monday.comならプロジェクトを計画通り遂行するためのプロジェクト管理を効率的ににサポートします。

業務管理で役立つプロジェクト管理は、ツールによって備わる機能が異なります。自社でどのような機能が必要なのか優先順位をつけ、それらを考慮してツールを選ぶことが大切です。プロジェクト管理ツールの主な機能には、次のようなものがあります。

• 工数管理機能
• 進捗管理機能
• 原価管理機能
• 品質管理機能
• タスク管理機能
• 情報共有機能
• ガントチャート作成機能
• wiki機能

それぞれの機能について見ていきましょう。

1.工数管理機能

工数管理とは、業務を完了させるまでにかかる時間と人数を管理することです。各業務にかかる具体的なコストを可視化でき、改善すべき点を明確にできるメリットがあります。

また、プロジェクト完了までに必要な時間と人数を管理することにより、作業量が多いメンバーを特定できます。特定のメンバーに業務負担がかかっている場合、一部の業務を他のメンバーに割り振れば、チーム全体で生産性を上げられるでしょう。

2.進捗管理機能

進捗管理とは、日々の業務の進捗状況が予定から大幅にズレていないか確認し、適宜修正する作業のことです。進捗管理を徹底することで、納期を確実に守れたりビジネス機会の損失を防げたりするメリットがあります。

また、進捗状況をチーム内で共有すれば、業務のやり残しを防げます。たとえば、複数の業務を並行して進行する場合は、細かいタスクにやり残しが出てしまうことも少なくありません。チーム全体で管理できれば、抜け目なく業務を管理できます。

3.原価管理機能

原価管理とは、製品を製造するときに発生する原価を算出して目標値に届くようにコスト改善を行うことです。原価管理は、コストマネジメントとも呼ばれています。

原価管理するメリットは、無駄なコストを削減できることです。無駄なコストを削減して原価を抑えられれば、利益を増やせる効果が期待できます。また、利益と損失が分かれる損益分岐点も把握できるため、引き際を適切に見極めて判断できるメリットもあります。

4.品質管理機能

プロジェクト管理における品質管理とは、業務工程や成果物の品質を管理することです。クライアントや取引先が求める水準を満たすために、品質を保つ計画を立ててパフォーマンスを改善していきます。

業務で実施される作業を測定・監視・記録して、品質維持を目的とした要素の分析や、品質が下がった原因の調査の分析を行います。クライアントとの信頼関係にも影響を与えるため、プロジェクト管理において商品やサービスの品質維持には欠かせません。

5.タスク管理機能

タスク管理とは、プロジェクトで発生するタスクを可視化してチーム内で情報共有することです。各メンバーの進捗状況の遅れなどが一目瞭然であるため、チーム全体で抜け漏れを防止できるメリットがあります。

また、進捗が遅れている業務がある場合は手が空いているメンバーがサポートし、効率的にプロジェクトの完遂を目指せるのもポイントです。タスク管理によって効率的に仕事ができるようになると、無駄な残業時間を軽減できる効果も期待できます。

6.情報共有機能

情報共有機能とは、チーム内で円滑なコミュニケーションを取れる機能です。議事録などの資料を管理したり共有したりできるため、スムーズにプロジェクト管理を完結できます。

近年は働き方が多様化し、在宅ワークなど職場以外で仕事をするメンバーも少なくありません。情報共有機能があれば、パソコンやタブレット、スマホなど複数のデバイスからアクセスできるため、場所を問わず利用できます。セキュリティ面が強化され、社外に出したくない機密情報を安心して管理や共有できるのも魅力です。

7.ガントチャート作成機能

ガントチャートとは、各業務の進捗状況を管理できる表のことです。プロジェクトの開始日から完了日までの情報をツリー構造や帯状グラフチャートで表示します。ガントチャートを一目見れば、俯瞰的に進捗状況を把握することが可能です。

クライアントにプロジェクトの進捗状況を伝えるときにも役立ちます。またスケジュールやタスクの割り振りを変更する際に、スムーズに情報共有しやすいことも魅力です。

8.wiki機能

wiki機能とは、メンバー全員が把握しておくべき情報を共有する機能のことです。たとえば、部署情報は各部署が運用するサーバーや各メンバーのパソコンに保存されていることも少なくありません。他部署の社員からすると、どのような情報が保存されているのかが分かりづらく活用するのが困難な一面がありました。

しかし、wiki機能があればどのような情報を持っているか一目瞭然です。wikiに記載されていることを読めば、単独で問題を解決できるため業務効率化を実現できます。

プロジェクト管理の手法について詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。

プロジェクト管理の手法を活用しよう！種類の解説と成功のコツ

プロジェクト管理ツールは、必ず導入しなければいけないものではありません。製品によっては有料のものもあるため、導入すると導入費用や教育費用がかかります。しかし、プロジェクト管理ツールを導入することにより、得られるメリットが多いのも事実です。プロジェクト管理ツールで得られるメリットには、次のようなものがあります。

• 進捗状況を可視化できる
• 進捗状況を共有しやすい
• 進捗管理業務を効率化できる
• 多様な働き方に対応できる

それぞれのメリットを確認していきましょう。

1.進捗状況を可視化できる

プロジェクト管理ツールには、タスク管理やガントチャート作成など進捗状況を可視化できる機能が多く備わっています。チームでプロジェクトを遂行する際に、プロジェクト管理ツールを導入すれば、各メンバーの進捗率や完了期限などを把握することが可能です。

プロジェクトが予定どおりに進まないと納期に間に合わず、場合によってはクライアントとの信頼関係に亀裂が生じることもあります。一部のタスクに遅れが生じていることを把握できれば、迅速に対応できるためトラブル回避にも役立つのです。

2.進捗状況を共有しやすい

プロジェクトの進捗状況を共有しやすいのもプロジェクト管理ツールを導入するメリットです。従来は、1つの共有ファイルでメンバー全員のタスク管理を行うのが一般的でした。しかし、複数人が共有ファイルにアクセスして同時に編集をすると、負荷がかかり処理に時間がかかるといった問題が頻繁に起こります。

一方、プロジェクト管理ツールのほとんどは、オンラインで使用することが可能です。また、他のメンバーが編集した内容がリアルタイムで反映されるため、より迅速に情報共有できます。共有ファイルで起こりがちだった処理時間の問題も解決できるでしょう。

プロジェクト管理でのチケット活用方法を知りたい方は、こちらをご確認ください。

プロジェクト管理でのチケット活用方法とメリットデメリットを解説

3.進捗管理業務を効率化できる

プロジェクト管理ツールは、進捗管理業務を効率化できるメリットがあります。従来、プロジェクトの進捗を管理する場合、従来は日付やタスク名、進捗具合を入力するためのフォーマットを作成しなければいけませんでした。日々の進捗を入力することから細かいセル作業が発生し、各メンバーの作業負担が増えてしまう場合もあります。

また、分かりやすく伝えるために図形オブジェクトなどをフル活用すると、ファイルサイズや処理負荷が増えるといった問題も起こりがちでした。ガントチャート作成機能が備わるプロジェクト管理ツールを導入すれば、一から作成する手間を省けます。クラウド上で作業を進められるため、処理負荷の問題を解決することも可能です。

4.多様な働き方に対応できる

近年は働き方が多様化しており、在宅勤務やリモートワークなどの導入が進んでいます。しかし共有ファイルで進捗管理をする場合は、社内ネットワークへのアクセスが必要です。

職場以外で働くメンバーは、自身でネットワーク環境を構築するところから始めなければいけませんでした。プロジェクト管理ツールを導入すれば、複数のデバイスからアクセスできます。職場以外からでもネットワーク環境を構築せずにプロジェクトの状況を把握でき、多様な働き方に対応した環境を整えられます。

プロジェクト管理ツールは種類が豊富なため、どのように選べばいいか悩む方もいるでしょう。プロジェクト管理ツールを選ぶときに押さえておきたいポイントには、次のようなものがあります。

• 機能や操作性を確認する
• データの管理方法を確認する
• 多様な用途で使えるツールが多い
• 対応言語を確認して選ぶ
• 予算に合わせてツールを選ぶ

それぞれのポイントを確認していきましょう。

1.機能や操作性を確認する

プロジェクト管理ツールによって搭載される機能は異なるため、導入する際は必ず確認しましょう。ただし、多くの機能が搭載されているツールが自社に適しているとは限りません。

自社に必要ない機能が多く備わるプロジェクト管理ツールを選んでしまうと、操作が難しくなり使いづらさを感じてしまうこともあります。自社にはどのような機能が必要なのか、その点をしっかり考慮して適切なプロジェクト管理ツールを選ぶことが大切です。

操作が難しいプロジェクト管理ツールは、慣れるまでに時間がかかるためメンバーに負担をかけることもあります。各メンバーのITリテラシーを考慮して、全員が使いこなせるツールを選ぶことが必要です。

2.データの管理方法を確認する

プロジェクト管理ツールは、製品によってデータの管理方法が異なります。たとえば、データをクラウド上で管理したいならクラウド型がおすすめです。データをクラウドで管理できるため、チーム内で共有しやすいメリットがあります。

各メンバーのパソコンで管理したいなら、インストール型を選びましょう。インストール型はインターネット環境がなくても使えます。しかし、各メンバーのパソコンにインストールする必要があるため、初期費用やメンテナンス費用が高額になる場合が多いです。

3.多様な用途で使えるツールが多い

プロジェクト管理ツールは、有料プランと無料プランがあります。ただし無料プランは、使用するメンバーの人数や機能に制限がある場合が多いです。たとえば、「今後メンバーが増える可能性がある」「本格的にプロジェクト管理ツールを導入したい」といった場合には、多様な用途で使えるツールが多く搭載されているか確認しておきましょう。

4.対応言語を確認して選ぶ

プロジェクト管理ツールのなかには、海外で開発されており日本語に対応していない製品もあります。操作がシンプルに設計されており感覚的に使えたとしても、英語ができる人材がいない限り、不具合やトラブルが起きたときに迅速に対応できません。

プロジェクト管理ツールは日々利用するもののため、使いづらさを感じると業務に支障が出ることもあります。言語によるストレスを感じないように対応言語は確認して選びましょう。

5.予算に合わせてツールを選ぶ

プロジェクト管理ツールの費用はさまざまですが、基本的にはコストが高いものほど高機能であることが多いです。プロジェクト管理ツールを導入する場合、毎月支払う基本料金に加えて初期費用や教育コストがかかります。

操作が難しいツールを選ぶと、教育コストが予想以上にかかる場合もあります。基本料金だけでなく、初期費用、運用や教育コストを踏まえて自社に適したツールを選びましょう。

プロジェクト管理ツールは多くの種類があり、製品選びで迷うこともあるはずです。特に、有料プランを選ぶ場合は継続的なコストがかかるため、慎重に選ばなければいけません。ツールの比較ポイントには、次のようなものがあります。

• テンプレートの豊富さ
• ツールの利用範囲
• インターフェースの使いやすさ

それぞれのポイントを確認していきましょう。

1.テンプレートの豊富さ

タスク管理において重要なのは、細かい項目を設定して運用できるかどうかです。フォーマットを一から作成すると時間がかかるため、ツールに備わるテンプレートを使用したいと考える方も多いでしょう。しかし、テンプレートの数はツールによって異なります。状況に応じて適切にタスク管理できるように、テンプレートの豊富さを比較して選ぶのがおすすめです。

2.ツールの利用範囲

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、利用範囲も確認しましょう。たとえば、特定のプロジェクトだけにツールを導入したい場合は、ユーザー数によって課金される製品がおすすめです。継続的にツールを利用する場合は、今後ユーザー数やストレージ容量が多くなる可能性を踏まえて、ストレージ容量に対して課金される製品を選ぶのがいいでしょう。

3.インターフェースの使いやすさ

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、インターフェースの使いやすさを考慮しましょう。たとえば、リモートワークが多い職場の場合、メッセージ機能やチャット機能は見やすいものがおすすめです。社外の人が参加するプロジェクトでは、手戻りを回避するために話し合ったことや決まったことを確認できるツールを選ぶのがいいでしょう。

費用をできる限り抑えたい場合は、無料のプロジェクト管理ツールを選びましょう。無料といっても多くの機能が搭載されているツールがあるため、有料と同じように使えるものもあります。ここでは、無料で利用できるプロジェクト管理ツールを紹介します。

• グローバルで利用される『Jira』
• 大手企業で導入される『Asana』
• 現場と経営層から支持される『Wrike』
• Teamsと連携できる『Microsoft Planner』

無料のプロジェクト管理ツールを検討している場合は、製品選びの参考にしてください。

グローバルで利用される『Jira』

プロジェクト管理をワークフローやチーム連携で実現できる、アジャイルチーム向け開発ツールです。課題やダッシュボードによる情報共有やプロセスに合わせたワークフロー、検索機能、フィルター機能、レポート機能などが搭載されています。

大手企業で導入される『Asana』

プロジェクトとタスクを一元管理できる、ワークマネジメントツールです。チームをまたいでシームレスに仕事ができるワークフロービルダー機能やガントチャート作成機能、カレンダー機能、タイムライン機能、アプリと連携可能な機能などが搭載されています。

現場と経営層から支持される『Wrike』

圧倒的な分かりやすさと使いやすさで、現場と経営層から支持されるワークマネジメントツールです。世界中で2万社、国内で1,000社を超える企業が導入しています。タスク管理機能やガントチャート作成機能、カレンダー機能、タスクの依頼窓口となるリクエストフォーム機能などが搭載されています。

Teamsと連携できる『Microsoft Planner』

メンバーの作業を可視化して整理できる、Microsoftが提供するタスク管理ソフトウェアです。Microsoft 365と連携できるため、Microsoft Teamsを利用する方に適しています。

Plannerでは、タスク状況が自動的に円グラフや棒グラフで表示されることから、複雑なレポート作成は必要ありません。Microsoft To Do、SharePoint、Power Automateなど他のアプリと連携すれば効率よく管理できます。

また、Microsoft 365を利用すれば、Plannerを無料で利用可能です。Microsoft 365の料金プランを紹介するので、参考にしてください。

プロジェクト管理で運用ルールを決めるプロセスについて詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。

プロジェクト管理で運用ルールを決めるプロセスやメリット、ポイント

チームで業務を遂行するには、プロジェクトを適切に管理することが必要です。プロジェクト管理ツールを導入すれば、進捗管理やスケジュール管理などプロジェクトの進行に欠かせない管理業務を効率化できます。また、進捗状況などの報告もフォーマットで管理できるため、高精度な情報共有が実現可能です。

プロジェクト管理ツールは豊富な種類があり、製品選びに迷う方もいるでしょう。ここで紹介したツールの選び方やおすすめの製品を参考にして、自社に適したプロジェクト管理ツールを探してみましょう。

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