プロジェクト管理では項目が重要なポイントであるものの、あまり注視はされにくいでしょう。この記事では、プロジェクト管理における項目の意味と管理の流れ、成功に導くポイントを解説します。
項目と関連する管理の流れを理解して、実際のプロジェクトで活用しましょう。
はじめに、プロジェクト管理で重要となる「項目」とはどのようなものか、基礎知識として以下のことを解説します。
プロジェクト管理の重要な要素の1つである項目の概要についてチェックしていきましょう。
なお、プロジェクト管理とはどのようなものなのか、管理に必要なスキルなど、さらに詳しい内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実践方法と管理ツール選び
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
項目がプロジェクト管理で重要な要素の1つであるといわれている理由は、項目によってそれぞれのプロジェクト管理業務を理解できるようになるためです。
たとえば、プロジェクト初期計画書や状況報告書、完了報告書に書かれている項目をチェックします。その項目の意味や定義、用途、重要度などを掘り下げていくと、プロジェクト管理の現状と今後どうしたいのかが理解できるようになるのです。
「PMBOK」とは、プロジェクトマネジメントのノウハウや手法をまとめたものです。現在の世界標準として広く活用されているこのPMBOKには、項目に関する定義があります。
PMBOKにおける項目とは、10個ある知識エリアやそこに至るまでのプロセスに関する管理項目のことです。管理項目には、要員管理やコミュニケーション管理、リスク管理、スコープ管理、調達管理、ステークホルダー管理の6つの項目があります。
プロジェクトの計画を立てる際に必要となる項目について、例を挙げていきましょう。プロジェクトで必要な項目の例は、以下のとおりです。
これらの内容をさらに詳しくした項目を洗い出します。
管理ツールを活用する場合には、使いやすいツールを使って効果的にプロジェクトを管理しましょう。
管理ツールを選択する際には、項目の柔軟性も大事です。必要な項目を追加できる機能が付いているか否かをチェックし、自社にとって使いやすいアプリを探しましょう。
なお、エクセルを用いてプロジェクトを管理する方法について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト管理をエクセルで行う方法とツールを使うべき場合を解説
プロジェクト管理の4つの流れと項目をチェック |
プロジェクト管理には4つの流れがあります。その流れと、流れにおいて必要となる項目をチェックしていきましょう。プロジェクトを管理する際の流れは以下のとおりです。
なお、プロジェクト管理の手法についてさらに詳しい内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
まずはプロジェクトを立ち上げます。このとき、プロジェクトマネージャーはプロジェクトをおこなう目的をはっきりとさせ、具体的なゴールを設計しましょう。
はじめにプロジェクト全体のゴールを決定しておくと、適切なマイルストーンを設定しやすくなります。
ゴールがはっきりとしていないと後々迷ってしまうケースが出てくるため、プロジェクトを立ち上げる時点で明確なゴールを決定しておくようにしましょう。
つづいて、プロジェクト管理のために必要な項目を設定し、計画書を作成します。ここで必要な項目とは、プロジェクトを進める目的やゴール、業務対象の範囲、コスト、スケジュール、リスク、品質などです。
また、ステークホルダー管理や調達管理などもこれらの項目に含まれます。プロジェクトの工数や進捗管理をおこなう方法についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
計画書を作成したならば、いよいよプロジェクトを実行に移していきます。プロジェクトの実行段階では、項目ごとに進捗状況と結果を確認しましょう。
プロジェクトとは多くのステークホルダーが関係するものであるため、関係者間で情報を共有できるように、常に全員が最新の情報にアクセスできる環境を整えます。もちろん環境を整えるだけではなく、進捗に合わせて情報を更新することも重要です。
最後にプロジェクトを振り返り、次のプロジェクトに向けて改善できるポイントを見つけていきます。
想定外に起こったトラブルや、そのトラブルに対してどのように対処したかなどは、次回のプロジェクトでも役立つ情報です。次のプロジェクトに向けて有用な情報を収集し、記録として残しておくようにしましょう。
次のプロジェクトを想定し、参考になることや注意すべきことを報告書に記述したところで1つのプロジェクトが終わります。
プロジェクト管理を成功に導く4つのポイント |
プロジェクト管理を成功に導くためには、主に4つのポイントが挙げられます。そのポイントとは以下のとおりです。
それぞれのポイントについて、詳しくチェックしていきましょう。
プロジェクト管理を成功に導く1つ目のポイントは、情報を共有してすぐに反映させることです。
プロジェクトをスムーズにおこなうためには、関係者間で必要な情報を共有し、共有された情報を適切に管理しなければなりません。
そのためには、必要なコミュニケーションをおこなうことはもちろんのこと、全員がさまざまなドキュメントを共有することが重要です。変更があった際には、すぐにドキュメントに反映させることを徹底しましょう。
2つ目のポイントは、プロジェクト全体と項目ごとに予算をわけて、しっかりと予算管理をおこなうことです。プロジェクトの実行においては、目的を達成することだけにとらわれず、予算の範囲内でおさめることが重要だといえます。
プロジェクト管理をおこなう場合には、計画した予算と実際のコストとの差を確認しつつ、柔軟な姿勢でプロジェクトを進めていくようにしましょう。
3つ目のポイントは、ステークホルダーの管理をおこなうことです。プロジェクトには多くの関係者がいます。一人ひとりの能力や性格を把握し、偏りや無駄がないように作業を割り振らなければなりません。
また、関係者ごとに割り振られているタスクを確認し、常に進捗状況をチェックすることも重要です。遅れているタスクがある場合には、状況に応じて臨機応変に対応しましょう。
4つ目のポイントは、プロジェクトで必要な工程を細分化してタスク管理をおこなうことです。
プロジェクトを進行させていくにあたってさまざまなタスクを実行することになるため、プロジェクト管理をおこなう際は全工程を把握して対応する必要があります。作業を細分化し、いつまでに誰がどのようなタスクを実行するのかを理解できるようにしましょう。
まとめ |
プロジェクトの計画を立てる際に必要となる項目は、プロジェクトを進める目的やゴール、業務対象の範囲、コスト、スケジュールなどさまざまです。プロジェクトの管理ツールを選択する際には項目の柔軟性を考慮することも重要であるため、選ぶ際のポイントの1つとして覚えておきましょう。
プロジェクト管理の4つの流れや成功に導くためのポイントも参考にしてしっかりと管理をおこない、プロジェクトを成功に導きましょう。
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