プロジェクト管理の効率化には、運用ルールを決めておくことがおすすめです。この記事ではプロジェクト管理における運用ルールの決定プロセスやルールがあることによるメリット、決定するポイントを解説します。これらの内容をしっかりと理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
プロジェクト管理で運用ルールを決定する3つのプロセス |
プロジェクト管理で運用ルールを決定する際のプロセスは、以下のとおりです。
どのように決定するのか、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
なお、プロジェクト管理自体について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
運用ルールを決定する際は、全体の内容をまとめた要件定義書を作成します。要件定義書とは運用要件定義書とも呼ばれており、プロジェクト実施前にまとめる最終的な書類のことです。
プロジェクトの概要や達成すべき目標、実現させる方法、発生する業務の工数、完了後の業務フローなどの項目をまとめます。要件定義をおこなう段階では、その後のあらゆる可能性を考慮するようにしましょう。
プロジェクトの工数や項目についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
プロジェクト管理の項目は重要な要素！概要と管理の流れ、ポイント
運用フロー図や作業カタログの作成も、運用ルールを決定する際におこなう重要なプロセスのひとつです。
運用フロー図は、全体の流れをメンバー間で情報共有できるように図解するために作ります。とくに「作業者」や「作業タイミング」、「作業内容」についてははっきりと記載しておきましょう。
運用フロー図の作成と同時に、作業する人がわかりやすいようにタスクを記載した作業カタログも作成します。
運用ルールを決定する際には、具体的な運用手順書も作成しましょう。運用手順書はマニュアルの役割を担っており、現場のスタッフが見て手順を確認します。
わかりにくい言葉に注釈を加えることや専門用語を避けること、チェックリストを添付すること、図表や写真などを活用することなど、誰が見ても理解しやすい工夫をするようにしましょう。
運用ルールを作ってプロジェクト管理するメリット4つ |
事前に運用ルールを作っておくことには、以下のとおり4つのメリットがあります。
プロジェクト管理をおこなっていると、さまざまな問題が発生することがあるものです。しかし運用ルールがあることで、問題やミスが発生しづらくなります。
それでは、運用ルールを作るメリットについて、詳しくチェックしていきましょう。
事前に運用ルールを作っておくことで、業務の属人化を防止できます。運用ルールがない場合、それぞれの経験や技術にもとづいて対応することになるため、業務の属人化に繋がってしまう可能性があるのです。
業務の属人化が起こると引き継ぎやほかの人によるフォローが難しくなるため、それがプロジェクト管理におけるリスクとなってしまいます。
また、実際に作業をおこなっているスタッフたちによって暗黙の了解のようなルールができてしまう恐れもあるでしょう。暗黙の了解がある状態では、ミスが発覚した場合のリカバリーがしにくくなってしまいます。
運用ルールを作成しておくと、プロジェクト管理と現状把握が容易になることもメリットのひとつです。スケジュールや業務の進捗、コストなどを随時把握しておくことは、プロジェクト管理における重要なポイントといえます。
運用ルールの作成によって管理項目が統一できるようになり、現状を把握しやすくできるのです。
現状が理解できれば生産性の向上や業務効率化をはかることや、トラブルを早期に発見しやすくもなるため、運用ルールの作成は大切といえるでしょう。
ミドルマネジメントとは、トップマネジメントとロワーマネジメントの中間に位置するマネジメントです。中間管理者層とも表現されます。
該当する主な役職は、支店長・工場長・本部長・部長・課長などです。ロワーマネジメントで紹介した係長をミドルマネジメントに分類することもできます。
ミドルマネジメントの主な役割は、現状報告や計画立案などによりトップマネジメントをサポートすることや、ロワーマネジメントの指揮管理や育成をすることです。いわば、最高経営陣と現場の橋渡し役といえるでしょう。
また、プレイングマネージャーとしての役割を期待されることもあります。一方で、経営に対する責任を負わない点も特徴のひとつです。
業務フローを見える化できるというメリットもあります。見える化によって現状が把握できるようになるため、もしもトラブルが発生した場合でも共通したプロセスでスムーズに対応しやすくなるでしょう。また新人を教育しやすくなり、即戦力化に役立つというメリットもあります。
業務フローを見える化するためには、プロジェクト管理ツールがおすすめです。プロジェクト管理ツールやチケットの活用についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクト管理でのチケット活用方法とメリットデメリットを解説
なお、monday.comはプロジェクトマネジメントツールでアワードを受賞しています。
詳細はこちらの記事を参考にしてください。
プロジェクト管理の運用ルール作成における3つのポイント |
プロジェクト管理の運用ルールを作成する際は、以下の3つのポイントに気を付けましょう。
気を付けるべきこれらのポイントについて、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
プロジェクト管理に必要なスキルやおすすめの手法とはどのようなものかを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
プロジェクト管理の運用ルールを作る際は、ゴールと役割分担を明確にしましょう。達成したい目的があやふやな状態では、スケジュールの設計やコストの把握、スタッフの配置が適切にできなくなってしまいます。
プロジェクトをスムーズに管理するためには、役割分担も重要です。簡単なタスクから専門性が高いタスクまでさまざまなものがあるため、プロジェクトの全体像や人材ごとのスキルを理解したうえで適切に配置する必要があります。
ツールやメールなどで連絡する場合のルールも、プロジェクト管理の運用ルールを作成する際に決めておきましょう。
メールの件名や送るタイミング、送付先、結論から述べることなどのコミュニケーションの指針をあらかじめ決めておきます。これにより、どのメールが当該プロジェクトのものなのかがわかりやすくなり、伝達ミスを防止する効果が期待できるでしょう。
プロジェクト管理ツールで連絡するのであれば、その運用方法も一緒に決めて共有しておくことをおすすめします。
なお、プロジェクト管理で使えるツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。プロジェクトのスムーズな管理のために活用できる専用ツールやGoogle Workspace、Slack、エクセルについてそれぞれの記事で解説しています。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
プロジェクト管理で使えるGoogle Workspaceを解説
プロジェクト管理に活用できるSlackとは？メリットやデメリット
プロジェクト管理をエクセルで行う方法とツールを使うべき場合を解説
会議や完了報告のルールも定めておくのがおすすめです。会議の目的や場所、日時、参加者、会議内での役割分担、時間配分などをあらかじめ決めておくと、無駄のないスムーズな会議にできます。
会議をする際は、円滑な進行ができるように会議の日程や内容をまとめたアジェンダを作成するといいでしょう。
進捗把握のためにおこなう完了報告も、報告の方法を定めるとともに報告書に記載する項目や提出場所など、ルールを作っておくのがおすすめです。これらのルールを決定したならば、忘れずに運用ルールに記載しましょう。
まとめ |
プロジェクト管理で運用ルールを決定する際は、以下のプロセスでおこないます。
事前に運用ルールを作っておくと、業務の属人化を防止できることや管理と現状把握が容易になること、引き継ぎや途中参加がしやすくなること、業務フローを見える化できるなどのメリットがあります。
運用ルール作成における3つのポイントも確認し、スムーズにプロジェクト管理ができるようにルールを活用しましょう。プロジェクト管理を効率的におこなうならば、プロジェクトマネジメントツールとしてアワードを受賞しているmonday.comの活用がおすすめです。
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