プロジェクト管理をスムーズに行うためには、アプリを活用するのがいいでしょう。多くのメリットが考えられるからです。しかし多種多様なアプリが存在し、選択は簡単ではありません。プロジェクト管理アプリのメリットと失敗しない選び方、お勧めアプリを解説します。
目次
プロジェクト管理アプリとは？ |
プロジェクト管理アプリとは、プロジェクトの目的を達成するために開発されたアプリケーションのことです。有料のものと無料のもの、クラウド型とインストール型など、さまざまな形態のアプリがあります。
プロジェクトの管理においては幅広い業務が存在するため、アプリの提供するサービスもさまざまです。ここではプロジェクト管理アプリの定義とプロジェクト管理アプリが必要な理由を解説します。
プロジェクト管理アプリとは、プロジェクトを効率的に管理するためのアプリケーションのことです。プロジェクトメンバーのスケジュール管理やタスク管理、コミュニケーションツールなど、それぞれの目的はさまざまですが、プロジェクトの目的達成のためのものという点では共通しています。
プロジェクト管理においては幅広い業務が存在するため、さまざまなシチュエーションに合ったアプリが数多く開発されています。
プロジェクト管理アプリが必要な理由は、プロジェクトの規模が大きくなった場合や複数のプロジェクトが同時に進行した場合でも、アプリを活用することによってプロジェクトを円滑に遂行できることです。
プロジェクト管理アプリを使うことにより、メンバーの仕事の進捗状況が可視化され、メンバー全員で共有されます。スケジュール管理やタスク管理の効率化、コミュニケーションの円滑化など、さまざまなプラス効果を期待できるでしょう。
プロジェクトの目的を達成するうえでも、プロジェクト管理アプリの効果的な活用がポイントになると考えられます。
プロジェクト管理アプリとして世界的に高い評価を得ているのが、『monday.com』です。
monday.comならプロジェクトを計画通り遂行するためのタスクやチャット、スケジュール、プロジェクトなどを一元管理でき効率的ににサポートします。
プロジェクト管理アプリの3つのメリット |
プロジェクト管理アプリを活用するメリットは、アプリの役割や使用されるシチュエーションによってさまざまです。しかし、プロジェクトを進行していくうえでの代表的なメリットは、以下の3つにまとめることができるでしょう。
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクト管理アプリを使う大きなメリットは、進捗状況の把握が容易になることです。特にプロジェクトの規模が大きな場合や、同時に複数のプロジェクトを担当している場合には、このメリットが効いてきます。
仕事がどこまで進んでいるかを可視化して共有することによって、問題が生じた場合の対策も立てやすくなるでしょう。スケジュール設定とその変更、タスク管理の優先順位の決定などを迅速に共有できるため、プロジェクトを進める指標の明確化も期待できます。
プロジェクト管理用アプリのコミュニケーションツールを活用することで、メンバー間の意志疎通の円滑化が期待できます。コミュニケーションツールにはクラウド上で使えるものが多いため、使用する場所も選びません。
プロジェクトがリモートワークによって行われる部分がある場合には、コミュニケーション不足の解消という効果もあるでしょう。
1番目に挙げたプロジェクトの進捗状況の把握が容易になるというメリットとも関わるもので、作業の進行具合が可視化して共有されることによって行うべきことが明確になり、作業の効率化を図れます。
プロジェクト管理アプリを使うことで、データの入力や分析が容易になり、作業工程を削減できるため、業務の効率化を達成できるでしょう。
プロジェクト管理とアプリの連携の詳細について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
プロジェクト管理アプリの代表的な3つの機能 |
プロジェクト管理アプリにはプロジェクトの幅広い業務に対応するために、さまざまな機能が搭載されています。その中でもよく使われている代表的な機能は以下の3つです。
これら3つの機能の詳細は、搭載されている管理アプリによって異なる部分もありますが、大枠としては共通する部分がかなりあります。それぞれの基本的な機能について解説しましょう。
プロジェクト管理におけるタスク管理とは、単なるToDoリストとは異なり、タスクのスタートからゴールまでを管理する機能のことです。タスクごとに内容の詳細や担当者名、期限などを入力して管理します。
カスタマイズ可能なラベルをつける機能、コメントを付ける機能など、便利な機能が搭載されているものが一般的です。ラベルごとに管理することによって、よりわかりやすい視覚化が可能になります。
プロジェクトを進行するうえでメンバー間のコミュニケーションは不可欠となるため、プロジェクト管理アプリには、チャット機能が搭載されているものが多くあります。チャット機能は、ほかの機能と連動することによって使い勝手が向上する機能です。
たとえば、タスク管理にチャット機能がついていれば、何か問題があった場合にチャットによって迅速に確認を取ることができ、タスク管理がスムーズになるでしょう。チャットによるファイル共有や検索機能を持った管理アプリもあります。
3.ガントチャート
ガントチャートは、スケジュール管理や工程管理などでよく使われている機能です。基本的には横軸に日程、縦軸に作業内容を示すことによって、プロジェクトの部署別やメンバー別に作業内容と期間の視覚化が可能になります。
プロジェクトのタスクを時系列で整理できる、タスクの依存関係が明確になる、メンバー間で進捗状況を共有できるなどの効果が期待できる機能といえるでしょう。
プロジェクト管理アプリの4つの選び方 |
プロジェクト管理アプリは、種類も数もたくさんあります。どのサービスを導入するかを検討するうえでは、まず使う環境やシチュエーションを把握することが必要でしょう。
プロジェクト管理アプリ選びのポイントは以下の4つです。
それぞれのポイントを詳しく解説します。
プロジェクト管理アプリを導入する際には、クラウド型かインストール型かを確認することが必要です。管理するデータをクラウドで保存するのか、自社内にシステムを構築して社内サーバに保存するのか、使用環境によって選ぶべきアプリが異なります。
クラウド型は、インターネット環境があればどこでも使えることがメリットです。ただし、セキュリティ対策をしっかり施す必要があること、インターネット環境がなければ使えないことがデメリットといえるでしょう。
インストール型は社内での管理となるため、セキュリティ対策はとりやすくなりますが、外部との連携が難しくなる場合があります。プロジェクト管理アプリを導入する前にクラウド型かインストール型か、使用環境を確認しましょう。
プロジェクト管理アプリの導入にあたって、コストは大きなチェックポイントです。プロジェクト管理アプリは、一般的に一部の機能が制限された無料版とすべての機能を使える有料版に分かれているため、まずは無料版を試す方法もあるでしょう。
コストをいくらかけられるのかを念頭に置いて選ぶ必要があります。無料版と有料版を組み合わせるやり方もあるでしょう。また有料版の中にもいくつかのプランが選択できるものもあるため、プランの詳細を確認することも必要です。
また、導入コストのほかに運用コストや教育コストがかかる場合もあります。トータルでどれくらいかかるのかを試算したうえで、プロジェクト管理アプリの導入を検討してください。
プロジェクト管理アプリを選ぶ際には、どのような機能があるのかを確認することが必要です。製品によってタスク管理がしやすい、ガントチャートが使いやすい、チャット機能が充実しているなど、それぞれ機能の特徴に違いがあります。
機能とともにプロジェクトのメンバーが利用することを想定し、使いやすさも考慮するといいでしょう。プロジェクト管理をする過程でどのような機能が必要であるかを見定め、使い方にあったプロジェクト管理アプリを選んでください。
プロジェクト管理アプリの多くは、プランによって利用範囲や制限が定められています。たとえば、チャット機能にしても参加人数が20人まで、50人まで、100人までといったように定められているのが一般的です。
データの保存容量やグループ数が定められているケースもあるでしょう。どれくらいの規模のプロジェクトで活用するのか、複数のプロジェクトを同時に管理することはあるのか、実状と照らし合わせる作業が必要です。
利用範囲や制限を確認したうえで、導入する管理アプリを選択することをお勧めします。
プロジェクト管理お勧めアプリ5選 |
プロジェクト管理アプリは、プロジェクトの管理を効率化するという目的は共通していますが、それぞれ搭載されている機能が異なります。実際のプロジェクトでの活用の仕方と、アプリの特徴を照らし合わせる必要があるでしょう。
代表的なプロジェクト管理アプリは以下の5つです。
それぞれの特徴を詳しく解説します。
Trelloは世界各国の企業やチームで導入されているプロジェクト管理アプリで、ユーザーの数が2,000万人を超えています。ボード・リスト・カードを使うことで、さまざまな商法を柔軟に管理できる点が大きな特徴です。
チームワークの成長に応じて、より多くの機能を追加したりカスタマイズしたりして拡張できます。スケジュールや進捗状況の確認、ファイル共有などの管理を1つの画面で行えるため、一元的な管理が可能です。
必要な情報を直感的かつ視覚的に把握できます。ボード数に制限があるものの、豊富な機能を備えていながら無料で使える点もプラスポイントです。
一定の期間無料で使ってみて、気に入ったならばより高機能な有料版に移行する選択肢もあるでしょう。
Backlogは、ソース管理が可能なクラウド型のプロジェクト管理アプリです。国内の企業で業種を問わず、幅広く利用されています。簡単に作成することができるガントチャートや、マイルストーンによって作業の進捗状況を視覚化できる点が特徴的です。
課題管理機能を使うことによって、優先課題の割り振り設定ができます。カンバンボード形式によるToDoリストやGit連携などに対応しており、多機能なプロジェクト管理アプリといえるでしょう。
ユーザー数10人以内という人数制限と一部の機能制限はありますが、フリープランの利用が可能です。
Wrikeは設定したタスクを細かく分けて進捗管理できる、クラウド型のプロジェクト管理アプリです。プロジェクトの業務データをダッシュボードにまとめておくことで、視覚的な管理ができます。
プロジェクトのどのタスクにどれくらいの時間を要したか、という工数管理レポートを自動的に作成する機能を備えている点も特徴的です。工数管理レポートを活用することで、プロジェクトを効率化する効果も期待できるでしょう。
Wrikeはスマートフォンにも対応しています。iPhoneとAndroidの両方で利用可能であり、社内外を問わずにスムーズなやり取りが可能です。5名までという機能制限つきの無料プランがあるため、無料からスタートしてみるやり方もあるでしょう。
Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアであり、自由にダウンロードして利用できる点が大きな特徴といえます。Redmineの中核を担っている機能はチケットです。やるべきタスクをチケットに登録することによってタスクを管理します。
チケットはガントチャートやカレンダーなどで表示でき、さまざまなカスタマイズができるため、自由度の高いアプリといえるでしょう。
完全に無料で使用することができ、パソコンやスマートフォンでも利用可能です。基本的にはエンジニア向けのツールとして開発されているため、慣れるまではある程度の時間が必要になると考えておいたほうがいいでしょう。
monday.comは多機能で自由度の高い、クラウド型のプロジェクト管理プラットフォームです。チームにおけるタスクやプロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットなどを一元管理できます。
大きな特徴となっているのは、ほかのプロジェクト管理アプリと比較した場合に、圧倒的に多機能であることでしょう。カスタマイズ性が高く、さまざまな機能を自在に組み合わせられます。ほかのツールとの連携が簡単にできることも特徴の1つです。
monday.comを使用しているチームの事例に基づいた200以上のテンプレートから選ぶことで、理想的なワークフローをわずか数分で作れます。127,000以上の企業が導入していることからも、使い勝手の良さがわかるでしょう。
最新のMacアプリはこちらからダウンロードできます。
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まとめ |
プロジェクト管理アプリとは、プロジェクト管理を効率的に行うために開発されたアプリのことです。プロジェクト管理アプリを活用することによって、さまざまなメリットが期待できます。
主なメリットとして考えられるのは、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できる、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションが円滑になる、作業の効率化を実現できるという3点です。
プロジェクト管理を効率的に行うために、プロジェクト管理アプリの導入をお勧めします。導入に際しては、プロジェクト管理アプリの機能や環境を確認することが必要です。
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プロジェクト管理に関連するものとしては、以下の記事を参考にしてください。
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