プロジェクトのスケジュールを適切に管理すると進捗状況を把握しやすくなり、スムーズに業務を進められます。そこで本記事では、プロジェクトのスケジュール管理のメリットや手順について解説します。管理する手順や方法も紹介するので、併せて参考にしてください。
目次
プロジェクトのスケジュール管理とは |
プロジェクトのスケジュール管理とは、プロジェクトを成功させるために必要なタスクを洗い出したり、リソースを確保したりすることです。スケジュールを管理することで、いつまでにどのような業務を遂行すればいいのかを把握しやすくなります。
また、適切にスケジュール管理を行っていると予定どおりに業務を遂行しやすくなるため、期日に間に合わないといったトラブルも防ぎやすくなるでしょう。
なお、プロジェクトに関する詳細については、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトとは目標達成のための業務│定義や成功のポイントを解説
プロジェクトマネージャとは？仕事内容や必要スキル、関連する資格
プロジェクト名の決め方が成否を左右する？命名の基準や方法を解説
なお、monday.comはプロジェクトに応じたスケジュール管理が行えるため、進捗状況を把握しやすくなります。
詳細は、以下をご覧ください。
プロジェクトのスケジュール管理のメリット2つ |
プロジェクトのスケジュール管理を行うメリットは、主に以下の2つです。
プロジェクトのスケジュール管理を行うことで、今どのようなタスクに取り組むべきなのかを把握しやすくなります。チーム内で情報を共有すれば、より状況を判断しやすくなるでしょう。ここでは、プロジェクトのスケジュール管理を行うメリットについて解説します。
なお、プロジェクトの予算管理についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトの予算管理とは？実施の流れやポイント、おすすめツール
プロジェクトのスケジュール管理を行えば、無駄な時間を削減できます。プロジェクトを遂行するために必要なタスクがすべて管理されているため、いつまでにどのような作業を実施すべきかを事前に把握できるからです。
あらかじめ「どのタスクで」「どれくらいの時間を使うのか」が明らかになっていると、無駄な時間を過ごすことも少なくなるでしょう。
プロジェクトのスケジュール管理を行うことで、作業の進捗を把握しやすくなります。明確なスケジュール管理がされていれば、プロジェクトの進捗状況がすぐにわかるでしょう。
そのため、プロジェクトに関わるすべてのメンバーが状況を把握でき、業務が円滑に進みます。また、プロジェクトがうまく遂行していないときは、早急に問題点を突き止められるのもメリットのひとつです。
プロジェクトのスケジュールを管理する5つの手順 |
プロジェクトのスケジュールを管理する手順は、以下の5ステップです。
それぞれの手順について詳しく解説します。
なお、プロジェクトを遂行するうえで重要なプロジェクト憲章や体制図についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト憲章とはプロジェクトの企画書のこと。必要性や記載事項を解説
1.プロジェクトのゴールを共有する
プロジェクトのスケジュール管理を行う際は、まずゴールを設定し、メンバー間で共有しましょう。プロジェクトの責任者だけがゴールを把握していても意味がありません。メンバー全員で情報を共有することで、適切なスケジュール管理が行えます。
また、ゴールを設定する際は、何をどのように実現したいのかなどを具体的に決めておくのがポイントです。
なお、プロジェクトの振り返りに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトの振り返りを効果的におこなう手法！目的や注意点を解説
ゴールが決まったら、プロジェクトに関わるすべてのタスクを洗い出しましょう。タスクに漏れがあるとスケジュールの再調整が必要になるケースもあるため、抜け漏れなく洗い出すことが重要です。
また、タスクを洗い出したら「タスクは重複していないか」「本当にすべてのタスクを洗い出せたか」などをチェックするといいでしょう。
タスクの洗い出しが終わったら、タスク同士の関係性を明確にしましょう。例えば、同時進行することで効率よく業務を進められるタスクは、まとめて管理するのがおすすめです。
また、Aのタスクが終わらなければBのタスクを遂行できない場合も、一緒に管理しておくとスケジュール調整がしやすくなります。タスクの関係性を明確にしておくことで、優先すべきタスクも判断しやすくなるでしょう。
4.スケジュールを決める
タスク同士の関係性が明確になったら、スケジュールを決めていきましょう。スケジュールを設定する際は、想定される所要時間よりも余裕を持たせることが重要です。
タスクを詰め込みすぎると緊急時に対処できなくなるおそれがあります。何らかのトラブルが発生した場合でも、速やかに対応できるようにスケジュールを設定することがポイントです。
5.スケジュールに合わせてプロジェクトを実行する
スケジュールが決まったら、プロジェクトを実行します。プロジェクトを遂行するなかで、想定外のトラブルが発生することは珍しくありません。急なスケジュール変更も起きるでしょう。
その際、プロジェクトへの影響を最小限に抑えるためにも、問題点を早急に把握して適切な対応を取ることが重要です。プロジェクトの進捗状況を共有しながら、業務を進めていきましょう。
プロジェクトのスケジュール管理方法 |
プロジェクトのスケジュール管理方法は、主に以下の3種類です。
プロジェクトのスケジュールは、メンバー間で共有できるように適切に管理しなければいけません。また、スケジュール管理方法によって特徴が異なるため、それぞれの違いを理解しておくことが大切です。ここでは、プロジェクトのスケジュール管理方法について解説します。
スケジュール管理方法の1つ目は、エクセルです。エクセルはテンプレート機能があるため、スケジュールをカレンダーで表記したり、ToDoリストで管理したりとプロジェクトに合わせたスケジュール管理を行えます。
また、普段から社内でエクセルを使用していれば、新たな導入コストがかからない点も大きなメリットといえるでしょう。ただし、他のメンバーが編集作業をしていると、情報更新できない点に注意が必要です。
スケジュール管理方法の2つ目は、ガントチャートです。ガントチャートとは、スケジュールを棒グラフで示した表のことです。
ガントチャートの左側には「作業内容」「期日」「担当者」などを記載しておき、横軸部分でスケジュール管理を行います。表を用いてスケジュールを管理するため、視覚的にも把握しやすくなるでしょう。
3.管理ツール
スケジュール管理方法の3つ目は、管理ツールです。管理ツールを用いれば、最新の進捗状況をいつでも確認できます。メンバー間での情報共有がしやすく、問題が生じたときも素早く対応可能です。
機能性の高いツールを選べば他のツールと連携できたり、コミュニケーションが取れたりと、より円滑に業務を遂行できるようになるでしょう。
プロジェクトのスケジュールを管理する際の注意点 |
プロジェクトのスケジュールを管理する際の注意点は、以下の3つです。
プロジェクトのスケジュール管理といっても、ただ期日から逆算すればいいわけではありません。うまく管理するためにはメンバー間で最新の情報を共有しながら、業務を進めていくことがポイントです。ここでは、プロジェクトのスケジュールを管理する際の注意点について解説します。
プロジェクトのスケジュール管理を行う際は、メンバー間で情報を共有しましょう。メンバーそれぞれがタスクの進捗状況を把握できていないと、プロジェクトが順調に進んでいるのか判断できません。情報を共有していないことで、スケジュールのズレが生じる可能性もあります。
メンバーには常に最新の情報を共有してもらい、現状を把握することが重要です。
プロジェクトのスケジュール管理を行う際は、いつでも最新の情報を確認できるようにしておきましょう。例えば、スケジュールが更新されたとき、リアルタイムで確認できないとタスクの遅延につながるかもしれません。
「今誰が何の作業を行っているのか」をいつでも確認できるようにすることで、適切なスケジュール管理が行えます。
プロジェクトのスケジュール管理を行う際は、各タスクにかかる時間も把握しておきましょう。タスクごとにかかる時間を想定しておくと、よりスムーズにスケジュール管理を行えます。
日々業務を行う際は、タスクを完了するまでにかかった時間を計っておくのがおすすめです。想定よりも時間がかかった場合は、原因を突き止めることでより正確な想定時間を算出できるようになります。
プロジェクトのスケジュール管理には『monday.com』がおすすめ |
プロジェクトのスケジュール管理には、monday.comがおすすめです。monday.comであればカスタマイズ性が高いため、プロジェクトに応じたスケジュール管理ができます。例えば、チーム内のタスクを時系列で確認したい場合は、タイムラインを使用することで視覚的にも確認しやすくなります。
また、タスクの進捗状況を一目で把握できるようにラベルを付けたり、他のボードと連携しながら管理したりが可能です。monday.comを活用すれば、プロジェクトのスケジュール管理が行いやすくなるでしょう。なお、monday.comはプロジェクトマネジメントツールでアワードを受賞しています。
まとめ |
プロジェクトのスケジュール管理を行うことで無駄な時間を削減したり、作業の進捗を把握しやすくなったりします。プロジェクトを始める前には必要なタスクを洗い出して、スケジュールを適切に管理するのがおすすめです。
世界10万社以上で選ばれているmonday.comは、業界・職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。
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