プロジェクトの予算管理を効率的におこなうためには、ツールの活用がおすすめです。この記事ではプロジェクトの予算管理とその方法、ポイント、おすすめのツールについて解説します。予算管理をおこなう方法を理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
プロジェクトにおける予算管理とその課題 |
はじめにプロジェクトにおける予算管理の基礎知識として、以下のことを解説します。
それぞれの基礎知識を確認し、プロジェクトにおける予算管理を理解していきましょう。
そもそもプロジェクトとはどのようなものなのか、詳しい内容を知りたい方は以下をご覧ください。
プロジェクトとは目標達成のための業務│定義や成功のポイントを解説
プロジェクト名の決め方について知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト名の決め方が成否を左右する？命名の基準や方法を解説
プロジェクトにおける予算管理とは、売上やコストを想定していた計画と、実績との差分をなくすためにおこなう活動のことです。プロジェクトの予算には金銭的なものだけではなく、リソースも含まれています。
費用の総額やその用途、期限を詳細に定めたものであり、より効果的にリソースを使えるようにするための計画を立てます。
予算計画を立てて管理していくと、プロジェクトで起こりがちになる予算超過やリソース不足の可能性を削減可能です。また、予算計画を事前に策定することにより、作業範囲がはっきりしてコスト管理を適切におこなえます。
プロジェクトで管理する予算の種類を大きく分類すると、売上予算や経費予算、外注費予算、工数予算の4つです。以下では、予算管理に必要なそれぞれの項目を解説します。
＜売上予算＞
見積もりにもとづいたある程度確度の高い見込みの売上です。未回収リスクを減らすためには、いくつかのフェーズごとに分割して支払ってもらえるように交渉すべきでしょう。
＜経費予算＞
プロジェクトの進行のためにかかる経費のことです。開始時に想定予算を登録しておき、経費が必要となった時点ごとに実績を登録しましょう。経費予算として登録する内容には「交通費」や「接待交際費」、「出張費」などがあります。
＜外注費予算＞
業務を外注する場合に必要となる費用のことです。発注先が決まっている場合にはプロジェクトの初期段階に正確な値を登録します。委託先や業務内容が決まっていない場合でも、過去の実績を参考におおよその金額を予算として登録しましょう。
＜工数予算＞
工数にかかる費用のことです。明確にしづらい部分であるため、毎日工数の実績を登録するようプロジェクトメンバーに促すことが望ましいでしょう。
プロジェクトの予算管理については起こりがちな問題点があり、スムーズに管理できないケースがあります。プロジェクトの予算管理に関して起こりがちな課題は、以下のとおりです。
プロジェクトにおける予算管理では、工数予算の重要度が高いといわれています。しかし、実際にプロジェクトをおこなっていると、忙しさから工数管理がおろそかになりがちです。
一つひとつの工数を正確に管理できないと、集計した際のデータでは大きな差となってしまうため、工数を忘れないうちに毎日登録してもらうようにしましょう。
monday.comならデータに基づいて工数管理が簡単に行えます。
プロジェクトの予算計画や予算管理をおこなう方法 |
ここからは、実際にプロジェクトの予算計画を立てる方法や予算管理をおこなう流れをチェックしていきましょう。予算計画をプロジェクトの開始前に立てておくことで作業範囲が定まり、コストを管理しやすくできます。
なお、プロジェクトを立ち上げる際には、目的やゴールを確認するためにプロジェクト憲章を作成したりスケジュールを立てたり、プロジェクト体制図を作ったりします。プロジェクト憲章やスケジュールについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト憲章とはプロジェクトの企画書のこと。必要性や記載事項を解説
プロジェクトのスケジュールを管理するメリットとは？手順や管理方法を解説
プロジェクトの予算を決定する際の流れは、以下のとおりです。
また、予算と実績を比較する頻度は事前に決めておくほうがいいでしょう。
なお、このようにプロジェクトの予算を決定して管理するのはプロジェクトマネージャーです。プロジェクトマネージャーについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクトマネージャとは？仕事内容や必要スキル、関連する資格
プロジェクトの予算管理をおこなう流れは、以下のとおりです。
管理する際はプロジェクトの予算のみを見るのではなく、現場のスタッフとしっかりコミュニケーションを取っておくといいでしょう。どのような状況かがわかりやすくなり、なにかあった場合にも対応しやすくなります。
プロジェクトの予算（実績）管理における5つのポイント |
プロジェクトの予算管理におけるポイントは、以下のとおりです。
それぞれのポイントについて、どうすればいいのかを詳しくチェックしていきましょう。
予算管理をする際には、予算計画を立てた根拠をはっきりさせることが重要です。プロジェクト予算を立てるのはとくに重要なプロセスだとされており、怠るとトラブルになってしまうことがあります。
計画を立てる際はコストがいつどれほど必要となるのか、いつどのような役割でどれほどの要員が必要なのか、根拠をはっきりさせたうえで予定を立てましょう。今後増えそうなコストについては、リスクを洗い出してバッファとして見込んでおくのがおすすめです。
プロジェクトの予算管理とは、開始時の予算組みと最終的な実績の確認だけではありません。定期的にプロジェクトの予算計画と進捗実績とを照らしあわせて、違いがあるかどうか予実の差異を確認しましょう。
また、進捗報告をおこなう際に予定と実績の乖離がつづいていないかをチェックします。完了すべき計画と完了数、費やした実績をグラフ化して差異を確認すると、よりわかりやすくなるためおすすめです。
予実の違いを確認した結果、差異が継続しているような場合にはどうしてそうなってしまったのかを分析し、原因を特定するようにしましょう。
差異の原因には、そもそも計画した際の見通しが甘かった場合や外注のパフォーマンスが悪い場合、メンバーのスキルが足りていない場合、当初見通した作業範囲よりも拡張している場合などがあります。
このうち、計画した際にしっかりと見通しができていなかった場合には、予算を見直して報告と確認をすべきでしょう。
差異を分析して原因を特定し、課題に対処したならば結果として最終的なコストが変わっているかどうか、変わっているのならばどれほど変化したのか、できる限り早めに確認することが重要です。
早め早めに全体の状況を把握できるようにすることで、コストの増大をなるべく抑える工夫が可能になるでしょう。
早めに確認した結果、もしも最終的なコストと当初の予算とが大きく異なる場合には、予算を見直しましょう。
プロジェクトの主要なステークホルダーに対しては、採算状況を共有することが重要です。予算の目標値を公開しておくことで、コスト意識につながり、目標達成に向けた意欲が高まります。
実績値を反映させて予実差異の程度を見える化しておくと、プロジェクトへの貢献度が理解でき、モチベーションが高まりやすくなるでしょう。
なお、プロジェクトの振り返りについては、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクトの振り返りを効果的におこなう手法！目的や注意点を解説
プロジェクトの予算管理を効率化する2つの方法 |
効率的にプロジェクトの予算管理をおこなうためには、負担が少なくて作業しやすい状態を作り出しておくようにしましょう。そのためにおすすめの予算管理方法は、以下のとおりです。
それぞれの方法について、詳しくチェックしていきましょう。
1.テンプレートなどを活用してエクセルでおこなう
プロジェクトの予算管理は、エクセルの活用によって実現できます。エクセルでの管理方法がわからないとしても、無料で使えるテンプレートがインターネット上に公開されているため簡単に対応可能です。
エクセルによる予算管理はコストを必要としませんが、複数人での管理には向いておらず、メンバー間で共有しにくいというデメリットがあります。
効率的にプロジェクトの予算管理をおこないたいのであれば、専用ツールを用いて管理するのがおすすめです。簡単かつ直感的に操作できるツールが用意されているため、入力が負担になりにくく、後回しにされる可能性を減らして予算状況を把握しやすくなります。
また、専用ツールであれば複数人での管理もしやすいように作られているため、スムーズな情報共有に役立つでしょう。
まとめ |
プロジェクトにおける予算管理とは、売上やコストを想定していた計画と、実績との差分をなくすためにおこなう活動のことです。予算計画をプロジェクトの開始前に立てておくことで作業範囲が定まり、コストを管理しやすくできます。
プロジェクトの予算計画や予算管理をおこなう方法、予算管理を効率化する方法などを参考に、スムーズで計画との剝離の少ない予算管理を目指しましょう。プロジェクトマネジメントツールとしてアワードを受賞しているmonday.comを活用すれば、予算管理も効率的にできます。
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