プロジェクト憲章とは、プロジェクトの承認を得るために作成する企画書のことです。通常、プロジェクトを実行する前に作成し、承認された内容に沿って業務を遂行します。この記事では、プロジェクト憲章の基礎知識について解説します。必要性や記載すべき内容も確認しましょう。
目次
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを立ち上げる際に作る企画書のことです。プロジェクトの目標やスケジュールなど、プロジェクトを遂行するために必要な情報が書かれています。
またプロジェクト憲章は、プロジェクトの思いを伝える手段として、プロジェクトのオーナーやスポンサーが作るのが一般的です。ここでは、プロジェクト憲章の基礎知識をご紹介します。ほかのプロジェクト計画要素との違いも併せて確認しましょう。
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを遂行していくために必要な企画書のことです。プロジェクトの目標や目的、予算、スケジュールなどが記載されており、プロジェクトを立ち上げる際に作ります。
一般的にプロジェクト憲章は、プロジェクトを遂行するメンバーにプロジェクトに関する思いを伝えるための手段として、プロジェクトのオーナーやスポンサーが作ります。そのため、メンバーの一員であるプロジェクトマネージャは作成に関与しません。
ほかにも、プロジェクト憲章は、関係者や経営陣にプロジェクトの承認をもらうためにも活用されます。
また、プロジェクトの内容に応じて分量はさまざまで、多いものではA4用紙に数十ページにわたる場合もあります。ただし、プロジェクト憲章において大切なのは分量ではなく、プロジェクトの立ち上げに必要な項目がきちんと記載されているかどうかです。
すべての項目を細かく洗い出すことに注力するのではなく、現状でわかる範囲をまとめることが大切です。作成に力を注ぎすぎると、いつまでもプロジェクトの承認をもらえない可能性も生まれます。
プロジェクト憲章に沿って、プロジェクトは遂行されていくため、重要な書類といえるでしょう。なお、プロジェクトに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
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プロジェクト計画要素には、いくつか種類があります。ここでは、そのほかのプロジェクト計画要素である「プロジェクト計画」「プロジェクトの要旨」「ビジネスケース」との違いを確認しましょう。
・プロジェクト計画との違い
プロジェクト計画とは、プロジェクト憲章を基にプロジェクトに関する重要事項を、より詳細に記した書類のことです。プロジェクト計画には、以下の7つの情報を掲載します。
一方、プロジェクト憲章では、プロジェクトの責任や目標、スコープの3つが記載されていれば問題はありません。
・プロジェクトの要旨との違い
プロジェクトの要旨とは、プロジェクトが認められた後に作られる書類のことで、プロジェクト計画をより簡潔にまとめたものです。プロジェクトを進行しているときに、いつでもメンバーが確認できるようになっています。
・ビジネスケースとの違い
ビジネスケースとは、業務を遂行していくうえでのメリットやリスクに関する情報をまとめた文書のことです。規模の大きなプロジェクトを遂行する場合は、プロジェクト憲章ではなく、ビジネスケースを作成します。
プロジェクト計画要素の1つでもある体制図に関しての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクト憲章の必要性 |
プロジェクト憲章を作成すれば、いつでもプロジェクトの目的やゴールを確認できます。例えばプロジェクトを進めていくと、メンバー間で認識のずれが生じたり、スケジュールがあいまいになったりする場合もあるでしょう。
しかし、プロジェクトを成功させるためには、目的やゴールを見失わずに遂行していくことが重要です。プロジェクト憲章があればメンバー間で情報を共有でき、いつでも目的やゴールを再認識できます。
プロジェクト憲章を作成する際の3つの要素 |
プロジェクト憲章を作成する際は、以下の3つのポイントを押さえておくことが大切です。
プロジェクト憲章を作成する際は、なぜプロジェクトを行うのか、といった目標や目的を明らかにしましょう。ほかにも、プロジェクトスコープや関係者を明確にしていれば、よりスムーズにプロジェクトを遂行できます。
ここでは、プロジェクト憲章を作成する際の3つの要素について解説します。
プロジェクト憲章を作成する際は、プロジェクトの目的や目標を明らかにしましょう。目的とは「なぜ取り組むのか」、目標とは「何を達成したいのか」ということです。
プロジェクトの目的や目標を明確にしていれば、プロジェクトのゴールをメンバー内で共有しやすくなったり、プロジェクトの完了後に評価しやすくなったりします。プロジェクトが完了した後に行う振り返りについての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトの振り返りを効果的におこなう手法！目的や注意点を解説
なお、目的や目標には、プロジェクトが終了するまでに達成できる課題を設定する必要があります。
プロジェクト憲章を作成する際は、プロジェクトスコープを明確にしましょう。プロジェクトスコープとは、プロジェクトにおける作業範囲のことです。プロジェクトを成功させるために、どのような作業が必要で、どのような作業が不要かを明らかにします。
プロジェクトスコープを明確にしておけば、プロジェクトにかかる予算と使用用途を説明しやすくなり、承認を得やすくなるでしょう。
プロジェクト憲章を作成する際は、プロジェクトの関係者を明らかにしましょう。関係者にはプロジェクトを遂行するメンバーだけではなく、スポンサーや経営陣の関係者なども含めます。
また関係者を明確にしたら、各々のリソースを明らかにしておくことも大切です。リソースとは人材の配置や仕事量など、プロジェクトを達成するために必要な情報のことです。リソースを管理しておくことで、プロジェクトの説明をしやすくなります。
プロジェクト憲章に記載する7つの内容 |
プロジェクト憲章を作成する際は、以下の7つの情報を記載しましょう。
プロジェクト憲章は、経営陣や関係者からプロジェクトの承認を得るために作成するもののため、さまざまな項目を記載する必要があります。プロジェクトを承認してもいいと判断してもらえる情報を記載しましょう。ここでは、プロジェクト憲章に記載する内容を解説します。
まず、プロジェクトの目的や目標を記載します。目標を作る際は、SMARTの法則を活用するとよいでしょう。SMARTの法則とは、目標を達成するために必要な5つの項目を洗い出すことです。必要な項目とは、以下の5つです。
各項目を洗い出すことで、より良い目標を設定できます。
目的や目標を記載したら、スコープの定義を書きましょう。例えば、製品やサービスを問題なく提供するためには、どのような作業が必要となるのかを明確に提示します。
プロジェクト憲章でスコープを定義していれば、プロジェクトに関わるメンバー全員が達成すべき目標や過程を把握できるでしょう。またスコープを明確にしておくと、プロジェクトの達成にかかる時間やコストを計算しやすくなります。
次は、プロジェクトを進めていくうえで課せられる条件を記載します。そもそもビジネスを行う際、目標が達成できるならば何をしても構わない、という企業は少ないでしょう。
一定の前提条件や制約条件があるなかで、プロジェクトを遂行していくことが一般的です。例えば、明日が納期の仕事を引き受ける際は、担当者である〇〇さんが明日も元気に出社してくることが前提条件となっています。もし、体調不良で休むことがあれば、前提条件が崩れてしまうでしょう。
また、明日が納期の仕事を引き受ける際に、〇〇さんの空いている時間が3時間しかなければ、3時間という制約条件のもと業務を遂行することになるのです。
そのためプロジェクト憲章を作成する際は、あらかじめ条件を記載しておき、いつでも確認できるようにしましょう。
次に、プロジェクトをどのように遂行していくのかが把握できるように、スケジュールを記載します。例えば、納期から逆算すると、Aの作業はいつまでに完成するべきなのか、などが明確になります。
また各工程にかかる時間の目安も記載しておくと、作業にかかるコストを把握しやすくなるでしょう。ほかにもスケジュールを記載しておけば、必要となる人員も明確になります。
次に、プロジェクトの遂行に必要となる予算を提示します。例えば、プロジェクトの達成までにどのくらいの予算が必要なのかを記載しておけば、プロジェクトの承認に貢献するかもしれません。
ただし、予算は現時点でわかる範囲を記載しておけば問題ありません。完璧なプロジェクト憲章を作成しようと時間をかけすぎると、いつまでもプロジェクトの承認を得られないためです。
次に、プロジェクト憲章を作成する時点で考えられるリスクについての詳細を記載しましょう。例えば、Aの作業を行っている際に想定されるリスクには何があるのかをあらかじめ提示していれば、万が一トラブルが生じた場合にも対応しやすくなるでしょう。
プロジェクト憲章はプロジェクトがうまく遂行しないときほど役に立つため、後から振り返られるように細かく書いておきます。
最後に、プロジェクトに関わる関係者を記載します。例えば、プロジェクトの責任者であるプロジェクトマネージャは誰なのか、プロジェクト憲章の承認は誰が行うのか、などを明記しておきます。
ほかにも、プロジェクトの成功に影響を与える人や組織なども明確にしておくと、事前準備をスムーズに行えるでしょう。プロジェクトマネージャについての詳しい情報は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトマネージャとは？仕事内容や必要スキル、関連する資格
まとめ |
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを遂行していくために必要な情報を記載した企画書のことです。プロジェクトのオーナーやスポンサーが、メンバーにプロジェクトに対する思いを伝えるために作成します。
プロジェクト憲章を作成していれば、いつでも目的や目標を確認できたり、メンバー間での認識のずれを防止できたりと情報を共有しやすくなります。プロジェクト憲章を作成して、よりスムーズにプロジェクトを遂行しましょう。
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