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片桐祐希乃
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2022年02月09日

プロジェクトとは目標達成のための業務│定義や成功のポイントを解説

 

プロジェクトとは、目標を達成するための業務・計画を表す言葉です。明確な期限とゴールが決まっている点が特徴的で、複数のメンバーやチームが参加するのが一般的といえるでしょう。本記事ではプロジェクトの定義と成功のポイント、注意点などを解説します。


目次

  1. プロジェクトとは有期性と独自性を備えた業務
    1. プロジェクトとプロダクトの違い
    2. プロジェクトとタスクの違い
  2. プロジェクトの4つのプロセス
    1. プロジェクトの企画・立ち上げ
    2. プロジェクトの計画作成
    3. プロジェクトの実行・監視・管理
    4. プロジェクトの完了・分析・評価
  3. プロジェクトを成功させるための4つのポイント
    1. 目的とゴールを明確にする
    2. 役割分担を明確にする
    3. モチベーションアップを意識する
    4. リスクを想定して未然に防ぐ
  4. プロジェクトが失敗する2つの要因
    1. チーム内外でのコミュニケーション不足
    2. 予算・納期・人員の読みの甘さ
  5. プロジェクトの効率化を実現する管理ツール
  6. まとめ

 

プロジェクトとは有期性と独自性を備えた業務

プロジェクトとは定めた目的を達成するための業務のことです。社内でチームを結成して業務を遂行する場合と、社外からも広く人員が参加して、共同で業務を行う場合とがあります。

 

プロジェクトの大きな特徴は2つあります。1つ目は有期性があること、つまり開始と終了のタイミングが定められているということです。通常の業務とは違って、明確に期限が区切られているため、プロジェクトが終了するとチームは解散します。

 

2つ目は独自性があることです。独自性というのは、これまでにやってきた業務とは同一ではない内容が含まれていることを意味します。つまり未知の要素が加わるため、マネジメントがより重要になります。

 

1.プロジェクトとプロダクトの違い

プロジェクトとプロダクトは言葉の響きがやや似ていますが、まったく違うものです。プロジェクトが目的を達成するための業務を意味するのに対して、プロダクトは生産物、成果物を意味します。

 

プロダクトは物質に限定されるものではなく、ソフトウェア、アプリなど、形のないものも含まれます。人によって生み出されるものがプロダクトです。プロジェクトによって生み出されるものがプロダクトという言い方もできるでしょう。

 

2.プロジェクトとタスクの違い

プロジェクトとタスクの違いはスケールの違いです。プロジェクトとは目標を達成するために必要となる業務すべてを含んだものですが、タスクは「仕事」「作業」「課題」などと訳され、個人のやるべき一つ一つの作業を表しています。

 

プロジェクトでは一人一人の役割分担があり、それぞれの役割に沿って、さまざまなタスクを行います。プロジェクトに関わっているすべての人のタスクの集合体がプロジェクトという言い方もできるでしょう。

 

プロジェクトの4つのプロセス

 

プロジェクトの進め方は目的や規模によって異なる部分が出てきます。プロジェクトはルーティンワークとは違って独自性があるため、過去のやり方をそのまま当てはめることができません。しかし、おおよそ共通するプロセスがあります。以下のような流れです。

 

1.プロジェクトの企画・立ち上げ

2.プロジェクトの計画作成

3.プロジェクトの実行・監視・管理

4.プロジェクトの完了・分析・評価

 

それぞれ詳しく解説しましょう。

 

1.プロジェクトの企画・立ち上げ

プロジェクトの第一歩は企画を立てることです。プロジェクトに求められることを理解して、プロジェクトの進むべき方向性を決めます。重要なのはプロジェクトの目的と目標を明確にすることです。目的と目標を設定することによってゴールが決まります。

 

さらにスケジュール・予算なども含めたプロジェクトの全体像を関係者の間で共有するために、プロジェクト憲章と呼ばれる企画書を作り、経営陣や関係者の承認を得て、プロジェクトを立ち上げます。

 

その際にプロジェクトを統括するプロジェクトマネージャとプロジェクト名を決めるのが通常の流れです。プロジェクト憲章、プロジェクトマネージャ、プロジェクト名の詳細については以下の記事をご覧ください。

 

プロジェクト憲章とはプロジェクトの企画書のこと。必要性や記載事項を解説

プロジェクトマネージャとは?仕事内容や必要スキル、関連する資格

プロジェクト名の決め方が成否を左右する?命名の基準や方法を解説

 

2.プロジェクトの計画作成

プロジェクトの目的・目標・ゴールを設定したら、どうやって目的を達成するのか、具体的な計画を作成します。プロジェクトチームのメンバーを決定し、プロジェクトの管理体制を明確にする体制図を作成するのが次のステップです。

 

メンバーの役割分担、それぞれの業務のスケジュール、予算など、できるだけ具体的な計画を立てることがポイントです。ただしどんなに緻密な計画を立てたとしても、その計画どおりにいくことはほとんどありません。

 

内容やスケジュールの変更に柔軟に対応できる体制を作っておくことも重要です。プロジェクトチームとプロジェクト体制図の詳細については、以下の記事をご覧ください。

 

プロジェクトチーム成功の秘訣はメンバー編成!問題解決に使えるツールも紹介

プロジェクト体制図とは?作成する意味や上手に作るコツを解説

 

3.プロジェクトの実行・監視・管理

プロジェクトの計画に沿って、プロジェクトマネージャの指示のもと、実行に移します。プロジェクトの成功にはチームメンバーや関係者との連携が不可欠です。プロジェクトマネージャはメンバーと頻繁にコミュニケーションを取ることが求められます。

 

プロジェクトは計画どおりに進んでいくとは限りません。プロジェクトマネージャは進捗状況を監視し、スケジュール・予算・品質を管理しながら、プロジェクトを進行していきます。計画にズレが生じた場合には随時軌道修正することが求められます。

 

4.プロジェクトの完了・分析・評価

プロジェクトの完了は、クライアントに成果物を引き渡すタイミングということです。しかし、ここですべてが終了するわけではありません。成果物とクライアントや関係者からのフィードバックをもとにして、プロジェクトを分析して評価します。

 

課題や問題点を明確にして、次の機会に活かすことが重要です。プロジェクトの目標を達成した時点ですべてを完結させるのではなく、振り返りの作業も忘れずに行いましょう。プロジェクトの振り返りの詳細については、以下の記事をご覧ください。

 

プロジェクトの振り返りを効果的におこなう手法!目的や注意点を解説

 

プロジェクトを成功させるための4つのポイント

プロジェクトを成功させるためには、それぞれのプロセスにおいて、さまざまな要素に気を配る必要があります。マネジメントの内容は多岐にわたっているからです。特に重要になるのは以下の4つのポイントです。

 

1.目的とゴールを明確にする

2.役割分担を明確にする

3.モチベーションアップを意識する

4.リスクを想定して未然に防ぐ

 

それぞれ詳しく解説しましょう。

 

1.目的とゴールを明確にする

プロジェクトを成功させるためには目的とゴールを明確にして、メンバー間で共有することが重要です。計画を作成した段階で終わりではなくて、プロジェクトが進行していくなかでも、何度も目的とゴールを確認して、ズレが生じていないかをチェックします。

 

また不明点が生じた場合にはその都度、関係者に確認することが必要です。トラブルを回避するためにも曖昧な要素をなくしていくことが求められます。

 

2.役割分担を明確にする

プロジェクトのメンバーが自分のやるべきことを把握することが、プロジェクトを効率的に進めていく上での大きなポイントです。プロジェクトマネージャの仕事のなかでも役割分担を明確にすることは重要な仕事といえるでしょう。

 

役割が明確になっていると、それぞれのメンバーが自分のやるべき業務に集中できます。またタスクが重複したり、抜け落ちたりすることも防止でき、効率的にプロジェクトを進められます。

 

3.モチベーションアップを意識する

プロジェクトを成功させるためには、チームメンバーのモチベーションの高さもポイントです。プロジェクトマネージャはメンバーが当事者意識を持てるように心がけることが必要でしょう。そのためには目的をチームで共有することが不可欠です。

 

目的を共有して一人一人のメンバーがやりがいを感じることによって、より高いパフォーマンスを期待できるでしょう。

 

4.リスクを想定して未然に防ぐ

事前に起こりうるリスクを想定して、未然に防ぐことが重要です。プロジェクトを進行していく上では想定外の事態が発生することが少なくありません。通常の業務とは異なり、やってみなければわからないことが数多くあるからです。

 

すべてのリスクを想定するのは難しいことですが、可能な限り想定しておき、そのリスクをメンバー全員で共有しておくとよいでしょう。リスクが現実となった場合でも、すばやく対応することが期待できます。

 

プロジェクトが失敗する2つの要因

 

どんなに綿密に計画を立てたとしても、そして優秀なメンバーを集めたとしても、プロジェクトが成功するとは限りません。プロジェクトが失敗する理由はさまざまですが、多くの場合で共通する傾向があります。その主な要因は以下の2つです。

 

1.チーム内外でのコミュニケーション不足

2.予算・納期・人員の読みの甘さ

 

それぞれ詳しく解説しましょう。

 

1.チーム内外でのコミュニケーション不足

プロジェクトが失敗する場合に、チーム内外でのコミュニケーションが不足しているケースは少なくありません。

 

チーム外とのコミュニケーション不足の例としてあげられるのは、クライアントからのニーズを正確に把握できていない場合です。チームとしてプロジェクトに成功したと考えたとしても、認識のズレがあって失敗と評価されてしまうケースが考えられます。

 

チーム内のコミュニケーションが不足している場合には、さまざまな面でほころびが生じるものです。メンバーの連携が取れていないことによって、やるべきタスクが漏れてしまうケースもあるでしょう。

 

進捗状況の報告の正確性が欠けていることが原因で、スケジュールが押してしまうケースも考えられます。納期の遅延による損失によって、コストがかさんでしまう事態も起こりうるでしょう。

 

チーム内外でのコミュニケーションが円滑かどうかが、プロジェクトの成否を左右します。ツールを活用することで、コミュニケーション不足を補うことも必要でしょう。

 

2.予算・納期・人員の読みの甘さ

プロジェクトが失敗する要因としては、予算や納期、人員の読みの甘さがあげられます。プロジェクトを立ち上げる段階で、企画を通すことを最優先してしまう、細部を詰めずにずさんな計画を立ててしまうといったことが読みの甘さにつながります。

 

プロジェクトには想定外の出来事がつきものです。企画や計画を作成する段階で、コスト・スケジュール・人員にある程度の余裕を持たせておく必要があるでしょう。

 

プロジェクトの効率化を実現する管理ツール

 

プロジェクトを効率的に進めていく上では管理ツールの活用が欠かせません。プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、関わる人の数も増えます。業務内容も多岐にわたり、そのすべてを適切にマネジメントしていくことが求められるからです。

 

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを進めていく上で必要となる進捗状況の管理や情報共有をサポートするための機能を搭載しているツールです。プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの全体像を可視化して把握することが可能になります。

 

進捗状況や達成率などを数値化・可視化することによって、最適なマネジメントが期待できるでしょう。プロジェクト管理ツールを活用すれば、さまざまな情報を一元的に、リアルタイムで把握できるため、タイムラグもなくなります。

 

問題が生じた場合にも迅速な対策が可能です。プロジェクト失敗のリスクを減らしたい、プロジェクトで抱えている課題を克服したいと考えているならば、プロジェクト管理ツールを導入することをおすすめします。

 

『monday.com』はプロジェクトチームのタスク管理、スケジュール管理、コミュニケーション機能などを一元管理できるプラットフォームです。カスタマイズ性が高いため、チームに合わせて快適な操作性を実現します。

 

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まとめ



プロジェクトとは、目標を達成するための業務のことです。スタートからゴールまでの明確な期限が決まっていること、通常の業務とは異なる要素が加わっていることが大きな特徴です。

 

プロジェクトはまず目的と目標とゴールを設定して、企画を立ち上げるところから始まります。プロジェクトマネージャが決定した後に、プロジェクトマネージャが中心となって、計画書を作成し、チームを結成。プロジェクトを進行していきます。

 

プロジェクトを成功させるためには進捗状況の管理、メンバーとの連携が欠かせません。スケジュール管理、コスト管理、メンバーとのコミュニケーションなど、多様多種な業務があります。プロジェクトマネジメントを効率的に行うためには、管理ツールの活用が不可欠でしょう。

 

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