業務の抜けや漏れをなくし、効率的に仕事をおこなうためには、タスク管理が重要です。この記事では、タスク管理とはどのようなものか、メリット、実施する方法、効果的におこなうためのコツなどを解説します。しっかり理解して、実際の業務で活用しましょう。
目次
タスク管理はビジネスの基本とされ、言葉のとおりタスクを管理することを指します。そもそもタスクとは、仕事をおこなうために必要な作業を一つひとつ小さく区切ったもののことです。
タスクと似た場面で使われている言葉に、プロジェクトやToDoがあります。これら3つの言葉はすべてビジネスシーンで使われますが、それぞれの違いを理解していないと、周りの人たちへの相談や情報共有の際にうまく伝わらない可能性があるでしょう。
はじめに、タスク管理の意味やプロジェクト管理およびToDo管理との意味の違いをチェックしていきましょう。
タスク管理とは、実施する仕事を一つひとつ小さく分解した作業ごとの単位で考え、適切な順番でやるべきことに対処する管理方法です。それぞれのタスクに対して優先順位や重要度を設定して、進捗状況を管理しながら業務を進めていきます。
業務を必要な作業に細分化するため細かい工程まで確認でき、業務内容を正確に把握して作業の抜け漏れを防げる方法です。タスク管理は個人ごとやチームごとでおこないます。
個人でタスク管理を実施すると、自分がやるべき業務の把握や、いつまでにどの作業を実施する必要があるのかを把握可能です。複数あるタスクのうちどれから進めていくとよいかがわかり、仕事を効率的に進められます。
チームごとでのタスク管理では、作業をおこなうべき担当者が明確になり、重複や漏れを防げるといった効果があるなど、業務効率化と生産性向上につながるでしょう。
プロジェクト管理は、目標達成を目的として計画・実行するプロジェクトを管理する活動のことです。プロジェクトとは複数のタスクをこなしたうえで達成できる業務を指しています。
例を挙げると、イベントの開催や新商品の開発などがプロジェクトで、それを実行するために日々おこなう一つひとつの作業がタスクです。
タスク管理は複数人単位でも個人単位でもおこないますが、プロジェクト管理は基本的にプロジェクトマネージャーに委ねられ、メンバーは指示に従って動くという違いもあります。
ToDo管理はプロジェクト管理よりもさらにタスク管理に近い意味で使われる言葉です。
ToDo管理はタスク管理と混同されがちなほど同じような意味で使えるものの、厳密には2つの違いがあります。1つ目は分類される業務の違い、2つ目は期日設定があるかないかです。
タスクはプロジェクトに関して進めていく業務を指しますが、ToDoはプロジェクトには関係しない経費精算や備品の購入手続きなどの日々の雑務も含みます。また、タスク管理は完了する期日の設定があり、ToDo管理は基本的に期日が設けられておらず、「いつか対応しなければならないこと」を指すことも2つの違いです。
タスク管理をおこなう4つのメリット |
タスク管理をおこなうことには4つのメリットがあります。そのメリットとは、以下のとおりです。
それぞれのメリットについて詳しくチェックしていきましょう。
なお、部下のタスク管理をおこなう方法については、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
タスク管理をおこなう1つ目のメリットは、タスクの抜けや漏れがなくなることです。
タスク管理がうまくできていないと、なにをしなければいけないのかを頭の中だけで常に管理し続ける状態になってしまいます。対応する必要があるタスクは日々増えていくため、タスクが整理されていないと管理しきれずに把握漏れが起きる可能性があるのです。
また、チーム単位でのタスクで、誰がやるべきなのか決まっておらず結果誰もおこなわなかったという事態も防げます。
なお、タスク管理をおこなっているツールに書き込むこと自体を忘れると、そのままタスクが漏れてしまう可能性があるため注意しておきましょう。
2つ目のメリットは、タスクの優先順位が理解しやすくなることです。これにより、なにから手を付ければよいのかが理解できるようになり、タスクの期日までの計画を立てやすくなります。
優先順位がわかることで、「ほかにもっと先にやるべきことがあっただろうか」と余計な不安を感じることがなくなり、精神的な負担が減ることもメリットです。
優先順位を明確にしてタスク管理できている状態であれば、期限への意識が高まり、期日を過ぎてしまうといったトラブルを回避しやすくなります。また、もしも何らかの事情により期限内に仕事が終わらなくなってしまうようなトラブルがあった場合でも、事前にヘルプを要請するなどの対応が可能です。
3つ目のメリットは効率的に仕事できるようになり、残業時間短縮にもつながることです。タスク管理をおこなうと、抱えている仕事量やいつまでに完了させなければいけないのかを把握可能です。
やることが明確で頭がすっきりした状態で作業に取り掛かれるようになり、迷いなく集中して仕事ができます。集中力が高まると、作業の質の向上、作業時間の短縮、品質のアップといった副次効果も期待できるでしょう。
タスクの内容やかかる時間、重要度、優先順位、期限などを念頭に置いて、やりやすいよう柔軟に仕事を進められることもメリットです。
効率的に仕事を進められるうえに、スケジュールの意識が強くなることで、その日のうちに必ずやるべきタスクではなければ明日に回すなどの判断ができるため、無駄な残業時間を減らせます。
4つ目のメリットは、目標達成までに必要な過程が理解しやすくなることです。
タスク管理によって必要な作業を細分化して整理してあることで、業務を完了させるためにどのような過程をたどるのか業務内容を正確に把握でき、トラブルも予想できるようになります。事前にリスク回避に向けた対策が取れ、よりスムーズに処理しやすくなるでしょう。
複数人でプロジェクトに取り組む際には十分な準備ができるようになり、チーム一人ひとりのタスクの偏りも防げます。必要な過程や作業内容を見える化することで、メンバー同士の状況を常に共有可能になり、なにかあった場合にもすぐに協力できることもメリットです。
タスク管理におすすめする3つの方法 |
タスク管理はビジネスの重要なポイントのため、実施するためのノウハウは確立されています。タスク管理をおこなう方法は複数ありますが、そのなかでもおすすめの3つの方法は以下のとおりです。
それぞれの方法を詳しくチェックしていきましょう。
なお、タスク管理が苦手な方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
1つ目の方法は、メモやノート、付箋、ホワイトボードなどを使って手書きでタスクを書き出す方法です。パソコンに苦手意識がある方でも気軽に取り組めるアナログな方法で、簡単に管理できます。
個人でタスク管理を実施する場合はスケジュール帳などにタスクをリストアップして、完了したものを二重線で消すだけでも実施可能です。チームでタスク管理をする場合は、ホワイトボードを活用してタスクを書いた付箋を貼るか直接書くなどして取り組みましょう。
なお、ノートなどを活用したタスク管理については、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
エクセルなどの表計算ソフトを活用する方法でもタスク管理が可能です。多くの人が使っているソフトであり、無料で利用できるテンプレートもあるため、気軽に導入できます。
上手に活用できれば、タスクごとの内容や期限、進捗状況などを把握しやすくなるでしょう。しかし、エクセルを使うことにより最新のファイルがわかりにくくなったり、他のユーザーに上書きされてしまったりなどのトラブルもあるため、注意が必要です。
エクセルでのタスク管理を詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
とくにチームでのタスク管理をおこなう際は、ITを活用したツールを使う方法がおすすめです。タスク管理に特化した専用のツールが用意されているため使い方が簡単で、機能性にも優れています。
たとえば、ガントチャートなどの複雑な工程表を使える機能や、タスクリストの表示、コメント機能、ファイルなどを検索する機能、ファイル共有機能などが利用でき便利です。
ツールによって使える機能は異なるため、導入する前にチェックしておきましょう。
チームでのタスク管理をおこなう際のポイントについては、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
効果的なタスク管理をおこなう3つのコツ |
効果的なタスク管理をおこなうために、チェックしておきたい3つのコツは以下のとおりです。
これらを踏まえて実施することで、タスク管理が上手になるでしょう。それぞれ詳しくチェックしていきます。
なお、タスク管理が上手い人の特徴は以下の記事を参考にしてください。
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
効果的なタスク管理のための1つ目のコツは、やるべき作業をすべて洗い出すことです。ここで洗い出した作業に漏れがあると、そのまま気づかれずに漏れたままになりトラブルになりかねません。
まずはリストアップして、プロジェクトやタスクの種類ごとに分類や整理をおこないましょう。
タスクをどこまで細分化するのかは、タスク管理で重要なポイントの一つです。同じ業務のなかでもできるだけ具体的にして複数のタスクに分けることで、その後のスケジュール調整や認識のずれの防止につながります。
必要なタスクの洗い出しができたら、タスクごとの優先順位を決定しましょう。タスク管理ツールには優先度を設定できるものも多いため、積極的に活用するのがおすすめです。
優先順位はただ期限の短いタスクを優先するのではなく、緊急度や重要性に応じて優先すべきものを決定していきます。後から追加されたタスクも忘れずに優先度を設定し、なにから手を付ければよいかがわかる状態にしておきましょう。
スケジュールの決定も、効果的なタスク管理をおこなうために重要なポイントです。タスクの緊急度に応じて期限を設定するなど、スケジュールの基準を決めましょう。
タスクの進捗度合いを管理する進捗管理や、作業完了までに必要な時間と人員を把握する工数管理をあわせて実施するのがおすすめです。タスク管理がしやすくなるだけでなく、作業効率の改善ができたり、コスト削減のヒントがわかったりといったメリットがあります。
まとめ |
タスクとは、仕事をおこなうために必要な作業を一つひとつ小さく区切ったもののことです。タスク管理はビジネスの基本で、効率的に仕事をおこなうための重要なポイントだといわれています。
タスクと似た場面で使われている言葉にプロジェクトやToDoがありますが、これら3つの言葉はそれぞれに違いがあるため注意が必要です。
タスク管理をおこなうと、タスクの抜けや漏れがなくなることや優先順位が理解しやすくなることなどの4つのメリットがあります。
スムーズに仕事をおこなうためにもタスク管理を理解し、実際の仕事で活用しましょう。
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