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片桐祐希乃
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2022年03月22日

ルーティン業務の管理を楽に!分かりやすいUIでタスクの進捗を可視化

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*最終更新履歴:03/09/2022


 

企業のご紹介

 

 

インタビューに応じていただいた矢崎様について

 

ー普段の業務内容について教えてください
プロダクトのマーケティングの業務です。オンライン・オフラインに関わらず、すべてBtoBのマーケティングを担当しております。


ーmondayを使って達成したい・実現したい目標は何ですか?

もともとタスクの管理をきちんとしたいと思っていて、自由度が高く誰が使っても分かりやすいものにしたいと考えています。

 

導入の目的:上司からの指示を受けてそれを実行するのではなく、今プロダクトや事業、自分の目標達成に何が必要なのかを自分達で考えて、個人個人が能動的に業務に取り組むスタイルなため、タスクの状況やリソースの状況が管理者側から把握出来ていませんでした。

 

monday.comを導入してからは、今取り組んでいる業務とタスクの優先度を把握することができるようになりました。

 

 

monday.com導入以前の課題

 

使いづらいUIとカスタマイズ性の低さに悩む

ータスク管理ツールを検討された背景について教えてください。

当時はタスク管理において他ツールを導入しており、タスクをシステムに登録する際に設定する、件名や日時、メモなどの入力項目が各ツール固定化されており、システムに合わせてタスク内容を整理必要があり、自分たちの思うような管理や情報入力ができずに不便さを感じていたため、自由度の高いmonday.comに切り替えました。

 

ー以前は他のタスク管理ツールを使用していたとお聞きしていますが、monday.comに切り替えようと思った理由はなんでしょうか?

以前は他ツールを使用していましたが、一度入力した内容を変更しづらいなど使い勝手が悪いので満足いくものではなく、日常使いできるシステムを探していました。他のツールはフォーマットが決まっていてできる事が限られているので、よりカスタマイズのできるmonday.comが魅力的でした。以前はTrelloを使っていました。チケットの進捗をカンバン形式で管理するのは便利なのですが、チケット内に様々な情報を書き込むことで一覧性が悪くなるのが課題でした。monday.comなら色々なカラムを追加して表を作成する事ができるのでその点とても見やすいので切り替えました。

 

- 課題点 -

・ルーティン業務の入力が手間

・入力項目をシステム側に合わせる必要がある

・UIが分かりにくい

 

 

-改善点 -

・項目がユーザー側で自由に設計可能

・入力&コピーが簡単

・UIが分かりやすい

・システム連携が優秀

 

 

monday.dom導入で効率化した4つのポイント

 

ルーティン業務の管理・複製が楽!

ー現在どのような業務でmonday.comをご活用いただいてますか?

現在monday.comは計20名(マーケティングメンバー9名・インサイドセールス4名・Salesforceのエンジニア2名、Webデザイナー/コーダー5名)で利用しており、主な利用用途は

 

・ルーティン業務の管理

・プロジェクト案件の進捗管理

・工数管理

・出社管理

・セミナースケジュール管理

 

の5つです。

 

基本的にルーティンの業務が多いので、グループをコピーし、タイムラインで日付を設定するだけで業務を管理できるmonday.comになってから作業が楽になり、使いやすくなりました。これはMicrosoft Plannerだと全て手作業で打ち直す必要があるのでかなり面倒でした。

 

 

派遣社員の工数管理を自動計算!毎日の報告業務が断然楽

特に、派遣の方々は以下のようにタスク管理・工数管理・案件管理などをし、それをキャプチャーして報告書に張り付けるといった使い方が可能となり、とても使いやすいと好評です。


 

プロジェクト・案件の進捗管理・カラムがユーザー側で自由に設定可能!

実際にmonday.comを使用してどのような効果が得られましたか?

チームの管理をしやすくなりました。monday.comのインターフェースの良さだったり、手軽さだったりがメンバーに受けたので、セミナー情報や勤怠情報をしっかりと入力してくれるようになりました。


例えば以下の画面は、ホワイトペーパーの制作での大まかなタスクを書き込み、担当者・タスクの進捗状況・期日を管理しています。

 

Webデザイナーはこのように、サイト案件ごとに担当者・作業の進捗状況・完成予定日・オーナーを管理しています。

 

出社管理・セミナースケジュールをカレンダービューで視覚的に管理!

特にカレンダー機能を重宝していて、いつ誰が出社するのか、いつセミナーが開催されるのかなどが見やすくなりました。パッと見てタスクを動かせたり、状況把握がしやすくなったりしています。

 

新型コロナウイルスの関係で出社人数の制限があり、管理が必要でした。

そこで、monday.comで以下のように、一目で出社状況が分かるように管理しています。各メンバーが自分の名前をドラック&ドロップし動かすだけで出社予定を共有できるので、管理の手間が省けました。

 

 

セミナースケジュールはバッティングを避けるために、事前に日程情報を各担当者が共有しています。メンバーがカレンダーの枠に記入するだけでスケジュールの共有が可能です。

 

このように、各メンバーが自分達でそれぞれ使いやすいように管理画面を設定しています。

 

今後の展望

 

ー今後monday.comをどのように活用したいですか?

入力後の更新とボードの活用をし、マーケティング施策の年間スケジュールをmonday.com上で構築していきたいです。

monday.comの便利な機能をみてみる≫

 

ー矢崎様、ありがとうございました。

monday.comでは2週間の無料トライアルを提供しています。

企業様ごとに、最適な活用方法を提案させていただいておりますので、monday.comについての質問などはこちらからお問い合わせください。

 

 

 

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