タスク管理は、業務を円滑に遂行するために欠かせない工程です。タスクを可視化して管理すれば、プロジェクトの成果にもつながるでしょう。この記事では、タスク管理が上手い人の特徴を紹介します。上手く管理できないときの改善策も併せて参考にしてください。
目次
タスク管理とは、業務を遂行するうえで必要となるタスクを可視化することです。あらかじめタスクに重要度や優先順位を設定することで、日々の業務を効率よく進められます。
また、タスクを可視化するだけではなく、進捗状況を把握することも大切です。進捗状況に応じてタスクの優先順位を変更したり、タスクの見直しを行ったりします。
タスク管理についての詳細は、以下の記事をご参照ください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
タスク管理が上手い人の特徴3選 |
タスク管理が上手い人の主な特徴は、以下の3つです。
タスク管理が上手い人は、効率よく業務を遂行できるように、計画的に行動しています。ここでは、タスク管理が上手い人にはどのような特徴があるのかを確認しましょう。
タスク管理が上手い人は、タスクの優先順位が明確です。例えば、トラブルには素早く対応したり、納期の早いタスクから手を付けたりしています。最初にタスクの優先順位を決めておくことで、効率よく業務を遂行できるからです。
また、タスクに優先順位を付けておけば、今行うべきではないタスクも明確になるため無駄なタスクを省けます。不要なタスクを省くことで、時間を割くべきタスクにより集中できるでしょう。
タスク管理が上手い人は、各タスクの処理時間を把握しているのも特徴です。例えば、日々行う業務に必要な時間を把握していれば、残りの時間で仕事の見直しや調整ができます。
また、タスク管理の上手い人は、相手の時間を奪わないように配慮していることも特徴のひとつです。お互いのコミュニケーションコストを減らしながら効率よく業務を遂行しています。
タスク管理が上手い人は、スケジュールに余裕を持たせています。例えば、プロジェクトを少しでも早く終わらせるためにタスクを詰め込み過ぎると、トラブルが発生したときに対応できません。
しかし、スケジュールに余裕を持たせておけばタスクの見直しを行ったり、優先順位の低いタスクを後回しにしたりすることで、不測の事態でも対応できるでしょう。
タスク管理が上手いことで得られる2つのメリット |
タスク管理が上手いことで得られるメリットは、以下の2つです。
タスク管理が上手くできれば自分の仕事量を把握できるため、効率よく業務を進められます。ここでは、タスク管理が上手くできることで得られるメリットを解説します。
なお、チームでタスクを管理する方法や部下のタスクを効率よく管理する方法については、以下の記事をご覧ください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
タスク管理が上手くできると自分が抱える仕事量を把握でき、業務をスムーズに遂行できます。例えば、トラブルの発生によって納期に間に合わないと感じた場合は、事前に日程調整の連絡を入れたり、ほかの社員に協力を求めたりもできるでしょう。
また、納期までのスケジュールを逆算しながらタスクを進めているため、納期の直前になって慌てる心配もありません。つまり、タスク管理が上手くできれば、作業効率をアップさせながらスムーズに業務を進められます。
なお、生産性を高めるためのポイントは、以下の記事をご覧ください。
業務効率化チェックリスト｜日々の生産性を高める12のポイント
タスク管理が上手くできると、業務の漏れを防げます。タスク管理が上手くできないと、重要なタスクを忘れてしまったり、優先順位の高いタスクを後回しにしてしまったりといったミスも考えられるでしょう。
しかし、タスクを可視化して上手く管理できれば、業務の漏れをなくせるほか、全体の進捗状況に応じて適切な行動ができます。
タスク管理が上手くできないときの改善策3つ |
タスク管理が上手くできないときの主な改善策は、以下の3つです。
タスク管理が上手くできない場合は、一度立ち止まって振り返ることが重要です。ここでは、タスク管理が上手くできないときの改善策を解説します。なお、タスク管理に苦手意識がある人は、以下の記事もご覧ください。
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
タスク管理が上手くできない場合は、「日々の業務に、どれぐらいの時間がかかるのか」「今どれくらいの業務を抱えているのか」といった現状分析を行ってみましょう。現状分析ができていないと、スケジュールや各タスクにかかる時間を把握できません。
例えば、スケジュールを把握していなければ、納期に間に合わないといったトラブルが起きる可能性があります。そのため、タスク管理を上手く行うには現状を理解することが大切です。
タスク管理を上手くするためには、タスクを具体的に設定しましょう。例えば「会議の準備」のように、おおまかなタスクを組んでしまうと、遂行すべき業務が曖昧になってしまいます。
そこで「資料の準備」「会議室の確保」といった具合にタスクを細分化することで、やるべき業務がわかりやすくなるのです。タスクを具体的に管理しておけば、効率よく業務を遂行できます。
タスク管理を上手く行うためには、仕事を引き受けすぎないことも大切です。例えば、上司や同僚に仕事を依頼されると、何でも引き受けてしまう人もいるでしょう。すると、自身の許容範囲を超えるタスクを抱えることになってしまい、上手くタスク管理できないのです。
そのため、定期的にタスクの見直しを行い、「仕事を引き受けすぎていないか」「タスクの量は適切か」を把握しておくといいでしょう。
タスク管理におすすめの方法5つ |
タスク管理におすすめの方法は、以下の5つです。
タスク管理を行う方法は、ホワイトボードを使ったアナログの管理法からツールを使用したデジタルの管理法までさまざまあります。そのため、自分の管理しやすい方法を見つけることが重要といえるでしょう。ここでは、タスク管理におすすめの方法を紹介します。
タスク管理を行う際は、ホワイトボードを活用しましょう。ホワイトボードに各タスクの担当者と進捗状況を記入することでタスク管理ができます。
ホワイトボードにタスクの進捗状況を記入する際は、以下の項目を参考にしてみてください。
ホワイトボードにタスクの進捗状況を記載したら、あとは付箋を活用してタスク管理を行いましょう。タスクの進捗に合わせて付箋を移動させれば、各タスクの状況を一目で把握できます。
日付ごとにタスクを管理したい場合は、カレンダーの活用もおすすめです。アナログの卓上カレンダーであれば、タスクの締め切り日時を書き込んでおくといいでしょう。
パソコンやスマートフォンを活用したデジタルのカレンダーであれば、タスクの内容を記入したり、細かな日時を設定できたりします。
カレンダーのリマインダー機能を利用すると、タスクの漏れも防げます。デジタルとアナログのカレンダーを併用すれば、よりタスクを管理しやすく、スケジューリングも行いやすいでしょう。
タスク管理には、ノートを活用するのもいいでしょう。まずは、自分が抱えるタスクをすべてノートに書き出します。タスクの完了後に、チェックしていくことでタスク管理を行えます。
また、ノートでタスクを管理する際は、「バレットジャーナル」という手法を活用するのもおすすめです。タスクを箇条書きで書き出し、バレット（・、×、＊、＞、＜）で各タスクを管理します。
各バレットには、以下のような意味が込められています。
バレットを活用することで、よりタスクを管理しやすくなるでしょう。タスク管理をノートで行う際の詳細は、以下の記事をご覧ください。
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
4.エクセル
タスク管理にエクセルを活用すれば、タスクを把握しやすくなります。エクセルは日々の業務でも使用している企業が多く、使い慣れている人も珍しくありません。
エクセルは好きなようにカスタマイズできることから、業務に合わせたタスク管理を行いやすいでしょう。ただし、複数人でエクセルを共有する場合は、ほかの人が入力した内容が反映されないケースもある点には注意が必要です。
タスク管理をエクセルで行う際の詳細は、以下の記事をご覧ください。
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
タスク管理には、専用のツールを活用するのもおすすめです。タスク管理ツールを使用すれば目的に応じたカスタマイズができたり、既存のツールと連携できたりします。
また、個人のタスクだけではなく、チーム内のタスクも管理できます。そのため、プロジェクトの進捗状況を確認したり、メンバーのスケジュールを把握したりすることもできるでしょう。
タスク管理には『monday.com』がおすすめ |
タスク管理を行う際は、『monday.com』がおすすめです。monday.comを活用すれば、チームのタスクやスケジュールだけではなく、業務に関するファイルやチャットもまとめて管理できます。
また、あらゆる業種に対応でき、必要に応じたカスタマイズも可能です。視覚的にも見やすく、わかりやすいタスク管理を行えます。ほかにも、50を超えるツールと連携できるため、既存のツールを使いながらタスクを管理したい人にもおすすめです。
| まとめ |
タスク管理が上手い人は、タスクの優先順位が明確になっていたり、スケジュールに余裕を持たせていたりといった特徴があります。タスク管理を適切に行うことで、業務をスムーズに遂行できるほか、業務の漏れを防げる効果もあるため、上手い人の特徴を理解しておくといいでしょう。
また、タスク管理が上手くできないと感じる場合は、現状を分析して具体的なタスク設定を行っていくのがおすすめです。
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