作業の抜けや漏れをなくすためには、タスク管理がおすすめです。この記事では、ノートを活用したタスク管理とはどのようなものか、メリットやデメリットなどを解説します。ノート術として人気のあるバレットジャーナルの書き方も紹介するため、しっかり理解して実際の業務で活用しましょう。
目次
タスク管理をノートでおこなう際の5つの書き方 |
タスク管理とは、仕事を小さな作業に分解して管理することです。上手におこなうと、仕事を効率的に進めて作業時間を短縮できたり、課題をスムーズに解決できたりして、ビジネスに役立ちます。
タスク管理をおこなうためにはさまざまな方法から選択できますが、そのなかでもアナログな手段を好む方におすすめなのは、タスク管理をノートでおこなう方法でしょう。ノートでタスク管理をおこなう際の書き方は、以下のとおりです。
はじめに、ノートを使ってタスク管理する5つの方法をチェックしていきましょう。
タスク管理の基本知識や苦手を克服する方法、エクセルでタスク管理をおこなう方法については、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
ノートを使ってタスク管理する1つ目の方法は、ToDoリストを使うやり方です。ToDoリストを作成する際は、やるべきことを一覧に書きだして、完了したものからチェックを入れていきましょう。
チェックボックスとやることを書くだけの簡単な仕組みですが、チェックされていない項目がまだ対応できていないことだと理解できます。手軽に始めたい方におすすめです。
付箋を使ってカンバン方式で管理する手法もあります。
カンバン方式でおこなう場合は、ノート1枚を3等分し、ToDoとDoing、Doneの3つの枠を作りましょう。ToDoがやること、Doingがやっていること、Doneがやり終えたことです。
付箋にタスクを記載し、作成した3枠のなかでタスクの状況にあっている場所に貼り、進捗状況が変わった段階で貼り直していきます。3つの枠のうち、タスクごとに順序を並び替えて優先度がわかるようにしたり、付箋の色を使い分けてタスクを分類したりなど、工夫してさらにわかりやすい状態にしましょう。
ノートによるタスク管理では、重要度と緊急度のマトリクスを活用する方法もおすすめです。重要度と緊急度のマトリクスを使うと、タスクがわかりやすくなるだけではなく、タスクの優先順位を設定できます。
縦軸をタスクの重要度、横軸をタスクの緊急度として、タスクを4つに分類できるようにしましょう。縦軸の上側が重要度が高いもの、下側が重要度が低いもので、横軸の左側が緊急度が高いもの、右側が緊急度の低いものです。
つまり、左上にあるタスクがとくに重要度と優先度がともに高く、すなわち優先順位が高いものだとわかります。タスクに優先順位を付け、限られた時間のなかでも効率的に仕事ができるようにしましょう。
日報の活用によってタスク管理をおこなうことも可能です。
始業前にやるべきことを書き込み、タスクを完了させるたびに、タスクの結果とその結果を得た原因を記入します。そして最後に1日のタスクを振り返るという方法で、些細な内容でも忘れずに書き残せて、改善点を洗い出せるのがメリットです。
いつも日報を作成する必要がある方などは、まとめて日報を書くのではなく、タスク管理にもなる方法を取り入れてみると良いでしょう。
長期計画管理ノートを使う方法は、長期的に進めていくべき仕事の管理がうまくいかない方におすすめです。この長期計画管理ノートを使った場合には、長期計画を日々のスケジュールに組み込むようにして、計画どおりに実行しやすくします。
ノートに線を引いて週単位で日付を書き、週ごとに進めていくべきタスクを記載しましょう。具体的にタスクを書くことで、どの週にどんなタスクが集まっているのかが理解でき、スムーズに対応しやすくなります。
ノートでのタスク管理に！バレットジャーナルとは？ |
ノートでのタスク管理におすすめの手法がバレットジャーナルです。バレットジャーナルに向く方は、日々のタスクが多い方や自分好みの方法で手書きによる管理をしたい方、マルチタスクが苦手な方などです。
ここでは、以下の内容を解説します。
それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
バレットジャーナルとは、やるべきタスクの内容を箇条書きで書いて管理する方法のことです。バレットとは「・」のことで、タスクの前にこういったさまざまな種類の記号（KEY）を書いて分類していきます。
バレットジャーナルで使うKEYの表記とそれぞれの意味は、以下のとおりです。
・：すぐに実行できるタスク（基本のKEY）
－：メモ書き
〇：イベント（商談などの重要な予定）
＊：重要（とくに重要なこと）
！：アイデア（ひらめいたこと）
×：終了したタスク
＞：次の日など特定の日程に移動したタスク
＜：いつかやるべきこと、未来の予定
これらのKEY以外に変更しても良いため、自分のやりやすい方法にしましょう。
バレットジャーナルには、さらに使いやすくするための基本となるコンテンツがあります。記載しておくべき基本の内容は、以下のとおりです。
＜INDEX＞
目次ページ
＜Future Log＞
半年～1年分のスケジュールや目標がわかるページ。年間カレンダー。
＜Monthly Log＞
1か月分の予定を書くページ。月間カレンダーとして、当月にやることや先月できなかったことを記載する。
＜Daily Log＞
1日のタスクや予定を書くページ。Todoリストとしても使える。
これらの4つが基本のコンテンツです。1週間の予定もまとめて整理したい場合にはWeekly Logも作って書くなど、自身にあわせて変更できます。
バレットジャーナルには思考の整理をする手助けになったり、タスクの抜けや漏れを軽減できたり、改善策が見つかったりするメリットがあります。しかし、せっかくバレットジャーナルをはじめても、すぐにやめてしまっては本来の効果が得られません。
バレットジャーナルを継続的に活用するコツは、以下のとおりです。
習慣づけして、効果的なタスク管理をおこないましょう。
ノートによるタスク管理のメリットデメリット |
ここまでノートによるタスク管理をチェックしてきましたが、ノートを使ったタスク管理にはメリット以外にデメリットもあります。タスク管理をおこなうにはさまざまな方法があるため、メリットだけではなくデメリットも踏まえたうえで、どの手法を用いるのかを選択する必要があるでしょう。
それでは、ノートによるタスク管理のメリットとデメリットをそれぞれチェックしていきましょう。
ノートを使ったタスク管理のメリットは、なんといっても手軽なことです。専用のものを用意しなくても、普通のノートとペンだけで始められます。
バレットジャーナルを活用した場合には、カレンダーとタスクを同じノートでまとめて確認できるようになることも便利です。予定とタスクを一度に確認でき、先延ばしをしにくくなります。また、完了できなかったタスクを別日程へ移動させるといった作業をおこなうため、タスクの抜けや漏れを防げることもメリットです。
対して、ノートを使ったタスク管理のデメリットもさまざまなものがあります。
手書きではノートに記載したこと自体を忘れてしまう可能性があること、あとから見返す際に見つけにくいこと、チームメンバーなど複数人で管理することが難しいことなどです。これらのデメリットをなくすためには、ツールを使ってタスクの管理をおこなう方法をおすすめします。
なお、チームでのタスク管理については、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
効果的なタスク管理にはツールがおすすめ |
先述のとおり、手書きのデメリットをカバーできる効果的なタスク管理方法として、ツールの利用をおすすめします。デジタルツールを活用すれば、通知機能によってタスクのやり忘れを防止したり、共有機能で周りの社員への情報共有をおこなったり、検索機能によって欲しい情報をすぐに見つけたりすることが可能です。
デジタルに抵抗がある方でもシンプルな設計のツールを使えば、簡単かつ上手にタスク管理ができます。
タスク管理が上手い人の特徴や、部下のタスク管理を効率的におこなう方法を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
タスク管理にはエクセルを使う方法もあり、こちらもノートでの管理と同じくデメリットがあります。以下ではタスク管理ツールによって課題が解決できた実例が紹介されているため、ぜひ参考にしてください。
まとめ |
タスク管理をおこなうやり方はさまざまな手法から選択でき、そのなかでもアナログな手段を好む方へのおすすめは、ノートでおこなう方法でしょう。ノートでおこなう際の書き方には、ToDoリストを使う方法、付箋を使う方法、重要度と緊急度のマトリクスを活用する方法、日報を活用する方法などがあります。
ノートでのタスク管理におすすめの手法は、バレットジャーナルです。記号や基本となるコンテンツなどを用いることで、効果的なタスク管理ができます。
しかし、ノートでのタスク管理にはデメリットもあるため、そのデメリットをカバーするには、専用で作られたタスク管理ツールの活用がおすすめです。これらの内容を理解し、実際の仕事で活用しましょう。
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