タスク管理を行う際に使われている代表的なツールがエクセルです。誰でも手軽に使えることが広く普及している要因でしょう。しかし、課題がないわけではありません。本記事ではタスク管理でエクセルを使う具体的な手順、メリットとデメリットなどを解説します。
目次
タスク管理でエクセルが使われているのは、ビジネスをしている人の多くがもともとエクセルを使っており、手間をかけずに導入することができるからです。
エクセルが使われている主な理由を項目ごとに分けると、以下の2つが挙げられます。
・多くの企業がエクセルを導入している
・タスク管理が手軽にできる
それぞれ詳しく解説しましょう。
多くの企業では、エクセルがインストールされているパソコンを使用しています。またエクセルは、パッケージ版以外にもオンライン版やモバイルアプリなど多様な形態で提供されているため、さまざまな働き方にも対応しているソフトといえるでしょう。
ビジネスパーソンにとって身近なツールであり、導入コストもかからないため、タスク管理でエクセルが使われるケースが多くなっています。
エクセルの機能を使うことで、タスク管理が手軽にできます。プロジェクトの規模が大きくなる、同時に並行で進行しているなど、複雑なタスクには対応できないケースもありますが、基本的なタスク管理であれば問題ないでしょう。
エクセルは使い慣れている社員が多いため、特別な研修も不要です。すぐに始められることも、エクセルがタスク管理に多く使われる要因の1つになっています。
タスク管理の詳細については、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
タスク管理でエクセルを使う方法 |
タスク管理の基本は、タスクを細かく分解して「誰が」、「いつまで」、「何を」行うのかを可視化することです。エクセルを使うことで、これらの項目管理が手軽にできるようになるでしょう。タスク管理でエクセルを使う方法には、大きく分けると以下の2つが挙げられます。
・個人でエクセルを使う場合
・チームでエクセルを使う場合
それぞれ詳しく解説しましょう。
個人でエクセルを使う場合には、自分一人分のタスクを管理すればいいため、比較的容易に管理できます。おさえておくべき基本的な項目は「タスクの名前」、「タスクの期限」、「タスクの進捗状況」の3つです。
必要に応じて「タスクの優先度」や「メモ」などを追加すると、さらにタスク管理がしやすくなるでしょう。また、これらの項目ではプルダウンの機能を使うことで、入力を効率化できます。
個人でエクセルを使ってタスク管理をする際には、大きく2つの注意点があります。1つ目はタスクの漏れや抜けがないようにすること、網羅性を意識することです。そのためにはタスクを1つの場所にまとめておくといいでしょう。
2つ目は、タスクの更新と確認をこまめに行うことです。更新頻度が低くなると、実際のタスクの進行状況とズレが生じてしまう可能性が出てきます。1日1回以上の頻度で、更新と確認の時間を決めておくといいでしょう。
タスク管理の苦手な人、もっと上手に使いたい人は、以下の2つの記事を参考にしてください。
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
チームでエクセルを使う場合は、個人で使う場合と比較すると複雑になるため注意が必要です。個人では「タスクの名前」や「タスクの期限」、「タスクの進捗状況」の3つが基本項目でしたが、チームではタスクごとに「担当者」を決めなければなりません。
また、Aというタスクが終了してからでなければ、Bというタスクに取りかかることができないなど、タスク間での依存関係が複雑になることが考えられます。
1つのタスクのスケジュールがずれると、ほかのタスクに影響するケースが出てくるため、更新を徹底することやチーム内で常にスケジュールを共有することが必要となるでしょう。
チームでエクセルを使う場合には、WBSやガントチャートを使うと、効率的なタスク管理が可能になります。
WBSとは、作業を細分化して構造化する手法です。タスクを実施する順番によって、上から下へと配置してツリー構造を作ります。WBSの役割は、プロジェクト完了までのタスクの漏れや抜けをなくすことです。このWBSに基づいてガントチャートを作ります。
ガンチャートとは、プロジェクトの進捗状況を視覚的に表すことができる棒グラフ状のチャートです。ガントチャートでは「条件付き書式」を使い、色の違いでタスクの進捗率をつけます。メンバーのタスクの進み具合や期限が一目で把握できて便利です。
チームでのタスク管理について詳しく知りたい方は、以下の2つの記事を参考にしてください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
タスク管理でエクセルを使う4つのメリット |
タスク管理でエクセルを使うメリットはいくつかあります。使用する際のハードルがきわめて低いことが大きなメリットであり、その特徴はさらに細かく分解できるでしょう。主なメリットは、以下の4つです。
・簡単に使える
・コストがかからない
・カスタマイズが容易
・テンプレートが豊富にある
それぞれ詳しく解説しましょう。
タスク管理でエクセルを使う大きなメリットは、簡単に使えることです。基本的にエクセルは表計算ソフトであるため、ビジネスのさまざまなシーンで活用されています。ほとんどの従業員は、なんらかの業務でエクセルを使っているでしょう。
特別な知識やスキルも必要ありません。エクセルでのタスク管理を行う場合、研修の実施やマニュアルの作成などの手続きが不要になります。
余分なコストがかからないこともエクセルを使うメリットです。2020年にキーマンズネットが行った調査によると、調査した企業の98.5％がエクセルを導入しているとの回答結果が出ています。
エクセルを導入している環境があれば、追加のコストは一切不要です。これは設備投資のコストを抑えたい企業にとっては、大きなメリットといえるでしょう。
コストをかけずにタスク管理を行う際には、ノートを使う方法もあります。ノートでのタスク管理の方法については、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
カスタマイズが容易であることも、タスク管理でエクセルを使うメリットといえます。必要な項目の追加も簡単です。条件付き書式やプルダウン、関数、マクロなどを活用することによって、アレンジの幅も広がります。
タスクやプロジェクトの内容に合わせてカスタマイズしたいと考えている方にとって、エクセルは自由度の高いツールといえるでしょう。
テンプレートが豊富にあることも、タスク管理でエクセルを使うメリットです。たとえば、エクセルの提供元であるマイクロソフトのテンプレートとしては、ガントチャートやToDoリスト、毎日のスケジュールなどさまざまな種類があります。
さまざまな無料のテンプレートがあるため、目的に合ったものを探して使うといいでしょう。高機能の有料テンプレートもたくさん出ています。
タスク管理でエクセルを使う3つのデメリット |
タスク管理でエクセルを使うメリットはたくさんありますが、使い方によってはデメリットとなることもあるため、どのような使用方法をするかを考えたうえで使うか使わないかを判断する必要があります。主なデメリットは、以下の3つです。
・リアルタイムでの共有ができない
・スマホでの表示・更新に最適化されていない
・複雑な設定ができない
それぞれ詳しく解説します。
エクセルを使ったタスク管理の大きなデメリットは、リアルタイムでの共有ができないことです。エクセルはクラウドサービスではないため、チームで行っているプロジェクトのファイルを編集した場合、リアルタイムでほかのメンバーと共有できません。
チームでのタスク管理にエクセルを使う場合には、編集や保存のタイミングについてルールを設定する、一人のメンバーのみがファイルを開いている状態にするなど工夫が必要です。
エクセルは、スマホやタブレットでの表示や更新に最適化されていないこともデメリットです。タスク管理をしなければならないのは、オフィスだけとは限りません。モバイル用のパソコンを持っていたとしても、使用できない環境もあるでしょう。
パソコン以外の端末での編集に対応しきれていないことが、大きなハンディとなってしまうことも考えられます。外出が多い場合には、エクセル以外の選択肢を考える必要も出てくるでしょう。
複雑な設定ができないことも、エクセルでのタスク管理の大きなデメリットです。たとえば、プロジェクトの内容や計画が変更になった際には、その都度エクセルに変更を反映する必要が生じます。場合によっては作り替える必要が出てくるでしょう。
また、複数のプロジェクトが同時に進行していて、横断的にタスクが行われている場合にも、エクセルで対応するのは難しくなります。プロジェクトが複数立ち上がっている場合には、タスク管理ツールを使う必要が出てくるでしょう。
タスク管理に必要なさまざまな機能を備えた、多機能な『monday.com』の導入を検討することをおすすめします。
タスク管理でエクセルを使う際の3つの注意点 |
タスク管理でエクセルを使う際には、いくつか注意しなければならないことがあります。エクセルはシンプルな作りになっていて機能が限られているため、使用するうえでの工夫が必要なのです。主な注意点には、以下の3つが挙げられます。
・更新することを忘れない
・優先順位を意識する
・ファイルをコピーしすぎない
それぞれ詳しく解説しましょう。
エクセルでタスク管理をする際には、こまめに更新する習慣をつけることが大切です。当然のことですが、進捗状況は刻々と変化します。プロジェクトの計画や内容が変わるのもよくあることです。
更新しなかったために状況の把握ができなくなってしまったとすれば、タスク管理をする意味がありません。メンバー全員がタスク管理表を日々更新するように習慣づけること、そして更新していることを確認することが必要でしょう。
エクセルでタスクを管理するうえでは、優先順位を意識することが重要です。優先度をつけることによって、どのタスクから対応していくべきかが明確になるでしょう。特にタスクの量が多い場合には、優先度が重要なポイントになるのです。
優先順位をメンバー全員が共有することによって、プロジェクト全体の進行がスムーズになることも期待できるでしょう。
エクセルを使ってタスク管理する際、オリジナルファイルをコピーして使用するケースもあるでしょう。しかし、この使い方は混乱を招くケースがあるため、あまりおすすめできません。
なぜなら、最新のファイルがどれであるのかがわかりづらくなってしまうからです。オリジナルのファイルとコピーしたファイルが混ざってしまい、更新の際に混乱してしまうことも考えられます。ファイルのコピーは必要最小限に留めましょう。
まとめ |
タスク管理はエクセルを使って行うことが可能です。特別な知識やスキルがなくても使用できるため、社員研修やマニュアル作成をする必要もなく、コストをかけずに手軽に導入できるメリットもあります。
しかし、複雑な作業やクラウドでの作業には対応しておらず、規模の大きなプロジェクトなど複数のプロジェクトが同時に立ち上がっている場合には、エクセルでの対応には限界があります。そんな場合はタスク管理ツールを使うことによって、より確実に効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。
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