プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）とは、プロジェクトマネジメントを支援する組織や空間のことです。業務の質がアップし、成果が得やすくなるでしょう。この記事では、プロジェクトマネジメントオフィスについて紹介します。メリットや必要なスキルなども併せて確認しましょう。
目次
プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）の基礎知識 |
プロジェクトマネジメントオフィスとは、プロジェクトマネジメントをサポートする部門やシステムのことです。業務が円滑に進むように、陰ながらチームを支えます。
一方、プロジェクトマネージャーとは、チームをまとめる存在のことで、業務に関する事柄を決めていきます。まずは、プロジェクトマネジメントオフィスについて確認しましょう。
PMOとは、プロジェクトマネジメントを支える部門やシステムのことです。個人が担うのではなく、複数人がチームを組んで業務に携わります。
PMOがあることで、達成困難なプロジェクトを円滑に進められることもあり、新しくプロジェクトを立ち上げる際に導入を検討するケースが増えています。また社内に設置するだけではなく、外部から導入する場合もあります。
プロジェクトマネジメントについての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトマネジメントに必要なスキルや管理ツールの選び方を解説
PMBOKとはプロジェクトマネジメントをまとめたもの。活用するメリットを解説
PMOの役割は、プロジェクト管理と、プロジェクトに関する意思や定義の基準化の2つです。
プロジェクトを成功させるためには、「どれくらいの期間を有するのか」「リスクやデメリットはあるのか」などを調べる必要があります。PMOは課題がわかれば対処法を検討したり、従業員のスケジュールを確保したりと、さまざまな準備をしてプロジェクトの管理を行います。
またプロジェクトを始める前に念入りな計画を立てていたとしても、何らかの事情でスケジュールに影響が出る場合もあるでしょう。そのときにトラブル対応をしたり、スケジュールを再調整したりするのもPMOの仕事です。
また基準化とは、プロジェクトチームの判断基準を決めることです。業務が円滑に進むように、まとめた情報をチームに伝え、判断基準の統一をはかります。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのリーダー的存在です。業務を遂行しながら、チームをまとめる役割があります。
PMOは、プロジェクトマネージャーの業務を一部負担したりコミュニケーションを図りながら業務を遂行したりしてサポートします。
またプロジェクトマネージャーは携わるプロジェクトの成功を重視していますが、PMOは、組織の成長も視野に入れながら行動している点も異なります。
プロジェクトマネジメントオフィスを導入する際のメリット2つ |
PMOを導入するメリットは、プロジェクトマネージャーの負担軽減につながることとプロジェクトの質が向上することの2つです。
PMOはサポート役を担っているため、プロジェクトマネージャーが抱える業務の一部を負担できます。また客観的な視点が加わるため、業務の質が向上するでしょう。ここでは、PMOを導入するメリットを紹介します。
PMOを導入すると、プロジェクトマネージャーの負担軽減につながります。
例えばPMOに一部の業務を任せられれば、チームの空いたリソースをほかの業務に注力できるため、プロジェクトマネージャーの業務の負担を減らせるでしょう。また専門スキルを持っているPMOがサポートすれば、臨機応変な対応も行いやすくなります。
PMOを設置すれば、業務全体を可視化しやすくなるため、プロジェクト内容を評価しやすくなり、品質向上につながります。プロジェクトマネージャーだけが管理すると、進捗状況が把握しづらく、チーム全体がうまく機能しない可能性も否定できません。
しかしPMOを導入すれば客観的な視野が加わるため、チームメンバーが業務全体を理解しやすくなり、メンバーそれぞれが適切な業務を遂行できます。
プロジェクトマネジメントオフィスを導入する際のデメリット2つ |
PMOを導入する際のデメリットは、現場との食い違いが衝突につながることとプロジェクトマネージャーの存在感が薄れることの2つです。
PMOが的確な指示を出していたとしても、PMOが現場の状況を把握していなければトラブルの原因になります。
またスキルの高いPMOを導入すると、プロジェクトマネージャーの存在感が薄れるかもしれません。ここでは、プロジェクトマネジメントオフィスを導入する際のデメリットを紹介します。
管理側と現場側で意見の食い違いが生じると、トラブルにつながる可能性があります。例えばPMOが高圧的な態度で指示を出せば、チームのメンバーに不満が溜まるでしょう。
たとえ業務遂行のために必要な指示だったとしても、チームのメンバーとうまく連携が取れなければ、プロジェクトの失敗につながってしまう可能性もあるのです。
そのためPMOは、現場とコミュニケーションを大切にしながら、プロジェクトを成功させるための黒子役として影で支えることが求められます。
PMOを導入すれば、プロジェクトマネージャーの存在感が薄れる可能性があります。特に社外のPMOプロジェクトマネジメントオフィスを導入した場合、スキルが高く、プロジェクト管理自体を行ってしまうケースもあります。
しかしプロジェクトの意思決定は、プロジェクトマネージャーが担う部分であり、その立場は守らなければいけません。そのためPMOを導入する際は、プロジェクトマネージャーとPMOが業務の役割分担を行い、PMOに依存しすぎないことが大切です。
プロジェクトマネジメントオフィスの主な3つの職種 |
PMOには、以下のような職種があります。
・PMOアドミニストレーター
・PMOエキスパート
・PMOマネージャー
PMOは複数の人が集まった組織であるため、ほかの部署と同様に役割分担をしています。それぞれが自分の仕事を遂行することで、円滑にPMOを運営しているのです。ここではPMOの職種を確認し、どのような業務を担っているのかチェックしましょう。
PMOアドミニストレーターとは、プロジェクトに関する事務作業をサポートする存在のことです。例えば以下のような業務が当てはまります。
・書類作成や管理のサポート
・プロジェクトに関する情報の共有
・経費の精算
・プロジェクトに関する情報の収集
・チームメンバーの勤怠管理
これらの業務をプロジェクトマネージャーがすべて担うとなると、大きな負担になるでしょう。PMOアドミニストレーターがいれば事務に関することを任せられるため、業務の遂行に集中できます。
PMOエキスパートとは、データの分析やルールの策定を行う存在のことです。マーケティングをはじめとする幅広い業務に携わるため、プロジェクトの成功に大きく関わるポジションだといえます。
そのため経験やスキルが豊富な人をPMOエキスパートに選出することで、よりスムーズにプロジェクトのサポートを行えるでしょう。
プロジェクトに関するリスクマネジメントの詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトリスクマネジメントとは？リスクの意味やプロセスも解説
PMOマネージャーとは、マネジメント業務を担う存在のことです。PMOも組織の一部であるため、全体を管理するマネージャーが必要です。
例えば、PMOに所属するメンバーの勤怠管理や業務の調整、人材管理、教育などは、PMOマネージャーが担っています。PMOがより円滑に機能できるように、全体を管理する役割です。
プロジェクトマネジメントオフィスに必要な2つのスキル |
PMOには、コミュニケーション能力と、プロジェクトを管理する能力の2つが必要です。PMOはプロジェクトを遂行するにあたり、さまざまな人と接します。その中でうまくコミュニケーションがとれなければ、業務に支障が出るでしょう。
また適切にプロジェクトを管理することがプロジェクトの成功に必要です。ここでは、プロジェクトマネジメントオフィスに必要なスキルを紹介します。
PMOは、プロジェクトの遂行をサポートする役割であるため、コミュニケーション能力は必要不可欠です。例えばプロジェクトマネージャーと打ち合わせをしたり、会議を開催したりと多くの人と接する機会があります。
そこでうまくコミュニケーションがとれなければ、プロジェクトの遂行にも影響するでしょう。PMOには、コミュニケーション能力の高い人が向いているといえます。
PMOには、プロジェクトを管理する能力も重要です。例えばプロジェクト計画や進捗管理、人員の確保などプロジェクトに関するあらゆる事柄を管理しなければいけません。
またプロジェクトを遂行しているときにトラブルが発生した場合は、その対応も行う必要があります。状況に応じて課題を洗い出し適切に対応しなければ、プロジェクトの達成にも影響が生じるでしょう。
プロジェクトが達成されるまでのタスクを定義するスコープマネジメントについての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトにおけるスコープマネジメントの重要性と実業務の注意点
プロジェクトマネジメントオフィスを目指す人におすすめの資格2選 |
PMOになりたい人は、「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」「PMOスペシャリスト認定資格」の2つを取得しましょう。
PMOに必要なスキルを習得した証明になるため、学んでおくと業務に役立ちます。また資格を取得すれば、スキルアップにつながるでしょう。ここでは、PMOになりたい人におすすめの資格を紹介します。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格とは、PMOに必要な技術やスキルを身に付けたことを証明する資格です。
一般社団法人日本PMO協会が、認定を行っています。プロジェクトの現場業務において必要な基礎知識や技術の習得を認定する実践重視の資格です。この資格を持っていれば、PMOの一員として活躍できるだけではなく、キャリアアップも目指せます。
PMOスペシャリスト認定資格とは、PMOに特化しており、プロジェクトマネジメントに関する基礎知識を取得したことを証明できる資格です。
資格がなくてもPMOとして勤務できるものの、客観的なスキル証明にもなったり、スキルアップにつながったりするため学ぶといいでしょう。
ただし、プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格を持っていなければ、資格を取得できないため注意が必要です。
プロジェクトマネジメントに関する資格についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
プロジェクトマネジメントに関する資格一覧！メリットや難易度も解説
まとめ |
PMOは、プロジェクトマネジメントをサポートする組織やシステムのことです。プロジェクトを円滑に遂行するためには、専門スキルを持った部門を導入するのもいいでしょう。
またプロジェクト管理する際は、専用のツールを活用するのもおすすめです。
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