プロジェクトマネジメントとは、プロジェクト達成までの多様な業務を統括・管理することです。ヒト・モノ・カネ・情報・時間の効率的な運用と管理が求められます。本記事ではプロジェクトマネジメントを成功させるスキルや管理ツールの選び方を解説します。
目次
プロジェクトマネジメントの概要 |
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトのスタートから達成までに必要となる多様な業務を統括・管理することです。プロジェクトには通常複数の人間が関わっているため、それぞれのスケジュールを管理しなければなりません。
与えられたコストの範囲内で一定の水準以上のクオリティを満たし、納期までに業務を完了させることが求められます。
プロジェクトマネジメントが必要な理由は、プロジェクトの目的を果たすために計画の立案、ヒト・モノ・カネなどのリソースの適切な配分、スケジュールの確認・調整などの作業があるからです。
スタートからゴールまでの一連の作業を行うためには全体を統括し、管理しなければなりません。プロジェクトマネジメントはプロジェクトを成功へと導くための重要な役割といえるでしょう。
プロジェクトマネジメントにおいては、まずそのプロジェクトの範囲を決めなければなりません。どこからどこまでのタスクを行わなければならないのか、必要なタスクの領域を定める作業が必要です。この作業をプロジェクトスコープマネジメントといいます。
プロジェクトスコープマネジメントの詳細については下記のページを参照してください。
プロジェクトにおけるスコープマネジメントの重要性と実業務の注意点
プロジェクトマネジメントのプロセスとしては、立ち上げ、計画の立案、実行、監視とコントロール、終結といった流れがあります。『PMBOK』第6版にはこのプロセスの解説が記載されていました。『PMBOK』とはプロジェクトマネジメントのノウハウをまとめた文書で、米国の非営利団体PMIが作成したものです。
しかし2021年8月にリリースされた第7版のPMBOKではプロセスに変わって、プロジェクトマネジメントがどうあるべきかという原則が重視される方向にシフトチェンジしています。この内容について詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。
PMBOKとはプロジェクトマネジメントをまとめたもの。活用するメリットを解説
プロジェクトマネージャーに求められる3つの能力 |
プロジェクトマネジメントの実施者であるプロジェクトマネージャーは、さまざまな能力を求められます。プロジェクトマネジメント自体が多岐にわたっているからです。その能力の中でも特に必要とされるのは以下の3つの能力です。
1.コミュニケーション能力
2.ディレクション能力
3.マネジメント能力
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクトマネージャーには、コミュニケーション能力が求められます。プロジェクトはチームで行われるものであり、参加する人間をまとめなければならないからです。
またチーム内のみならず社内の関係者や上層部、クライアントや外部の協力機関などと交渉をする機会も多くなります。プロジェクトマネージャーのコミュニケーション能力によって、プロジェクトの成功が左右される場合もあるでしょう。
ディレクション能力もプロジェクトマネージャーに求められる重要な能力の1つです。ディレクション能力はチームの全員に的確な指示を出して、メンバーそれぞれを動かしていく力とも言い換えられます。
プロジェクトマネージャーはメンバーの能力や性格を考慮し、タスクを適正に配分したディレクションを行います。リーダーシップを発揮することを求められる場合もあるでしょう。
マネジメント能力はプロジェクトマネジメントの根幹となるスキルです。プロジェクトをスムーズに進行するための管理・調整を行います。
与えられたリソースを効果的に使うこともマネジメントの領域です。特に重要なのは人材のマネジメントでしょう。チームのメンバーのモチベーションの維持と向上、教育や育成、評価まで、トータルで管理します。
プロジェクトマネージャーの仕事は多岐にわたっているため、サポート部門であるプロジェクトマネジメントオフィスを活用することも必要です。プロジェクトマネジメントオフィスについて詳しく知りたい方は下記の記事を参照してください。
プロジェクトマネジメントオフィスを活用してプロジェクトの質を上げよう
プロジェクトマネジメントのスキルを磨きたい方、資格を得たいという方は下記の記事を参照してください。
プロジェクトマネジメントに関する資格一覧！メリットや難易度も解説
プロジェクトマネジメントの代表的な4つの手法 |
プロジェクトマネジメントを効率的に行うため、さまざまな手法が開発されてきました。開発のポイントはわかりやすさ、見やすさなどです。つまり共有しやすいという特徴があります。代表的な手法は次の4つです。
1.進捗管理を表で視覚化したガントチャート
2.作業工程を図と数字で表したPERT
3.ツリー構造を持ったWBS
4.タスクを時系列で表したタイムライン
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクトの進捗管理状況を表で視覚化したものがガントチャートです。細かく作業内容ごとに階層化することができます。表の縦軸には作業名とその内容、担当者の氏名、開始日と終了日を記載、横軸には日時と時間を設定するのが基本です。
共有機能を使うことによって、プロジェクトのメンバー全員でシェアすることができるので、全体・部署・個人の進捗状況を確認できます。
PERTは「Program Evaluation and Review Technique」の頭文字を取った略語で、作業工程を図と数字で可視化して管理する手法です。特徴的なのは矢印を使っていること。別名はアローダイヤグラムです。
矢印を使うことでフローがわかりやすくなり、タスクそれぞれの順番や関係性、問題点などを明確にしやすいというメリットがあります。特殊な技術がなくても、簡単にPERT図を作成できる点もメリットといえるでしょう。
WBSは「Work Breakdown Structure」の頭文字を取った略語で、プロジェクトの作業工程を細分化して構成図を作成する手法です。ツリー構造になっている特徴があります。
すべてのタスクを細かく分解することによって、プロジェクトに関わるメンバー全員がすべての行程における必要なタスクを把握できることがメリットです。ツリー構造化することで、タスクの優先順位を決めるのが容易になります。
タイムラインとはその名前の通り、プロジェクトのタスクを時系列で並べて可視化する手法です。タスクをどのような順番とタイミングで行えば良いかが一目瞭然となるので、直感的にタスクを管理することができます。
シンプルでわかりやすいことが、タイムラインの大きなメリットといえるでしょう。ただしタスクが複雑で相互に依存性がある場合には、適していません。
プロジェクトマネジメントのチェックポイント3つ |
プロジェクトマネジメントを行う上で重要なチェックポイントがいくつかあります。代表的なのは以下の3つです。
1.クオリティのチェック
2.スケジュールと納期のチェック
3.予算とコストのチェック
これらで共通するのは一度チェックすればOKということではなくて、機会のあるごとにチェックすることが必要であるということでしょう。それぞれについて詳しく解説します。
プロジェクトが成功するかどうかの鍵を握っているのは、プロジェクトによって達成した成果の品質です。限られたリソースの範囲内でいかに高品質を実現するかが、プロジェクトの最大の目的といってもいいでしょう。
クオリティをチェックするには、それぞれのタスクにおいてクリアすべき基準を定めることが必要です。クオリティのチェックとともにタスクの担当者との連携を取り、フィードバックします。改善点の指摘、結果のレビューなどの作業を継続することがクオリティの向上につながるからです。
プロジェクトマネジメントにおいて、スケジュールと納期のチェックは重要なポイントとなります。納期を守ることが大前提となりますが、新しいプロジェクトを立ち上げた場合には、実際に業務が始まってみないと、わからないこともでてきます。
スケジュールの遅延、計画のズレが生じないというケースのほうがむしろ少ないといえるでしょう。ポイントになるのは状況を常に可視化しておくこと、そして当初の予定どおりに行っていないことがわかったら早めに対応することです。
スケジュールと納期のチェックとともに人員の配置は適正かどうか、負担が集中していないかなど、仕事の状況のチェックも必要でしょう。計画にズレが生じた場合は、早めに計画を修正することも求められます。状況に応じて、細かく調整することが必要です。
プロジェクトマネジメントでは、予算とコストのチェックも大切なポイントです。企業を運営する上では、利益を生み出すことが大きな目的となります。予算やコストがオーバーしてしまい、利益を圧迫してしまったプロジェクトは、タスクを達成しても、成功とはいえなくなるでしょう。
プロジェクトマネジメントにおいては、工程ごとに予算をオーバーしていないか、コストが余計にかかっていないか、入念にチェックしなければなりません。コストがオーバーしそうな場合には、コスト削減のための手立てを考える必要があります。
この3つのチェック以外にも、リスクのチェックも忘れてはいけません。リスクとはプロジェクトの実現をさまたげる外的な要因やアクシデント、トラブルなどです。リスク管理についての詳細を知りたい方は、下記の記事を参照してください。
プロジェクトリスクマネジメントとは？リスクの意味やプロセスも解説
プロジェクトマネジメントの管理ツールの3つの選び方 |
プロジェクトマネジメントを効率的に行うためには、管理ツールの活用をおすすめします。プロジェクトメンバーの人数が多い時や他社と共同でプロジェクトを進める時、さらには同時に複数のプロジェクトを行う時などは管理ツールの必要性が増すでしょう。
プロジェクトマネジメントの内容は多岐にわたっており、業務内容にあった管理ツールを使うことが求められます。管理ツールの主な選び方は以下の3つです。
1.使い方で選ぶ
2.操作性の快適さで選ぶ
3.必要な機能で選ぶ
それぞれ詳しく解説します。
管理ツールの選び方で大きなポイントとなるのは、どういう使い方をするかということです。使い方は大きく分けると2つあります。クラウド上での利用とパソコンにインストールしての利用です。
リモートワークが普及している昨今、一般的にはクラウド型の管理ツールのほうが使い勝手がいいといえるでしょう。クラウド型のメリットは導入が簡単で運用がしやすく、導入コストも抑えられること、情報のやりとりが容易であることなどです。
インストール型の管理ツールには、インターネット環境がなくても利用できるというメリットがあります。一方で情報のやりとりがしづらくなるというデメリットもあります。自社の環境にあった管理ツールを選ぶと良いでしょう。
管理ツールはプロジェクトのメンバーや外部の関係者も利用するツールです。さまざまな人が使うことを想定すると、操作性の快適さとわかりやすさが重要な要素になることがわかります。
操作性が快適であれば、効率がアップして生産性の向上にもつながるでしょう。操作性が良くない場合には、「作業効率が低下する」「習得するまでに時間がかかる」「操作する人を選ぶ」といったマイナスが生じる場合もあります。
管理ツールの高い導入効果を得ながら機能を十分に活用するため、操作性の快適な管理ツールを選びましょう。
プロジェクト管理の仕事の範囲は、かなり幅広いといえるでしょう。その範囲はプロジェクトの内容によっても変わります。
ガントチャートやWBSなどのプロジェクト管理機能、掲示板やオンライン会議機能などのグループウェア、タスク管理機能、ワークフロー機能など、管理ツールを選ぶ場合には、どんな機能が必要なのかということを把握した上で選ぶと良いでしょう。
利用できる機能の確認とともに、動作環境や使用できるデバイスの種類、アカウント数の制限や利用可能なストレージの容量なども含めて、総合的に判断することが求められます。
『monday.com』はプロジェクトチームのタスク管理、スケジュール管理、コミュニケーション機能などを一元管理できるプラットフォームです。カスタマイズ性が高いため、チームに合わせて、快適な操作性を実現しています。
管理ツール選びではmonday.comをご検討ください。無料版はこちらのサイトです。
| まとめ |
プロジェクトマネジメントとはプロジェクトの目的の達成に向けて、多様な業務の統括と管理を行うことです。プロジェクトマネジメントにおいては、定められた予算・コスト・納期の範囲内で高品質の成果を上げなければなりません。
プロジェクトマネジメントにはプロジェクト管理やスケジュール管理、コスト管理など多様多種な業務があります。チームのメンバーだけでなく社内外との調整も必要になるため、プロジェクトマネジメントを効率的に行うためには管理ツールを効果的に使うことが求められます。
プロジェクトの内容や会社の環境にあった管理ツールを選ぶことが重要です。世界10万社以上で選ばれているmonday.comは、業界や職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。まずは無料トライアルからお試しください。
