生産性とは、労働時間や資本などに対してどれほどの成果を生み出せるかを示したものです。生産性を向上させれば、少ない労力で大きな成果を上げられるでしょう。今回は、生産性向上の必要性について解説します。生産性向上に必要な対策も紹介しているので併せて参考にしてください。
目次
生産性の向上に関する基礎知識 |
生産性とは、企業が効率よく利益を上げているかどうかを示す指標のことです。ヒト・モノ・カネなどの資源を活用した結果、どれだけの成果を上げられたかを表しています。
「生産性が向上している」のは、以下の状態に該当する場合です。
例えば、新商品を開発する際、既存のシステムを活用することで投資金額を抑えられれば生産性が高いといえるでしょう。生産性を向上させるためには、労働時間や人件費を最小限に抑えたうえで、最大限の成果を生み出せるかが重要です。
生産性向上の必要性 |
生産性の向上が求められる理由には、以下の2つが挙げられます。
現代の日本は生産性の向上が強く叫ばれています。なぜなら、労働力人口が減少している中で日本の生産性が低下しているからです。日本政府も働き方改革によって、生産性の向上を推進しています。
まずは、生産性向上の必要性について見ていきましょう。
生産性の向上が求められる理由の1つ目は、労働力人口が減少していることです。現在の日本は少子高齢化が進んでおり、働き盛りの人の数が減りつつあります。そのため、慢性的な人手不足に悩んでいる企業も多いでしょう。
少ない労働力の中からこれまで通りの成果を生み出さなければならず、生産性の向上が重要視されているのです。
生産性の向上が求められる理由の2つ目は、日本企業の競争力が弱いことです。IMD（国際経営開発研究所）が作成する『世界競争力年鑑2021年版』によると、日本は64ヵ国地域の中で総合順位が31位と低迷しています。
つまり、日本は世界の国々と比較すると生産性が低く、価値の高いモノやサービスを生み出せていないといえるのです。このような状況を打開するためには、少ない資源から多くの生産物を生み出さなければいけません。
参考：三菱総合研究所｜IMD「世界競争力年鑑2021」からみる日本の競争力 第1回：結果概観
生産性を向上させるメリット3つ |
生産性を向上させるメリットは、以下の3つです。
生産性を向上させれば、従業員や顧客の満足度を上げられます。少ない労働力で高い成果を出すことは、企業にとっても良い影響をもたらすでしょう。また、投資資源の量や質を見直すきっかけにもつながります。ここでは、生産性を向上させるメリットを解説します。
生産性を向上させることは、労働環境の改善につながります。少ない労働時間で多くの生産物を生み出せるようになれば、労働時間や残業が減り、ワークライフバランスが改善されるでしょう。その結果、従業員のモチベーションやパフォーマンスが向上し、離職率の低下につながります。
ほかにも、生産性向上のために従業員のスキル習得をサポートすれば、一人ひとりに成長を感じさせられます。これらの取り組みにより、従業員の満足度を上げられるのです。
生産性を向上させれば、顧客の満足度を上げられます。生産性向上の施策がうまくいけば従業員のスキルが向上し、顧客への対応も変化するためです。例えば、従業員に余裕が生まれて迅速な対応ができたり、幅広いリクエストに応えられたりできるでしょう。
また、業務の無駄を省くことで生産性を向上できると、低コストで高品質な商品を提供できることにつながります。より良いサービスやモノを生み出せるようになり、顧客の満足度が上がります。
生産性を向上させれば、コストを削減できます。生産性を向上させるということは、少ない投資で多くの生産物を生み出すことです。実行するために投資資源の量や質を見直すことを通して、コストを削減できるのです。
ただし、単に人手を減らしたり、人材育成費用を大幅に減らしたりするなどの強硬策ではなく、生産性の向上につながるような施策を講じなければいけません。削減できたコストは新商品の開発や福利厚生の導入などに充てることで、従業員や顧客の満足度を上げられるでしょう。
生産性を向上させるために必要な6つの対策 |
生産性を向上させるために必要な対策は、以下の6つです。
まずは現状を把握したうえで適切な対策を取りましょう。不要な業務を排除したり、問題点を見つけたりすることで生産性の向上につながります。ここでは、生産性を向上させるために必要な対策を紹介します。
生産性を向上させるためには、現状を明確にすることから始めましょう。現状を把握することで、「どのような課題があるのか」「現状の生産性はどういった状態なのか」などを整理できます。
現状を明確にするには、以下のような情報を参考にするのがおすすめです。
例えば、業務マニュアルを見れば、一人でできる業務を複数人で行っていることがわかるかもしれません。
現状を可視化する際は、多くの従業員の意見を反映することも大切です。経営者や管理者には想像できなかった過剰なコストを発見できる可能性があります。
生産性を向上させるためには、人材の再配置を検討しましょう。従業員は、各々持っているスキルや強みが異なるため、適材適所に人材を再配置することで生産性の向上が期待できます。
ただし、会社都合のみで再配置するのではなく、従業員のやりがいやキャリアなどを考慮することも重要です。面談を実施して従業員の希望を聞いたうえで、慎重に人材の配置を検討するとよいでしょう。
生産性を向上させるなら、従業員のスキルアップも目指しましょう。従業員一人ひとりのスキルがアップすれば、業務の量や質が向上します。定期的に研修を行ったり、業務に必要な資格取得の支援をしたりするのもよいでしょう。日頃からスキルアップを意識しておくことで、生産性も向上させやすくなります。
スキルアップを目指す場合は、従業員にどのような支援があればいいか聞いてみると良い案が出るかもしれません。
生産性の向上を目指すなら、業務の自動化を検討しましょう。例えば、RPAと呼ばれる業務自動化ツールを導入すれば、定型文によるメールの返信やルール化された業務を自動化できます。さらにAIを活用することで、企業に寄せられたお客様の声を分類したり、Web広告の投稿文を自動でチェックしたりなどの業務を任せることも可能です。
業務を自動化できれば人によるミスをなくせるほか、業務のスピードを上げられるため、生産性を向上できます。
生産性を向上させたい場合は、アウトソーシングの活用も検討しましょう。アウトソーシングとは、自社内で行っている業務を外部に委託することです。例えば、請求書の処理やコールセンター業務などを専門企業に委託すれば、より生産性の高い業務に集中できます。
ただし、アウトソーシングを導入する場合は、自社内で業務を担うときと比較してコストを削減できるか、業務の質が向上するかなどを検討することが大切です。
生産性を向上させたい場合は、ツールをうまく活用しましょう。ツールを活用すれば、従業員に無駄な負担をかけることなく、作業効率を上げられます。
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生産性を向上させるときのポイント2つ |
生産性を向上させるときのポイントは、以下の2つです。
生産性向上の対策を行ったからといって、すぐに成果を得られるわけではありません。何度も検証を重ねるうえで少しずつ結果として現れるでしょう。また、ただ闇雲に対策するのではなく、指標を立てたうえで実施していくのがおすすめです。ここでは、生産性向上の取り組みを行うなかで意識すべきポイントを解説します。
生産性を向上させるためのポイント1つ目は、PDCAサイクルを回すことです。PDCAサイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の頭文字を取ったフレームワークのことで、継続的な業務改善の実施に役立てられます。
生産性を向上させる場合にもPDCAサイクルが重要です。なぜなら、生産性を向上させるための施策を一度行ったからといって、すぐに効果が現れるわけではないためです。実際は施策の実行と検証を何度も行い、問題点を改善することで少しずつ生産性をアップさせていきます。
しっかりとPDCAサイクルを回していけば、生産性をより向上させやすくなるでしょう。
生産性を向上させるためのポイント2つ目は、指標を立てることです。ただ漠然と生産性を向上させようとしても、何をすればいいのかわからない企業も少なくありません。例えば、以下の2つの指標を参考にするとよいでしょう。
【付加価値労働生産性】
付加価値（粗利）÷労働量＝付加価値労働生産性
粗利を労働時間や労働人数で割れば、付加価値労働生産性が導き出せます。
【労働分配率】
人件費÷付加価値＝労働分配率
生み出された付加価値のうち、人件費に配分された割合を算出できます。
指標を立ててそれを軸に施策を実行していけば、生産性向上を達成しやすくなります。
生産性を向上させる際の注意点2つ |
生産性を向上させる際の注意点は、以下の2つです。
取り組み方を間違えてしまうと、生産性を低下させてしまう恐れがあるため注意が必要です。生産性を向上させるためには十分に検証したり、計画性を持って行動に移したりしましょう。ここでは、生産性を向上させる際の注意点を解説します。
生産性を向上させるためには、マルチタスクを防止することが大切です。業務がマルチタスク化すれば、一人では担当しきれないほどの仕事量を抱えることになりかねません。また、マルチタスクを消化するには大きなエネルギーが必要になるため、作業効率の低下が懸念されるでしょう。
そのため、異なるスキルや知識を必要とする業務を一人の従業員に任せてしまわないように注意する必要があります。
2.長時間労働を避ける
生産性を向上させるためには、長時間労働を避けましょう。長時間労働を続けていると、肉体的にも精神的にも疲労が蓄積し、業務の質が低下する可能性があります。通常時と同じような業務をこなすことができずに、期待した成果を上げられないかもしれません。
生産性を向上させたいのであれば、長時間労働や時間外労働を避けて従業員の負担を減らすことが重要です。
まとめ |
生産性とは、ヒトやモノ、カネなどの投資資源を活用した結果、どれほどの成果を上げられ
たかを示したものです。現代の日本は労働力人口の減少や生産性の低下といった課題を抱えているため、重要視されています。
生産性を向上させるためには現状を明確にしたうえで人材の再配置を検討したり、ツールを活用したりするのがおすすめです。PDCAサイクルを回しながら、少しずつ生産性を向上させましょう。
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