情報共有とは、個人が持つ情報をチームや組織全体で共有することです。情報共有すれば業務の属人化を防げたり、チーム内のコミュニケーションが活発になったりするでしょう。そこで本記事では、情報共有を行うメリットを詳しく解説します。
目次
情報共有とは？ |
ビジネスにおける情報共有とは、社員が持っている有益なノウハウや知識などをチーム内で共有することです。情報共有を価値のあるものにするためには、以下の4つの要素が必要不可欠とされています。
この4つの要素がうまく循環することによって、組織内の情報共有が成功していると判断できます。
なお、情報共有には、『monday.com』の活用がおすすめです。monday.comを活用すれば社員のスケジュールを把握できたり、プロジェクトの進捗状況を共有できたりします。monday.comの詳細は、以下をご覧ください。
情報共有のメリット6つ |
情報共有をすることで得られるメリットは、以下の6つです。
情報共有は、業務をスムーズに進めるうえで重要な手法です。情報共有を積極的に行うことで、円滑に業務を遂行できるでしょう。ここでは、情報共有するメリットを解説します。
情報共有のメリット1つ目は、業務の進捗や内容を把握できることです。例えば、同じオフィス内で作業を進めていても、「誰がどんな業務を遂行しているのか」「どのような手法で業務を進めているのか」といった詳しい情報までは把握できません。
しかし、情報共有していれば、組織内のメンバーがどのような作業を行っているのか把握することができ、トラブルが生じた場合もすぐに対応できるでしょう。また、作業の進行が遅い場合の原因究明や対策などにも有効です。
情報共有のメリット2つ目は、ノウハウを蓄積できることです。社員個人が得たノウハウを組織内で情報共有すれば、企業にとっての財産となります。例えば、社員が持つノウハウを蓄積して共有しておけば、いつでも活用することができ、業務をよりスムーズに進められるでしょう。
反対に、情報共有をしないまま業務を遂行すれば、せっかく得たノウハウもうまく活用できません。事前にノウハウを情報共有することで、効率的に業務を遂行できます。
情報共有のメリット3つ目は、業務の属人化を防止できることです。業務の属人化とは、ある業務について特定の社員にしか担当できない状況のことで、情報共有がうまくできていない環境下では生まれやすくなっています。
情報共有がうまくできていれば担当者が急に休んだり、退職したりしても業務に支障をきたすことはないでしょう。日頃から業務に関する詳細を共有しておくことで属人化を防げるほか、誰が作業しても同じ結果を生み出せるようになります。
情報共有のメリット4つ目は、コミュニケーションが活発化することです。情報共有のほとんどが社員同士の交流の中で行われるため、自然とコミュニケーションが活発化します。
例えば、社員が自発的にノウハウや知識などを発信したり、チャットツールを用いて小まめに連絡を取り合ったりするようになるのです。コミュニケーションが活発化すれば、組織全体が明るい雰囲気に包まれて、良好な人間関係を築けるようになるでしょう。
情報共有のメリット5つ目は、生産性が向上することです。適切な情報共有ができていなければ、メンバー間で必要な情報をうまく伝達できなかったり、情報が不足して業務に支障が起きたりといったトラブルも考えられます。すると、業務がスムーズに進まず、生産性が落ちる可能性もあるでしょう。
しかし、組織内で日頃から情報共有していれば必要な情報を得られるため、スムーズに業務を遂行できます。
情報共有のメリット6つ目は、組織のスキルが高まることです。社員一人ひとりが情報共有を行うことで、他の社員は蓄積されたノウハウや知識を業務に活かせます。また、共有された情報を参考にして、より良いノウハウが生み出されるかもしれません。
情報共有が繰り返されることで組織全体のスキルが向上するため、より高い成果を出せるようになるでしょう。
情報共有の仕方3ステップ |
情報共有を行う際は、以下の3ステップに沿って実行しましょう。
情報共有は、ただ単に情報を集めるだけではありません。共有すべき情報のみを集めることで、スムーズに適切な情報を得られます。ここでは、情報共有の仕方について詳しく解説します。
まず、共有したい情報を明確にしましょう。情報の中には「共有すべき情報」と「共有しなくてよい情報」の2種類があります。例えば、以下のような例です。
【共有すべき情報】
【共有しなくてもよい情報】
上記のように、共有すべき情報と共有しなくてもよい情報の2種類に分けることで、必要な情報のみを共有できます。分ける基準を明確にしておけば、よりスムーズに情報共有できるでしょう。
次に、情報の共有方法を決めましょう。共有する手段を決める際は、自社の利用しやすいツールを選択しなければいけません。例えば、以下のようなポイントをチェックします。
多くの場合、複数のツールを利用して情報共有するでしょう。情報の利用目的に応じて、適切なツールを選ぶことが大切です。
最後に、情報共有する際のルールを決めましょう。あらかじめルールを決めておかなければ、無駄な手間が発生する可能性があります。例えば、Aさんは業務の進捗状況をチャットツールで報告するのに、Bさんは共有ツールを利用するという事態も起こりかねません。
社員それぞれが異なったやり方で情報共有をしていては、後で確認する手間が増えてしまいます。「いつ」「誰が」「どのタイミングで」「どのような手段を使って」情報共有するのかを決めておくことで、組織の生産性が向上します。
情報共有する際に気を付けたい5つのポイント |
情報共有する際に気を付けたいポイントは、以下の5つです。
情報共有は、一部の社員だけで行っても大きな成果を得ることは難しいでしょう。環境を整備したり、必要性を周知したりすることで活性化できます。ここでは、情報共有する際に気を付けたいポイントについて見ていきましょう。
情報共有する際は、情報を共有しやすい環境を整えましょう。情報共有は全社員が積極的に取り組むことで、有益な情報が集まりやすくなります。「こんな情報まで共有する必要はあるのかな」「いつ情報を共有すればいいのだろう」といった思いがあれば、情報はうまく循環しないでしょう。
環境を整備する方法として、積極的に情報共有してくれた社員にはインセンティブを付与するといった対応も有効です。情報共有を繰り返し行っていけば、自然と情報が共有される環境が整います。
情報共有する際は、社内全体に必要性を周知しておきましょう。情報共有は組織全体で行うことで、さまざまなノウハウや知識を蓄積できます。
例えば、10人の中で情報共有を行うのと、100人の中で行うのとでは得られる情報量は異なるでしょう。そのため、社内全体に情報共有の重要性をわかってもらえるような取り組みが必要です。
情報共有する際は、目的を明確にしておきましょう。目的が不明瞭なままだと無駄な情報ばかりが集まってしまい、うまく活用できないケースも起こり得ます。
そのため、「なぜ情報共有を行うのか」を明確にし、必要な情報のみを集めることが大切です。具体的な目的が設定されていれば、社員のモチベーションも向上するでしょう。
情報共有する際は、小さな変更から始めるとよいでしょう。情報共有の必要性について理解を得たからといって、いきなり大きな変更を加えてしまうと社員に負担がのしかかります。
まずは、少人数のチームからスタートして、検証や問題点の改善を繰り返していき成功事例を作っていくことが大切です。そこから自社のスタイルを作り上げていき、社内全体に広めていくことが正しい手順といえるでしょう。
情報共有する際は、ツールをうまく活用しましょう。ツールを活用すれば、効率よく情報共有を行えます。
なかでも、おすすめのツールはスケジュールや業務の進捗状況などを管理できるmonday.comです。業務をあらゆる角度から管理できるため、情報共有もしやすくなるでしょう。また、monday.comはプロジェクトマネジメントツールでアワードを受賞しています。
まとめ |
生産性とは、ヒトやモノ、カネなどの投資資源を活用した結果、どれほどの成果を上げられ
たかを示したものです。現代の日本は労働力人口の減少や生産性の低下といった課題を抱えているため、重要視されています。
生産性を向上させるためには現状を明確にしたうえで人材の再配置を検討したり、ツールを活用したりするのがおすすめです。PDCAサイクルを回しながら、少しずつ生産性を向上させましょう。
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