タスク管理とはやるべき業務を「タスク」として細分化し管理する方法のことです。複数の人間が関わるプロジェクトでは、各担当者の進捗状況の迅速な確認と共有が求められます。業務を円滑に進めるにはタスク管理が必須です。本記事ではタスク管理方法のポイントの解説と効率的に継続するためのツールの紹介をします。
目次
効率的なタスク管理を行うために確認すべきこと |
効率的なタスク管理を行うためには、これまでやってきたタスク管理のやり方が間違っていなかったかを再確認する必要があるでしょう。タスク管理の方法にはアナログとデジタルの2種類があります。
ここではタスク管理の基本を再チェックするとともに、アナログとデジタル2つの管理方法のメリットや特徴について解説します。
タスク管理の基本は、タスクを分割できないところまで細分化することです。その結果、優先順位がより明確になり、緻密な管理が可能になります。タスクには直列関係と並列関係があることも認識しておくべきポイントです。
直列関係とは、先行するタスクが終了しないと、次のタスクに着手できない関係のことです。家の建築に例えると、基礎工事と建物の建築は直列関係と言えるでしょう。並列関係のタスクは同時進行が可能なものです。同時に終了しなければならないものと納期の異なるものがあります。
タスク管理は個人とチームに分けることもできます。チームのタスク管理では仕事の割り当てやプランニング、トラブルへの対応が重要なポイントです。
アナログでのタスク管理方法の主なものは以下の4つです。
手帳とカレンダーと付箋
アナログのタスク管理方法で一般的なのは、手帳やカレンダーを使う方法です。手帳のメモ欄やカレンダー欄にリストを書き込み、タスクを管理します。
手帳と付箋を組み合わせることで、より効果的な使い方もできます。付箋1枚に1つのタスクを書き、スケジュール欄に貼って使う方法です。色別で緊急度・重要度を分けると、さらに一覧性が向上します。
2.ボードとマグネット
ボードとマグネットを使うやり方も一般的と言えるでしょう。ボードに直接書き込む、マグネットでメモ帳を貼る、色別マグネットを使うなど、アナログならではの柔軟な使い方ができます。またホワイトボードにタスクカードを貼るカンバン方式のタスク管理もあります。
3.バレットジャーナル
バレットジャーナルはアメリカ人のデザイナーが開発した手帳を使った管理方法です。バレットとはリストの頭に付ける中点（・）のこと。やるべきことをラピッドロギングという独自の記述方法でリスト化し、年間・月間・1日などに分けて管理します。
4.時間管理のマトリックス
縦軸を「緊急」「緊急でない」で、横軸を「重要」「重要でない」で分けて、4分割した表の中にタスクを書き込む管理方法です。緊急度と重要度から優先順位を可視化できるメリットがあります。
デジタルでのタスク管理はスケジュールアプリや管理アプリなどを使う方法があり、機能や特徴も千差万別です。管理の仕方や仕組みで以下の4つに分けられます。
1.スケジュールアプリを使う
タスクを時間軸で管理する方法です。リマインダー機能や通知機能を効果的に活用します。
2.ToDoアプリを使う
さまざまなアプリが出ていますが、タスクを種類別・重要度別などで分けることで優先順位を可視化できます。
3.エクセルを使う
エクセルを使ったタスク管理は一般的と言えるでしょう。エクセルで作成した表によって管理します。使い慣れている人が多いこと、テンプレートが豊富なことなどがメリットです。
4.ガントチャートを使う
ガントチャートはアナログのノートでも活用されているタスク管理方法です。縦軸にタスク、横軸に日時を入れて、タスクごとに帯グラフで作業期間を表します。進捗状況がひと目でわかる、ボリュームを感覚的に把握できるなどのメリットがあります。
タスクを見える化する管理方法4ステップ |
正しいタスク管理を行うには正しい手順を踏んで設定しなければなりません。重要なのはやるべきタスクを把握すること、優先順位を付けること、タスクそれぞれの期限を設定すること、そして進行状況や品質をチェックすることです。
つまりタスクを見える化し、管理することが重要といえるでしょう。ここでは個人のタスク管理の4つの手順について解説します。
タスク管理をする際に最初に行うべきことは、やるべきタスクのリストアップです。タスクの内容や納期など、なにか疑問がある場合は、この時点で解明するように心がけます。ここで重要なのは可能な限り、細分化することと抜けや漏れがないようにチェックすることです。
他人のタスクを入れてしまわないように注意することも必要です。あくまでも自分のやるタスクに限定してリストアップします。
タスクの優先順位を付けることは、効率的に仕事を進める大きなポイントです。優先順位は重要度と緊急度によって決定されます。納期の早いものを優先するのが基本です。上司や取引先への確認が必要なタスクは、納期から逆算し余裕のあるスケジュールを組みましょう。
優先順位を付ける際にわかりやすくするために、取引先別や担当者別などグループ分けするやり方も有効です。
優先順位が決まったあとに行うのは、タスクごとに期限を設定することです。その際にどれくらいの時間がかかるか、おおよそ把握しておく必要があります。
トラブルが起きたときに備えて、期限には余裕を持たせるのが基本です。スケジュールが同じ時期に集中していないか、ダブルブッキングになっていないか確認しつつ、実際の作業の時間帯や休憩時間も想定して組み立てます。
スケジュールが完成したら、実際にタスクを実行します。この場合に重要なのは途中経過を把握することです。随時、進行状況をチェックし、予定通りに終わるかどうか確認します。難しい場合にはスケジュールの修正も視野に入れてください。
また、品質のチェックも重要です。期限が短いことが理由でクオリティーが低下した場合には、スケジュールを修正する必要があるでしょう。
チームのタスク管理方法の注意点4つ |
チームのタスク管理で特に重要なのは情報の共有です。単純に人数が増えることで、個人よりもはるかにタスク管理の難易度が上がり、注意すべきポイントも多くなります。
スケジュール遅延の対策、情報共有の徹底、確認・修正作業の想定、ゴールの明確化など、注意しなければならない4つのポイントについて詳しく解説します。
仕事の遅れが慢性化しないように管理することが重要です。仕事の9割までは済んでいるのに、なかなか完了に至らないというケースは珍しくありません。主な遅れの原因は想定外のトラブルです。遅延を防ぐにはこうしたトラブルを早期に発見することが求められます。
タスク管理を見える化して管理を徹底し、迅速に対応することで遅れる要因を取り除くことができるのです。
チームのタスク管理で重要なのは、メンバー全員が情報共有を徹底することです。マネージャーが全員の進捗状況を把握するのは当然ですが、それぞれのメンバーも自分だけでなく、メンバー全員の進捗状況を定期的に把握することがチーム力のアップにつながります。
情報を共有することで連携が有機的になり、トラブルが生じたときの対応、サポート体制も迅速に行えるようになるのです。
タスクの確認と修正の時間を事前に想定しておくことが必要です。タスクが遅れる原因として、上司やクライアントのチェック時間が予想以上にかかった、確認・修正作業に手間取ったなどのことが考えられるからです。
場合によってはタスクにかかる時間よりも、確認・修正のほうが長くかかる場合もあります。タスクの種類によって適切な確認の時間を設ける必要があるのです。
チームのタスク管理をする上で重要なのは、タスクのゴールを明確に設定することです。そしてそのゴールを全員が共有することによって、効率的なタスク管理が可能になります。
「品質」「費用・工数」「納期」という3つの要素を意識しながらゴールを設定することで、タスクに対するそれぞれのスタンスや関わり方がより明確になるでしょう。
デジタルツール導入でタスク管理を継続化しよう |
チームでタスク管理をする場合にはデジタルツールを導入するのがおすすめです。個人のタスク管理ならば、それぞれのやり方で対応できるでしょう。しかし、ある程度の人数になった場合には、やはりデジタルツールは不可欠です。
テレワークが普及した状況の中では、さまざまなデバイスからアクセスできることはタスク管理を継続する上でも大きなアドバンテージになります。
デジタルツールを活用する大きなメリットは、見える化と継続が実現しやすいことです。タスク管理を数値化しグラフを多用することによって、瞬時にして進捗状況を確認できます。
またデータとして蓄積されていくため、継続すればするほど、デジタルツールを利用するメリットが大きくなることが期待できます。利用者が時間や場所に左右されないことも、タスク管理の継続に貢献してくれることでしょう。
デジタルツールを選ぶ上で重要なのは、用途に合ったものを選ぶことです。導入してみたものの、目的に合わなかったという事態になれば、時間・労力・お金の無駄遣いとなってしまいます。ツールの特徴を理解した上で選びましょう。
有料ツールでも試用期間が設定されているものもありますので、使ってから判断することもできます。
社内全体でタスク管理をするならば、グループウェアがおすすめです。タスク管理だけでなく、さまざまなコミュニケーションツールを活用でき、タスクの連携、見える化、効率化がスムーズに進むからです。社員同士のより円滑なコミュニケーションも期待できます。
チャット機能やメール機能に加えて、タスク管理の使い勝手を向上する機能の充実度もチェックするといいでしょう。
『monday.com』はタスク管理の多くの機能を搭載したデジタルツールです。誰でも使いやすいことが大きな特徴であり、多様なカスタマイズにも対応しています。プロジェクトの進捗状況の一覧の可視化はもちろん、コミュニケーションツールとしても多機能です。
デジタルツールでのタスク管理を考えている方にとって、直感的に使えるmonday.comは有力な選択肢となるでしょう。
| まとめ |
タスク管理は業務を円滑に進める上で必要不可欠なものです。チームでタスク管理を行う場合には情報の共有、情報の見える化の必要性はさらに高くなります。社内全体からプロジェクトでのタスク管理まで、デジタルツールには大きなアドバンテージがあるのです。
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