ガントチャートとはプロジェクトに必要なタスクなどのスケジュールを管理する図のことです。図で管理することでプロジェクトの流れを可視化でき、業務を効率よく進められます。本記事ではガントチャートの目的や作り方を解説し、おすすめのツールも紹介。効率良いガントチャートの作り方を抑えましょう。
目次
ガントチャートとは、プロジェクトやタスクなどのスケジュールをわかりやすくチャート（図）で表したものです。ガントチャートを活用すれば、業務内容やスケジュールを可視化できるため円滑にプロジェクトを進められます。
また個人のタスクだけではなく、チーム内での進捗状況も把握できるため、テレワークにおすすめのツールです。まずはガントチャートの目的とWBSとの関係を確認しましょう。
ガントチャートを活用する目的は、「プロジェクトチーム全体の流れを可視化すること」「チーム内の作業状況を確認すること」「タスク管理を行いやすくすること」などです。
ガントチャートを使用すれば自分のタスク管理ができるだけではなく、プロジェクトチーム内での業務の進捗を共有できるため、締切や納期を意識できるようになるでしょう。メンバーとタスクやスケジュールを共有することで、「今どんな作業を行うべきか」もわかりやすくなります。
またガントチャートは誰が見てもわかるように設計しやすいことから、プロジェクトに関わるすべての人が円滑に業務を進められる特徴があります。
ガントチャートは、WBSをもとに作成します。WBSとはWork Breakdown Structureの略語で、作業分解構成図のことです。つまり、プロジェクト業務を分解して構図に表したものを指します。
WBSで作業の洗い出しを行うことで、プロジェクトでどんなタスクが発生するのかが明確になるのです。プロジェクトを行ううえで必要なタスクを明らかにしてからガントチャートに展開し、スケジュール管理を進めます。
WBSを明確にすることで、ガントチャートの力を発揮させられるのです。WBSで漏れが生じるとプロジェクトの遂行に影響がでたり、納期に間に合わなくなったりするため、タスクをすべて洗い出してからガントチャートを作成しましょう。
【基本編】ガントチャートの作り方 |
ガントチャートを作る際は、最初にタスクの整理と分類を行います。プロジェクトを遂行させるためには、過不足のないようにタスクを洗い出すのが重要です。
タスクが明確化したら、「誰に」「何のタスクを」依頼するのか、「いつまでにタスクを完成させる必要があるのか」を決めましょう。タスクの担当者が偏らないように、タスクの関係性を考慮しながらスケジュールを組んでください。
ガントチャートを作成するにあたって、まずはタスクの整理や分類を行います。ただしWBSを作成するときほど、細かな手順でタスクの整理や分類をしなくても問題ありません。以下の手順を参考に、プロジェクトに必要なタスクの洗い出しをしましょう。
1.プロジェクトを遂行するために必要だと思われるタスクを洗い出す
2.洗い出したら、大きいタスクを並べる
3.大きいタスクを細分化していき、細かなタスクを明確にする
大きいタスクから小さいタスクへと順番に細分化していくことで、タスクを分類しやすくなり、修正の発生しづらいガントチャートの作成が可能です。またタスクを分類していれば、タスク同士の関連性が明確になるためスケジュールを組みやすくなります。
すべてのタスクが出そろったら、タスクを行う担当者とスケジュールを決めましょう。タスクをすべて洗い出してから担当者を決めるため、能力に応じたタスクを割り振ることができます。
担当者を決める際は、特定の人に業務の負担が偏らないように注意しましょう。なぜなら担当者の負担が大きくなるだけではなく、急な欠勤が生じたり他のタスクに問題が生じたりした際に、プロジェクトに大きな影響を与える原因になるからです。
またタスク同士の関係性も考慮しましょう。同時に進行するタスクと個別で遂行すべきタスクを明確にすると、より効率的に業務を行えます。
【エクセル編】ガントチャートの作り方 |
エクセルを使用したガントチャートの作り方は大きく分けて、「手書き」「条件付きや関数の利用」「グラフの利用」の3つです。
作成方法によって特徴や手順が異なるため、作りやすい方法を選択しましょう。目的に応じて、作成方法を選ぶのが大切です。
手入力で作成する方法は、「セル塗りつぶし」と「図形描画」の2種類です。どちらもバーを描く手間はかかりますが、全体の修正を行いやすくカスタマイズがしやすくなります。
また難しい操作が必要ないため、エクセルに慣れていない人でも作成しやすく、自由に色分けできるため個別のタスク管理も行いやすいのがメリットです。
【セル塗りつぶしでの作成手順】
【図形描画での作成手順】
条件付き書式を使えば、日付を指定するだけでガントチャートを作成できます。バーが自動で挿入されるため、タスクが多い場合でも簡単にガントチャートを作成できるのが特徴です。
しかし色分けを行う際に複雑な数式を用いる必要があるため、初心者が条件付き書式や関数を使用してガントチャートを作成するのは困難といえるでしょう。
一方、関数を使用する場合は、※や■を用いてガントチャートを作成します。エクセルに慣れている人なら、条件付き書式や関数にも慣れているため作りやすい方法です。
【条件付き書式での作成手順】
【関数での作成手順】
エクセルの「積み上げ横棒グラフ」を活用すると、見た目のきれいなガントチャートが作成できます。
作成に時間や手間がかかるほか、タスクの追加や修正が生じたときは一から作り直す必要があるため、カスタマイズ性は低くなるでしょう。
ただし見た目がきれいだと読み手にインパクトを与えやすくなるため、プレゼン資料や説明資料として使用するのがおすすめです。
【グラフでの作成手順】
【パワーポイント編】ガントチャートの作り方 |
パワーポイントでガントチャートを作成する場合は、表を活用します。パワーポイントのテーマに合わせたデザインのガントチャートを作成できるのが特徴です。
【パワーポイントでの作成手順】
ガントチャートを作る際の2つのコツ |
ガントチャートを作るコツは、「タスクを詰め込み過ぎないこと」と「後から変更しないで済むように作成すること」の2点です。プロジェクトを遂行するためには、さまざまなタスクがありますが、本当に必要なタスクかどうかを見極めましょう。
またガントチャートを修正するには時間や手間もかかるため、なるべく変更しないで済むように入念に検討しながら作成するのがポイントです。ここからは、ガントチャートを作る際のコツを紹介します。
ガントチャートを作成する際はタスクを詰め込み過ぎずに、必要なタスクだけに絞りましょう。不要なタスクが多いとガントチャートを作成や管理に手間がかかります。
例えば請求書を作成するタスクには「請求書に関する資料をダウンロードする」「請求書のフォーマットは〇〇を使用する」のような細かいタスクは不要なため、削除します。
また「タスク1＝A社に請求書を送付する」「タスク2＝B社に請求書を送付する」であれば、「タスク1＝A社とB社に請求書を送付する」のようにタスクをまとめればよいでしょう。
つまりガントチャートに入力するタスクは、業務内容がわかる程度で問題ないのです。タスクの数が少ないとタスクを登録したり、管理したりする手間も省けます。
ガントチャートの修正には時間も手間もかかります。ガントチャートを作成する際は、後から修正しないで済むように作成するのことが大切です。
例えば「後からタスクを追加する」「タスクの優先順位を変更する」といった手間を防ぐために、最初の洗い出しやスケジュールを決める際に、しっかりと検討することが大切です。
ただしプロジェクトを遂行していれば問題が発生したり、スケジュール通りに進まなかったりしてガントチャートを変更するケースもあるでしょう。ガントチャートを修正する場合は、再び修正することがないよう変更することが重要です。
ガントチャートを活用する際の2つの注意点 |
ガントチャートを活用する際は、「定期的に進捗状況を確認すること」と「ガントチャートの更新を従業員に押し付けないこと」の2つに注意が必要です。
ガントチャートは、作成して終わりではありません。進捗状況に合わせてタスクを管理する必要もあります。またガントチャートの更新を従業員に押し付けてしまうと、負担になってしまうケースもあるでしょう。どのような点に注意すればよいのか解説します。
ガントチャートを作成した後は、定期的に進捗状況を確認しましょう。なぜなら、最終の納期に遅れないように対策を行う必要があるからです。
プロジェクトはガントチャート通りに進行させるのが基本ですが、問題が発生したり、予想以上に時間がかかってしまったりして計画通りに進まないこともあります。定期的に進捗状況を確認していれば、タスクの調整を行いやすくなるでしょう。
ガントチャートを作成して終わりではなく、情報を反映させながら活用するのが大切です。
ガントチャートの更新を従業員に押し付けることはせずに、プロジェクトを管理している人が率先して更新管理をすることが大切です。管理者が率先して進捗状況を確認してガントチャートを更新していれば、たとえ進捗が思わしくなかったとしてもプロジェクトへの影響を最小限に抑えられるでしょう。
従業員にガントチャートの更新をすべて任せてしまうと、なかなか更新してくれない従業員もいるかもしれません。特にタスクの進捗が遅れている場合などは、その後のタスクにも影響が出てしまいます。ガントチャートは業務の進捗に応じて更新する必要があるため、進捗報告会などを開催して管理者が進捗状況を定期的に確認しましょう。
また管理業務があまりにも重い場合や、他の業務と並行して担当することが難しい場合は、そのプロジェクトの管理専任の担当者を立てるのがおすすめです。
ガントチャートを最大限活用できる『monday.com』 |
ガントチャートを作成するには、ITツールの活用がおすすめです。エクセルやパワーポイントを使用したガントチャートの作成は、作成するのにも完成後の管理をするのにも手間や時間がかかります。
『monday.com』を活用すれば、自動でガントチャートを作成できるため便利です。予定が変更された場合はタスクを移動させるだけで完了するため、修正を行いやすいのも特徴といえるでしょう。
他にもmonday.comの検索機能を使えば、従業員の数カ月先の予定まで把握できるため、必要に応じて仕事量を調整できます。カレンダーと同期できる機能を使用したり、通知機能を活用したりすることでタスクの抜け予防にもつながるのです。
ガントチャートはスケジュールを図に表したものです。活用することで個人のタスクを管理しやすくなったり、チーム内の進捗状況を確認しやすくなったりするため、スムーズに業務を進められます。エクセルやパワーポイントを使用すれば、必要に応じたガントチャートが作成可能です。
しかしエクセルやパワーポイントを使用した作り方は、時間や手間がかかるためITツールを活用するのがよいでしょう。作成後の管理も行いやすくなり、効率的に業務を進められます。
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