業務管理とは、業務を円滑かつ効率的に行うための管理行動のことです。よりスムーズに行うためには、ツールの活用は欠かせません。本記事では業務管理のポイントやツールを活用するメリット、おすすめのツールを紹介します。ツールを活用し、プロジェクト管理をシステム化しましょう。
目次
業務管理とは業務を円滑かつ効率的に行い、生産性を高めるために行う管理行動のことです。ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源（リソース）を適切にコントロールできます。
業務管理を行うと業務の流れが把握できるため、タスクの優先順位をつけやすいというのもメリットです。例えば「今必要な仕事は何か」「このタスクはいつまでに行う必要があるのか」などを確認でき、タスクの必要性を把握しやすくなります。
つまり、業務管理によって業務内容を可視化すれば、不足している事柄や問題点、改善点が見つかるため、結果として生産性の向上に繋がるのです。
業務管理を効率的に行う3つのポイント |
業務管理を効率的に行うためには、「業務の評価基準の数値化する」「PDCAサイクルの回し続ける」「業務管理ツールを活用する」といった3つのポイントが重要です。
それぞれのポイントを抑えることで、より業務を遂行しやすくなり、プロジェクトの結果を得やすくなります。まずは業務管理を行ううえでのポイントを確認しましょう。
業務管理を行ううえで、評価基準を数値化することは重要なポイントです。数値化することで状況を判断しやすくなるだけでなく、客観的な証拠が残るため、従業員の不満が溜まりにくくなります。
例えば「業務に遅れはないか」「業務内容に間違いが生じていないか」「従業員のキャパオーバーになっていないか」といった事柄を判断しやすくなるでしょう。
また、業務内容の修正や改善をする基準になったり、業務の効果がどれくらい出ているかといった判断材料にもなったりするのです。評価基準を数値化するためにも、進捗状況を数値化していきましょう。
業務管理は継続的に行うために、PDCAサイクルを回し続けましょう。PDCAサイクルとは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の頭文字をとった言葉のことです。
各プロセスで目標を設定し、計画を立てて実行します。実行したことで得た結果を検証し、分析することで改善策を見い出す仕組みです。改善策が見つかれば、計画から立て直して繰り返し作業を行っていきます。
PDCAサイクルを継続的に行うことで期待した結果を得やすくなったり、業務の変化にも対応しやすくなったりします。
業務管理は多岐に渡るため、業務管理ツールの活用が有効です。さまざまな業務を効率良く管理できるようになると、生産性も向上します。
業務管理ツールを活用する場合は「業務管理を行う際の課題はなにか」を明確にすることが大切です。必要に応じてカスタマイズできるツールであれば、課題の解決につなげやすくなるでしょう。
業務管理ツールを活用する3つのメリット |
業務管理ツールを活用することで得られるメリットは、「社内の流れを把握しやすい」「情報を共有しやすくなる」「従業員の仕事量を把握できる」の3つです。
業務内容が可視化されれば、効率的に業務を遂行できます。ここからは、業務管理ツールを活用するメリットをチェックしましょう。
業務管理ツールを使えば業務内容を可視化できるため、社内の全体的な流れを把握しやすくなります。
昨今の働き方改革によってテレワークが推奨され、従業員の様子が見えにくくなりました。テレワークでは業務の進捗状況がわかりにくいため、業務管理ツールを活用することで社内の流れを把握することが特に重要なのです。
例えば「誰が何の業務を行っているのか」「どこまでプロジェクトが進んでいるのか」「誰が勤務しているのか」などを把握しておけば、適切な指示ができます。具体的な指示は、従業員にとってわかりやすいため、作業効率の向上に期待が持てます。
業務管理ツールを利用すると、タスクや納期といった業務に必要な情報を共有しやすくなり、スムーズな業務遂行に期待ができます。
例えば、タスクや納期を確認するといったコミュニケーションを省くことができます。特にテレワークでは、すぐにチームメンバーと連絡を取れない場合も多いでしょう。
最新情報をツールに反映しておけば、連絡を取り合わなくても共有することができ、業務を円滑に進められます。
業務管理ツールを活用すれば、従業員がどれほどの仕事を抱えているかを把握できます。従業員の仕事量を把握していれば、業務の進捗状況に応じて仕事量を見直しやすくなるため、業務への影響を最小限に抑えることにつながります。
また仕事量を把握すれば適切な仕事量に調整したり、追加の業務を割り振ったりでき、結果として円滑に業務を進められます。
業務管理ツールの主な4つの機能 |
ここでは業務管理ツールが持つ主な4つの機能について解説します。
1.タスクのグループ管理機能
2.タスクの納期管理機能
3.個人でのタスク管理機能
4.社内外とのチャット機能
自社の抱える課題を振り返りながら、必要なツールを見極めてください。
タスクのグループ管理機能があると、誰が何を担当しているのか明確にできます。
例えば「月ごと」「案件ごと」「外部の関係者ごと」のようにグループ分けすれば、タスクの担当者を把握しやすくなり、同時進行で進んでいるタスクの可視化もできます。
担当者とタスクを紐付け、円滑に業務を遂行するために必要な機能です。
納期管理機能を活用すれば、プロジェクト遂行にかかる時間や個人のタスク消化にかかる時間を管理できます。
タスクの開始日と完了日を入力すれば、プロジェクトが予定通り進行しているか把握でき流ため、納期に間に合わせるように業務を進められるでしょう。
タスクごとに納期を管理することで「目の前の業務をいつまでに終わらせる必要があるのか」をチーム全体で共有できます。
個人でのタスク管理機能を活用すると、自分だけでなく他の人の担当タスクまで把握できます。
プロジェクトは複数のタスクを複数人で進めるため、適切に管理しなければなりません。複数のタスクを抱えると優先順位が不明瞭になり、適切なタイミングでタスクを消化できないこともあります。
個人が抱えるタスクを正確に把握できれば、適切な指示が出しやすくなるため、個人でのタスク管理機能が重要です。
業務管理ツールにチャット機能が付いていると、コミュニケーションが取りやすくなります。メールを送信する手間を省けるほか、複数のツールを併用しなくて済むためです。さらにタスクごとにチャット機能が付いていると、どのプロジェクトのどんな件についての問い合わせなのかを明確にできます。
社内だけでなく、外部の関係者も招待できれば、全体でのコミュニケーションも円滑に取ることが可能です。必要なチャットにのみアクセスを許可できる機能が搭載されていれば、情報漏洩も防げます。
チャット機能は、タスク管理を円滑に遂行するために必要な機能です。
業務管理ツールの主な4つの機能 |
業務管理ツールで業務を管理すれば、コミュニケーションコストを削減できたり、従業員のモチベーション向上が期待できたりします。つまり業務管理ツールをうまく活用することで、プロジェクトの成果や売上にも貢献できるのです。
ここからは業務管理ツールのメリットを解説したのち、おすすめの業務管理ツール『monday.com』を紹介します。
先述の通り業務管理ツールを活用すると、さまざまな業務の可視化ができコミュニケーションコストを削減できます。特にテレワークでは、進捗状況を把握できないと電話やメールをしなければいけません。
すぐに返信がこないと、業務に影響が出る恐れがあるでしょう。他の業務に専念するためにも、業務管理ツールを活用してコミュニケーションコストを削減してください。
業務管理ツールを活用すれば「勤務時間の見直し」「業務内容での無駄を削減」などの労働環境の改善ができます。特にテレワークでは従業員の様子がわからないため、業務管理ツールで業務を可視化して問題点を明らかにすることが重要です。
業務管理ツールを活用し労働環境を改善することは、従業員のモチベーションアップにもつながります。
monday.comを活用すれば、業務管理ツールの主な4つの機能と2つの賢い活用方法のどちらも適えられます。
monday.comの活用事例として、以下の3つが挙げられます。
1.テレワークにおける無駄な会議やコミュニケーションの削減すること
2.営業職で発生する複数のタスクを管理して効率化を図ること
3.タスクの時間を管理することで残業代を削減すること
monday.comを導入している企業の7割は非IT企業です。そのことからも、直感的な操作でわかりやすく、どんな企業でも導入しやすいことがわかります。
まとめ |
業務管理とは、業務を円滑にするための管理行動のことです。業務管理を活用すれば業務を遂行しやすくなり、プロジェクトの成果を得やすくなります。しかし業務管理は多岐に渡るため、自分で管理しきれない場合は、業務管理ツールを活用しましょう。業務管理ツールを利用すればコミュニケーションコストを削減できたり、労働環境を改善しやすくなったりするため、より円滑に業務を遂行できます。
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