マスタースケジュールとは、プロジェクトのスケジュールを大まかに表した工程表のこと。規模が大きなプロジェクトでは、部署だけでなく他の組織や企業との連携も重要です。すべての関係者がマスタースケジュール通りに進める必要がありますが、それぞれの事情や都合もあり立案するのは簡単ではありません。
この記事は、プロジェクトにおけるマスタースケジュールの意義と、立案の手順や注意点を解説します。
目次
プロジェクトの規模が大きくなるほど、計画の進み具合を認識するための共通のツールが必要です。その1つがマスタースケジュールです。マスタースケジュールは「工程表」の一種で、プロジェクトを完遂するためには必須のツールといえます。
ここでは、マスタースケジュールの概要やポイントとなるマイルストーンの意味、WPSとの違いについて解説します。
マスタースケジュールとは、プロジェクトのスケジュールを大枠で示した工程表です。プロジェクトをスムーズに進めるための必須のツールだといえます。
プロジェクトは大規模になるほど長期にわたり、数多くの工程が複雑に絡み合うため、スムーズに進行させるには関係者全員がスケジュールを把握することが重要です。
しかしマスタースケジュールにすべての細かい作業まで記載すると、プロジェクトの全体像を俯瞰しにくくなってしまいます。作成する際は俯瞰することを目的に、各工程を帯状のグラフに示しましょう。
マスタースケジュールでカギになるのは、マイルストーンです。マイルストーンとは、もともと1マイルごとに設置される石のことで、一定の到達点までの要所を示しています。マスタースケジュールにおけるマイルストーンが示すのは、プロジェクトにとって重要なポイントやゴールなど、影響が大きいイベントです。
マイルストーンを設置することでプロジェクトの円滑な進行や、進捗状況の把握が容易になります。1つのマイルストーンが完了したら次のマイルストーンに向かって作業をするという流れを作れるため、関係者がプロジェクト進行や完遂を確認しやすくなり、モチベーションアップにも貢献できるでしょう。
つまり、直近のマイルストーンを目標とすることで効率的な進捗管理を目指すのです。
WBSはマスタースケジュールとしばしば混同されます。WBSとは「Work Breakdown Structure」の略です。日本語では「作業分解構成図」と呼ばれ、マスタースケジュールが示す工程をより細かく分割した作業の工程を示しています。
例えばマイルストーンに「書類を整理する」とある場合、より細かな「納品書をまとめて箱に保管する」「請求書を請求日順にファイルする」といった作業はWBSの工程です。WBSでは、マスタースケジュールに記載されない、より詳しい作業の工程が記載されます。
プロジェクト管理には、マスタースケジュールだけでなく、細かいタスクや作業工程の把握も必要です。WBSとマスタースケジュールは双方を補完し合うため、どちらも欠かせないものだといえます。
マスタースケジュールを作成する手順 |
マスタースケジュールを作成するためには、次のような手順を踏む必要があります。
どれもプロジェクトを進めるには大切なことばかりです。プロジェクトを成功に導くためには適切なマスタースケジュールを作ることが大切ですので、それぞれを正しく把握しておきましょう。
マスタースケジュールでは、まず開始日と終了日を定め、必要なマイルストーンを配置し、プロジェクト全体の大枠を形作りましょう。
開始日や終了日といった期間が定められていないものは、プロジェクトとは呼べません。もしプロジェクト期間が決まっていないようなら責任者に確認をし、マスタースケジュール上でわかるようにします。
開始日・終了日と同じくらい、マイルストーンの設定も重要です。マイルストーンには経営会議や業務リリースといったプロジェクト全体に与える影響の大きいイベントが該当します。
マイルストーンを設定したら、次はマイルストーンごとに必要なタスクをすべて洗い出し、関係者が多く作業負荷の大きいものから順にスケジュールを決めていきましょう。
作業負荷の大きいものや関係者多いタスクはプロジェクトに大きな影響を与えるため、優先的にスケジュールを決めます。重要なタスクのスケジュールが決まれば、その他タスクの期限も必然的に決まるでしょう。
ただし、中には実現性が低く整合の取れないスケジュールがあるかもしれません。調整にはプロジェクト関係者の協力が欠かせないため、関係者それぞれに詳しくチェックしてもらい、合意を得るようにしましょう。
次はその他関連タスクのスケジュールを決めます。この段階で注意が必要なのは、他部署に影響するタスクに絞ることです。自部署にしか関係がタスクは入れないようにします。
なぜなら、マスタースケジュールは関係者がプロジェクト全体を把握するものなので、他部署への影響がないものは記載する必要がないのです。関係者の多い重要なタスクだけを可視化するようにしましょう。
スケジュールのすり合わせが完了したら、マスタースケジュールが完成します。
マスタースケジュール作成の3つのポイント |
ここでは、マスタースケジュールを作成する際のポイント3つを解説します。
プロジェクトの内容や規模が違っても、これらは共通する事項です。どれもスムーズな進行に欠かせない項目なので、1つずつしっかり理解しておくことが求められます。
マスタースケジュールを作成する際は、タスク間のクリティカルパスを意識する必要があります。さまざまな工程が複雑に入り組むプロジェクトでは、前の工程が完了していなければならない、次の工程に進められないという関連タスクもあります。
このようなタスク同士の依存関係をクリティカルパスといい、スケジュール作成では非常に重要なポイントです。
例えば次の2つのタスクが、
a）新商品の設計や予算が承認される
b）新商品の部品を発注する
と関連している場合、a）が完了していなければb）に移ることはできません。先にb）を進めてもa）の検討段階で大きな変更があれば、発注した部品が使えないムダな在庫になる可能性があるからです。
クリティカルパスは、慎重に考慮しないと作業の進行が深刻なダメージを受け、他のタスクの進行を止めたりプロジェクトの大幅な遅れを招いたりする可能性があります。どちらが前に来るタスクなのかという前後関係を確認しながら、マスタースケジュールを作成しましょう。
プロジェクトの達成のためには、リスクが予想されるタスクを優先して作成することも重要です。優先して作成することで、リスクの回避やスケジュールの修正もスムーズにでき、プロジェクト全体の工程への影響を最低限に抑えることができます。
予想されるリスクのあるタスクは、マスタースケジュール作成前にあらかじめピックアップし、他のタスクより優先してスケジュールを作成しましょう。
マスタースケジュールはもともと、プロジェクト全体を俯瞰して関係者全員で共有するために作成するものなので、前述の通り他部署に関係ないタスクの記載は不要です。
関係ないタスクが多すぎると重要なタスクが埋もれてしまい、全体の把握がしにくくなります。マスタースケジュールを作成するときは、マイルストーンや他部署に関連するタスクだけに絞って記載しましょう。
マスタースケジュールはペーパーレスで管理しよう |
マスタースケジュールは多くの関係者が利用するため、進捗状況や変更内容をリアルタイムで共有できることが求められます。従来の紙ベースでの共有では、反映に時間がかかるため認識にズレが生じ、進行に影響が出る可能性もあるでしょう。
その点、パソコンやスマートフォン、タブレットといった機器を使ったプロジェクト管理ツールを活用すれば、スケジュール管理も簡単にリアルタイムで共有できるだけでなく、ペーパーレスで管理できます。
特にクラウドを使うタイプは、関係者との情報のやり取りがスムーズにできるのでおすすめです。ただし、クラウドタイプはインターネットへの接続が必須であるため、場合によっては環境を整える必要があり、導入には一定の費用がかかる場合も多いです。また、関係者全員がツールを使いこなすためのレクチャーも必要でしょう。
このような条件はクリアする必要があるものの、プロジェクト管理ツールならペーパーレスを実現し、リアルタイムにスケジュール共有ができます。これからプロジェクトを立ち上げるなら、ぜひ活用を検討してみましょう。
まとめ |
マスタースケジュールは、マイルストーンを中心としたプロジェクト全体の大枠の流れを示す工程表です。WBSのように詳細なスケジュールは記載せず、あくまで他部署や他企業・他組織に関連するタスクのみを共有することが求められます。
また、関係者全員がスケジュールを把握できることも大切です。その点、プロジェクト管理ツールであればペーパーレスでリアルタイムに共有できるのでおすすめです。
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