タスクマネジメントとは、タスクを適切に管理することをいい、効率的な業務の遂行には欠かせないマネジメントスキルです。この記事ではタスクの種類やタスクマネジメントの進め方、上手くいかない場合の対処法、管理方法を紹介します。おすすめのタスク管理用ツールも紹介するので、併せてチェックしましょう。
目次
タスクマネジメントとは、タスクの進捗を管理することです。タスクマネジメントをすることで、抱えているタスクの洗い出しや優先順位の把握ができるようになるため、効率的な業務遂行につながります。
タスクマネジメントには、個人タスクとチームタスクの2種類があり、それぞれで設定が必要です。似ている用語として挙げられるToDoやプロジェクトマネジメントとの違いも理解しておくと、タスクマネジメントへの理解が深まるでしょう。
タスクマネジメントは、「個人」と「チーム」の2種類にわけて管理しましょう。個人のタスクマネジメントは、各担当者がやるべきタスクを管理します。自ら優先順位を決めたり、進捗を把握したりして全体の流れを確認するのです。
チームのタスクマネジメントでは、チーム全体のタスクを管理します。個人のタスクと紐付けて管理することでチーム全体の状況を把握でき、作業効率が上がるでしょう。
ToDoとは、問い合わせへの対応や勤務表の作成など、プロジェクトとは関わりのない日々の業務のことです。タスクには期限があるものの、ToDoには厳密な期限が設けられていないのが特徴といえます。
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトをどのように進めていくか計画を立てて目的を達成できるように管理することです。プロジェクトとは複数のタスクを遂行していくことで達成できる業務を指します。
タスクマネジメントを行うメリット |
タスクマネジメントを行うメリットは、主に「業務の可視化」と「業務の効率化」を図れることです。タスクをリストアップすることでやるべき作業が可視化され、チームメンバーにタスクを割り当てられます。
また可視化されることで「いつ、どの仕事をする必要があるのか」がわかるため、優先順位をつけやすくなり効率良く業務を遂行できるでしょう。適切なタスクマネジメントを行うと、プロジェクト全体の目標達成に向けて取り組めます。
タスクマネジメントを行う際の4ステップ |
タスクマネジメントは、以下の4ステップに沿って行いましょう。
1.タスクをすべて洗い出す
2.タスクの優先順位を決める
3.スケジュールを決定する
4.タスクの進捗状況を管理する
上記の流れで進めるとタスクの漏れを防いで、優先順位を反映したスケジュールで実行できるため、適切なタスクマネジメントを行えます。各ステップの内容を確認し、流れに沿ってタスクマネジメントを行いましょう。
業務の可視化を行うために、やるべきタスクをすべて洗い出しましょう。洗い出しは紙やパソコンなどにリストアップして、目で確認できるようにすることがポイントです。ここで漏れが生じると業務に支障が出るため、抜けがないように注意します。
また洗い出したタスクを細分化し、不明な点がないか確認しておくことでスムーズに作業へと入れます。
重要度や緊急度の高いものを見極め、タスクの優先順位をつけます。作業を行う際は目につくタスクから行っていくのではなく、優先順位に従って作業できるように、タスクごとの優先順位をつけておくことが重要です。
優先順位をつけずにタスクを行うと業務に支障が出たり、納期に遅れが発生したりする原因ともなります。そのため重要度や緊急度の高いタスクから順に作業を行えるよう、優先順位を決めることが大切です。
タスクを遂行するためのスケジュールを作成しましょう。スケジュール設定のポイントは、余裕を持ったスケジュールを組むことです。
余裕のないスケジュールは時間に追われる原因になるほか、問題が発生した場合に十分な対応ができない可能性が高まります。役員や取引先の確認にかかる時間、修正作業にかかる時間も考慮しつつ、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。
タスクを進行し始めたら、定期的に進捗状況を確認しましょう。進捗状況を把握していればタスクの遅れに早く気づき、すぐに対策を練れるようになります。
また完了したタスクの品質もこまめに確認することが大切です。スケジュール通りに進んでいても、クオリティの低い製品やサービスでは顧客の満足度を下げる可能性もあります。こまめなタスクの進捗状況の確認は、効率的なタスクマネジメントにつながるのです。
タスクマネジメントが上手くいかない時の対処法3つ |
タスクマネジメントが上手くいかない時は、以下の3つができているかを確認してみましょう。
・タスクを細分化して管理すること
・情報を共有すること
・タスクを詰め込み過ぎないこと
タスクマネジメントは、ただやみくもに行っても成功しません。特にタスクが多い場合は、適切な管理が求められます。タスクマネジメントを行う際のポイントを解説します。
所要時間や作業内容を把握するためには、タスクを細分化して管理することが大切です。細分化されていないと納期が設定しづらいだけでなく、進捗状況も把握しづらいです。また納期までに作業を完了させるためには、「今何をすべきなのか」を見失ってしまう恐れもあるでしょう。
細分化することで、それぞれのタスクはいつまでに行えばいいのか、何をすべきなのかが見えてきます。タスクマネジメントが上手くいかない時は、1つ1つのタスクを細分化できないか考えてみましょう。
例えば、書類の郵送は以下の4つにタスクを細分化できます。
・文書作成
・内容の確認
・印刷
・封筒に入れる
チームのタスクマネジメントを行う際のポイントは、誰が見ても業務内容を把握できるようにすることです。各タスクが適切に実行されているかもチェックしやすくするためにも、それぞれのタスクを細分化しましょう。
生産性アップにつなげるためには、チームメンバーと情報を共有し、連携が取りやすくすることが大切です。
それぞれのタスクや進捗状況を共有することで「誰がどこまでタスクを遂行しているか」を把握できるため、仮にタスクに遅れが生じたとしても、余裕のあるメンバーに仕事を割り振ることもできます。
定期的に進捗状況を確認できる機会を設けて、情報を共有することも重要なポイントでしょう。
タスクの詰め込み過ぎにも注意が必要です。多くのタスクがあると優先順位がわかりづらくなり、今何をすべきか把握しにくくなるためです。
各タスクはスケジュール通りに進むとは限らないため、詰め込み過ぎると遅れが生じたときに対応できない原因となります。そのため余裕を持ったスケジュールを設定してタスクマネジメントを行うことが、生産性アップにつながるでしょう。
タスクマネジメントを行う方法 |
タスクマネジメントを行う主な方法は、以下の3つです。
・手書き
・エクセルやGoogleスプレッドシート
・タスク管理用のツール
業務内容に合わせた方法を選ぶことで、より効率的なタスクマネジメントを行えます。管理方法によってメリットやデメリットが異なるため、それぞれの特徴を理解しましょう。ここでは、タスクマネジメントを行う方法について解説します。
手軽に実践できる方法としては、紙とペンを使って手書きでタスクマネジメントする方法が挙げられます。手書きでの管理は保管場所までわざわざ確認しに行く手間がかかるものの、すぐに変更点を反映しやすいのがメリットです。
問題点や課題が見つかったタイミングで、書き込めるのも特徴といえるでしょう。チームでタスクマネジメントを行う際は、チームメンバーが常に側にいるときには、手書きでの管理は有効でしょう。
エクセルやGoogleスプレッドシートを使用して、タスクマネジメントを行う方法もあります。パソコンやスマートフォンといった媒体があればいつでも確認できるため、変更点をリアルタイムに確認することが可能です。
テンプレートを活用すれば、一から表を作成しなくても済むため導入しやすいこともメリットです。チームメンバーが多い場合も、1つのファイルを全員で共有できます。
ただし複数人が同時に接続すると、保存トラブルが発生してデータが消えてしまう可能性があります。このようなデメリットがあることを理解した上で利用しましょう。
タスク管理用のツールを活用して、タスクマネジメントを行う方法もあります。タスク管理用のツールには、タスクの進捗状況を把握できる機能以外にも、スケジュール機能やコミュケーション機能が搭載されているものもあります。
またリアルタイムで進捗状況を把握でき、変更点や問題が生じたときにすぐに確認できるのもメリットといえるでしょう。個人のタスクだけではなく、チームのタスクの進捗を把握できるため、チーム内のすべての人が納期を意識できます。
タスクマネジメントには『monday.com』がおすすめ |
効果的なタスクマネジメントを行うには、『monday.com』の利用がおすすめです。monday.comを利用すれば感覚的なカスタマイズや、チーム内での情報共有がしやすくなり、効率的なタスクマネジメントができます。
ここでは、monday.comをおすすめする理由を詳しく解説します。タスク管理ツールを上手に活用して、効果的なタスクマネジメントを行いましょう。
monday.comは必要に応じたカスタマイズを行えるため、自社やチームにとって使いやすいタスクマネジメントが行えます。さらに視覚的にもわかりやすく設計されており、感覚的に操作しやすいのも特徴です。
タスクの項目を自由に設定できたり、業務に合わせた管理画面を使用できたりするため、業務に合わせたタスクマネジメントが行えるでしょう。
monday.comは管理ボード上でコミュニケーションを行えるので、チーム内での情報を共有しやすいです。問題点や変更点が生じた際もすぐに報告すれば、最新の情報をチーム全員で共有できます。
monday.comの中で情報共有できれば、メールや電話といったほかのツールを使用する必要がないため、コミュニケーションコストの削減につながります。情報を共有することで、より効率的なタスクマネジメントを行えます。
| まとめ |
タスクマネジメントは業務全体を可視化したり、効率化できたりすることから業務の遂行に必要不可欠です。実行する際はタスクを洗い出して優先順位を決定し、スケジュールを組んで進捗状況を管理します。
効率的にタスクマネジメントを行うために、タスク管理ツールの利用を検討してみましょう。monday.comを利用すれば必要に応じてカスタマイズできたり、コミュニケーションコストを削減できたりと、効率よく業務を遂行できます。
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