時間管理・タイムマネジメントを行うと効率よく業務が進められ、生産性の向上や締め切りの遵守につながります。
この記事では、時間管理を実施する方法やメリットなどを紹介します。より管理しやすくなるおすすめのツールも紹介するので、参考にしてください。
目次
時間管理・タイムマネジメントを行う意味と定義 |
時間管理とは、時間の使い方について計画を立て、計画のとおりに進めていくことです。時間管理と似た言葉にタイムマネジメントがありますが、どちらかというとタイムマネジメントのほうが時間よりも自分の仕事自体をコントロールする意味が強いとされています。
これらを行う意味は、効率よく仕事の成果を上げられるようにすることです。上手に時間管理ができると長時間労働をしなくても仕事をこなせるため、どこでも活躍できる人材に欠かせないスキルといえるでしょう。
また近年は働き方改革が進められていることもあり、生産性の向上を目指す時間管理が注目されています。
時間管理を行う4つのメリット |
時間管理を行う4つのメリットは、以下のとおりです。
逆にいえば、時間管理がうまくできないと仕事の段取りがうまくいかずに時間ばかりかかってしまう、ほかの仕事が気になって今の仕事に集中できないなどのデメリットがあります。
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
時間管理を行う1つ目のメリットは、効率よく仕事ができるようになることです。時間管理ができていると、仕事をする際の段取りの調整が上手になります。無駄な作業をしている時間がなくなるため、より効率的に仕事を進められるようになるでしょう。
効率よく仕事ができるようになれば仕事に追われなくなり、今までよりも良い仕事をするためにどうすればいいかまで考えられる余裕が生まれます。そのため、スムーズに仕事を終わらせるだけではなく成果を上げることまで期待できるでしょう。
時間管理を行う2つ目のメリットは、締め切りを守れるようになることです。時間管理が上手な人は、なにをいつ実施するかを自分でコントロールできます。計画していたスケジュールどおりに仕事を進められるため、「思っていた以上に時間がかかってしまって終わらなさそう」という事態になりにくくなるのです。
その結果、締め切りが来るまでにスムーズに自分のやるべきことを終わらせられるようになります。
時間管理を行う3つ目のメリットは、今するべきことに集中できるようになることです。時間管理ができていないと、仕事をしていてもほかに残っている仕事が気になってしまうことがあります。「あの仕事の納期は間に合うかなあ」などと悩みがある状態では、今やっている仕事だけに集中していられません。
時間管理を行えば今やるべきことはなにかをはっきりと理解できて、その仕事に専念できるようになるのです。
時間管理を行う4つ目のメリットは、削減できた時間でスキル磨きができることです。時間管理が上手になると予定どおりに仕事が終わるため、長時間仕事をしなくても済むようになります。残業時間を今までよりも減らせることで、その時間を自分のために使えるようになるのです。
プライベートの時間が増えるため、休みの日はしっかりと休んで仕事とメリハリを付けられます。余った時間で今後に役立つような勉強をするのもよいでしょう。スキル磨きに時間を割ければ、その分さらに業務の成果を上げられることが期待できます。
時間管理をする際に大切な3つのポイント |
時間管理は仕事の効率アップを図るときなどに重要なスキルです。しかし人によっては、うまく時間管理ができない人もいます。時間管理が苦手な原因は、以下のとおりです。
これらの原因があると、上手にコントロールできなくなります。反対に、時間管理を適切に実施するために大切な3つのポイントは以下のとおりです。
これら3つのポイントを確認し、上手に時間管理ができるようになりましょう。
時間管理をする際に大切な1つ目のポイントは、スケジュールの管理です。仕事の中には、あらかじめ決まっているスケジュールどおりに動かないといけないものもあります。外部の人とのアポイントメントや出張などがあるときには、移動時間も含めてスケジュールに反映させるようにしましょう。
また、スケジュールをメモしておくものを1つに決めておくことも重要です。複数のツールにバラバラに書いていては、スケジュールを整理できずにトラブルの原因となってしまうことがあります。1つのツールで管理し、常に最新の情報を確認できるようにしておきましょう。
時間管理をする際に大切な2つ目のポイントは、タスクの管理です。タスクとは、やらなければならない一つひとつの業務のことを指します。自分がなにをやらなければならないのかしっかりと把握しておくために、具体的な内容ごとに整理しておきましょう。メモ帳など、1つのものにまとめておくと全体像が把握しやすいです。
外部とのアポイントメントなどと違い、タスクは自分で仕事の進め方を決められる部分です。時間管理をする際に計画を調整したいときには、タスクの部分で修正しましょう。
時間管理をする際に大切な3つ目のポイントは、時間リソースの管理です。時間リソースとは、自分がどれだけの時間を使えるのかを指します。週に5日間、1日あたり8時間業務が実施できるのであれば、1週間で40時間が基本の時間リソースです。
基本的には残業時間は計算に入れないようにして、この労働時間の中で終わるように時間リソースを管理しましょう。
時間管理を行う3つの方法 |
時間管理をうまく実施するためには、次の3つの方法で行いましょう。
実際に時間管理を行う際は、多少思ったとおりにならなくても対応できるように余裕を持ったスケジュールにすることが重要です。具体的にどのようにすればいいのか、それぞれ解説します。
時間管理をうまく行うための1つ目の方法は、必要なタスクをすべて洗い出すことです。やらなければならない業務に漏れがあるとそのほかの業務にも影響が出てしまいます。漏れがないよう、必要なタスクすべてを正確に洗い出しましょう。
とくに長期的なプロジェクトに関するタスクは、整理しておかなければ忘れてしまう可能性があります。よりわかりやすくして正確性を高めるために、タスクの管理ツールなどですべてのタスクの見える化をしておきましょう。
時間管理をうまく行うための2つ目の方法は、タスクごとの優先順位を決めることです。いつまでに完成させないといけないのか、どのタスクの重要性が高いのかを考えます。その緊急性と重要性の高さに合わせて、一つひとつのタスクの優先順位を決定しましょう。
緊急性も重要性も高いものがA、重要性が高くて緊急性が低いものがB、緊急性が高くて重要性が低いものがC、緊急性も重要性も低いものがDです。A・B・C・Dの順で、Aの優先順位が高く、Dの優先順位が低くなります。人間はCの緊急性が高くて重要性が低いものを優先してしまいがちなため、優先順位を間違えて対応していないか注意しましょう。
優先順位を決めないと、先に終わらせなければいけないものを残したままで自分のやりたいタスクから進めてしまいかねません。急ぎの仕事が残っていってしまい、納期に遅れてしまわないように注意してください。
時間管理をうまく行うための3つ目の方法は、期限を決めてスケジュールに落とし込むことです。「月末くらいまでに終わらせよう」などとあいまいな期限では、時間管理をしにくくなってしまいます。「何月何日までに」ときっちりと一つひとつのタスクの期限を決めましょう。
その後、タスクの予定をスケジュールに落とし込みます。思ったよりもスケジュールが厳しくなってしまった場合には、優先順位Dのタスクを後回しにしましょう。
時間管理におすすめの4つのコツ |
「時間管理をうまく行いたい」と思ったとき、コントロールしたい対象は自分の仕事とチーム全体での仕事の両方が考えられます。そのどちらであっても時間管理がしやすくなる、おすすめの4つのコツは以下のとおりです。
1.実際の処理に必要な時間をチェックする
2.ノートや付箋を活用する
3.進捗状況などが相談しやすい環境を作る
4.無駄になっている時間を削減する
時間管理におすすめのコツをそれぞれチェックしましょう。
時間管理におすすめの1つ目のコツは、実際の処理に必要な時間をチェックすることです。時間管理が苦手な人は、時間の見積もりが上手にできないケースが多くあります。
「これくらいの時間で終わらせられるようになりたい」という願望で時間の見積もりをしてしまうと、無理がある計画になってしまいかねません。今の自分が処理できる速度で考えられるように、一つひとつの仕事にかかる時間をチェックする癖をつけましょう。
作業時間の見える化ができれば、どの作業にどれだけの時間がかかっているか把握できます。無駄になっている時間に気づきやすく、改善策を考える際にも役立つでしょう。1日ごとの業務を確認する、ツールを活用するなどで実際にかかった時間を把握することをおすすめします。
慣れていなくて作業時間の見積もりに自信がないうちは、スケジュールを立てる際に長めに時間を見積もっておきます。実際のデータが集まってきたら、より精度の高い見積もりができるようになるでしょう。
時間管理におすすめの2つ目のコツは、ノートや付箋を活用することです。自分の頭の中だけでイメージしているよりも、紙に書き出したほうが見える化ができて理解しやすくなります。
たとえば、ノートや付箋をタスク整理に使うと全体像が把握しやすいでしょう。付箋ごとにタスクを1つずつ書いて、優先順位に合わせて貼れるようにしたノートに貼りつけ、作業が終わったものから外していくなど、工夫次第で時間管理がしやすくなります。
時間管理におすすめの3つ目のコツは、進捗状況などが相談しやすい環境を作ることです。相談してタスクの優先順位や進め方のアドバイスを得られると、効率的に仕事を進められるようになります。
とくに、業務がうまくいかずに遅れてしまいそうなときはフォローが必要となる場合があるため、相談は必須です。しかし、ネガティブな内容は心理的に言いづらい特徴があります。いつもコミュニケーションをとり信頼関係を築くことで、チーム内で相談しやすくなるでしょう。
仕事はスケジュールどおりに進むとは限りません。タスク管理ツールを活用して、進捗状況が確認できるようにしておくと、フォローがしやすくなりチームでの時間管理に役立ちます。
時間管理におすすめの4つ目のコツは、無駄になっている時間を削減することです。そのためには、実際の処理に必要な時間やその日にできた業務の内容をチェックしておき、時間管理の良し悪しについて1日1回振り返るとよいでしょう。
時間管理をしようとする人は多くても、きちんと毎日振り返るところまでしている人は少ないかもしれません。しかし、振り返ることでどうすればもっと早く作業が終えられるようになるのか考えられるようになるでしょう。
計画どおりにできたのか、工夫して良かったと思えた点はあるか、予想していなかったことはあったのかなど、詳しく振り返ってください。
また、スケジュールを組む際にもっと効率が良い方法がないかを考えることも重要です。スケジュールによって、仕事の効率性に違いが出て時間が必要以上にかかってしまうことがあります。
たとえば、アポイントメントなどがない時間が細切れにしか用意できないようなスケジュールは好ましくありません。自分の業務を進められる時間が短時間ごとにしかないと、タスクに集中して取り組めないでしょう。結果、簡単な仕事だけを行って難しい業務は後回しになってしまいます。
一般的に午前中の仕事は効率よく実施できるといわれています。重要な業務を午前中に行うなど、効率をよくして作業時間の無駄を省きましょう。
時間間隔におすすめのツール『monday.com』 |
作業チーム内の時間管理をうまく実施したいのであれば、タスク管理ツールを利用するとよいでしょう。時間管理におすすめのツール『monday.com』を使うと以下のようなメリットがあり、スムーズに時間管理ができるようになります。
・メンバーのスケジュールが把握できる
・コミュニケーションにも使える
これら2つのポイントを解説します。
チームの時間管理をしっかりと行うためには、全員の作業状況の把握が必要です。しかし、何度もチームメンバー全員に作業状況を確認したり会議などを行ったりしていては、それだけで時間がかかってしまうでしょう。
monday.comを利用すると、メンバーのスケジュールがいつでも把握できるようになります。メンバーごとの作業量までわかるため、偏りを作らずに全員で作業を進めていけることもメリットです。
monday.comはコミュニケーションにも使えます。管理ツールで作業状況を確認したあとにメールソフトを立ち上げて、相手に連絡をするといった流れをとらず、そのまま同じツールで簡単にコミュニケーションができるため作業効率の改善に役立ちます。
monday.comはカスタマイズも可能なため、よりチームにとってわかりやすい管理画面に変更できて便利です。
まとめ |
時間管理とは時間の使い方を計画し、その計画どおりに進めることです。これがうまくいかないと、締め切りが守れなかったり、スムーズに段取りができなかったりします。作業効率を上げるためにも、時間管理におすすめの4つのコツなどを参考にして時間管理ができるようになりましょう。
世界10万社以上で選ばれているmonday.comを利用すれば、業界・職種を問わずメンバーの作業状況の管理やコミュニケーションに役立ちます。今よりもスムーズに時間管理ができるように、タスク管理ツールを利用してみましょう。
まずは無料トライアルからお試しください。
