スムーズな情報共有ができていれば、業務が効率化したりチームワークがよくなったりと好循環がうまれます。この記事では、情報共有をおこなう4つのメリットやうまくいかない場合のデメリットを解説します。情報共有できない原因や対策方法、おすすめのツールも紹介するので、参考にしてください。
目次
情報共有の定義とその目 |
情報共有とは、個々が持つ知識やノウハウ、見聞を仲間に伝えて共有することです。組織やチームメンバーのなかで情報を伝達しあって認識を合わせるときなどに使われます。ビジネスにおいて、情報共有は円滑な業務遂行にかかせない要素です。
情報共有をおこなう目的は、個々がバラバラに持っている情報を蓄積して、現状の把握や情報収集などに活用し、業務の生産性や効率性を上げることです。この目的の達成のために、情報共有をおこなうシステムやツールを導入する企業が多くあります。
しかし、情報共有するだけでは業務の生産性や効率性アップに直接繋がらないため、注意が必要です。チームメンバー全員が情報共有の重要性を理解できるよう認識を定着させ、密にコミュニケーションが取れるようにすることが大切だと言えるでしょう。
情報共有によって得られる4つのメリット |
情報共有によって得られる4つのメリットは、以下のとおりです。
チーム内のコミュニケーションがうまくいき情報共有ができるようになると、これらの効果によって組織力の向上が期待できます。それぞれの内容をチェックしていきましょう。
情報共有によって得られる1つ目のメリットは、業務効率や生産性の向上につながることです。
業務の内容や状況を共有できていない場合、逐一担当者に確認をしなければ業務が回りません。しかし、情報共有ができていれば、担当者がいないときでも状況を把握し業務を進めることができるのです。急な依頼があったとしても、チーム全体で取り組むこともできます。
例えば、あるメンバーが持っているデータを活用するためには、担当者に直接データの使用許可を貰う作業が必要です。しかし、あらかじめ情報共有ができていれば、使用許可を貰う手間が不要となり業務に集中できるため、効率化を図ることもできるでしょう。担当者が不在のために、情報を得られないというケースもなくなります。
また、連絡事項を共有できるようになれば、説明のために実施していた会議も減らせます。不要な会議を減らすことで、生産性の向上に繋げられるでしょう。
情報共有によって得られる2つ目のメリットは、業務の属人化を防止できることです。業務の属人化とは、担当者だけしか業務について理解していない状態を指します。
属人化されていると、他の人には状況ややり方がわからないため、担当者不在時の急な依頼には対応できず、業務も進められません。情報共有をおこなうことで知識やノウハウを共有していれば、担当者に代わって対応できるようになります。
また、「あの人だけが特別」という状態がなくなるため、メンバー全員で作業効率をアップさせたり、クオリティを良くしたりという効果も期待できるでしょう。
情報共有によって得られる3つ目のメリットは、信頼関係の強化につながることです。今まで以上に情報共有することになれば、組織内でコミュニケーションをとる機会も増えます。
コミュニケーションが足りなかったために起きていた業務上のすれ違いが少なくなり、伝達ミスによるトラブルも減少するでしょう。その結果、トラブルを原因とした関係の悪化も防げるようになるため、信頼関係を強化できると考えられます。
情報共有によって得られる4つ目のメリットは、トラブルがあっても迅速な対応ができることです。うまく情報共有がされている企業であれば、関係者は「いつごろ・どこで・どんなトラブルが発生したのか」という情報を把握しています。
スピーディに解決策を考えることもできるため、関係先への対応や解決策の提示を迅速におこなえます。トラブルは、初期の迅速な対応が重要です。対応が早くできるようになることで、被害をできる限り少なく抑えられるでしょう。
情報共有できないことによる4つのデメリット |
情報共有できることには業務効率や生産性の向上、業務の属人化の防止などに効果がありますが、反対に情報共有がうまくできないとさまざまな問題が起きます。
情報共有ができないことによるデメリットとしては、主に以下の4つがあげられます。
それぞれ確認しましょう。
情報共有ができていない場合の1つ目のデメリットは、組織の人間関係が悪化することがあげられるでしょう。情報共有がうまくいっていないと、知るべき情報を知っていない社員が出てしまいます。
業務効率が悪くなるうえに、情報伝達をしてくれなかった相手への信頼が失われたり、不満が出たりするため、人間関係が悪化してしまうことに繋がりかねません。
周りの人たちとの信頼関係が築けない状態のままで仕事し続けることは、誰しも嫌なものです。社員の満足度低下が起こるうえに、離職にもつながってしまう可能性もあるでしょう。
情報共有ができていないことによって起こる2つ目のデメリットは、組織全体のレベルが下がることです。情報共有ができていないと、社員によってノウハウや知識の偏りができてしまいます。
ノウハウや知識の偏りができるケースとしては、以下の2つのパターンが考えられます。
・他の人にノウハウや知識を教えたくないと考えている社員がいる
・自分がノウハウや知識を独占していることに気づいていない社員がいる
適切に情報共有がおこなわれていない場合、業務の属人化につながるため、組織全体としてはレベルが下がったと言わざるを得ないでしょう。
また、情報共有ができていないと組織内でトラブルが起きることも多く、人間関係の悪化やお互いのフォローもできなくなり、さらに全体のレベルまで落ちることもあります。些細な内容でも、業務に関することはマニュアルなどで情報を共有し、知識の偏りを防ぎましょう。
情報共有ができていない3つ目のデメリットは、業務の効率が悪くなることです。必要な知識や技能、情報を共有できていないということは、一人だけしか対応できないということです。業務の対応ができる担当者だけに集中してしまうと、うまく回らなくなることもあるでしょう。その結果、生産性が上がらず業務の効率が悪くなる可能性も高いです。
また、伝達ミスの発生によって現場が混乱したり、業務をやり直ししなければならなかったりするケースもあります。業務を完成させるまでに必要以上に時間がかかり、効率の悪化につながることもあり得るでしょう。
情報共有ができていない4つ目のデメリットは、情報不足が原因で業務に支障をきたす可能性があることです。必要な情報を得られないままに作業を進めると、スムーズに進めることができないことも多いでしょう。
「今日会議があることを教えてもらえなかったせいで、自分だけ出席できず、重要な情報を得られなかった」「仕事の進め方を聞いたのに、人によって言っていることが違う」「逐一確認しなくてはならず、時間がかかる」などがその例です。
情報共有がうまくいかない3つの原因 |
職場での情報共有がうまくいかない原因として、下記の3つが考えられます。
また、情報共有ができない職場には、以下のような特徴が見られます。
職場にこれらの特徴があると、情報共有がおろそかになる可能性が高いです。情報共有は円滑な業務遂行のためには重要なポイントです。原因について詳しく解説するので、チェックしてみましょう。
情報共有がうまくいかない1つ目の原因は、情報共有の重要性について、職場内で理解されていないことです。情報共有のメリット・デメリットが理解できていなくては、情報共有に対する意識が低いままです。逆に情報共有のための手間の方が面倒だと思う人もいるでしょう。
また、自分だけが成績を上げようとして有益な情報を独占してしまう人もいるようです。重要性を理解していない人がいるのであれば、情報が共有できないことで起こる不利益について教育し、意識改革から始めましょう。
情報共有がうまくいかない2つ目の原因は、情報共有する環境が整っていないことです。情報共有のルールや仕組みが整えられていないと、情報を伝える手段がわからず、結果的に情報共有ができないという人もいるでしょう。
また、情報共有の媒体が定まっておらず、メールや紙、社内データベースなどさまざまな媒体を使って発信しているケースも要注意です。複数の媒体に情報が分散されている状態では、どこに何があるのかが不明なため、必要な情報を集めるのは至難の業と言えます。
その結果、情報を受け取れた人との格差ができたり、トラブルの原因になってしまったりすることもあるでしょう。情報共有は環境を整えることも重要なポイントなのです。
情報共有がうまくいかない3つ目の原因は、すでに情報共有できていると思い込んでいることです。必要な情報が周りに発信できていないにもかかわらずそう思い込んでしまっては、情報を必要としている相手に届けることができません。
これは、情報共有するツールを整備していても起こりえるものです。情報共有できていると思っていることであっても、今一度見直して共有相手への配慮が足りているかチェックしましょう。
円滑に情報共有をおこなう3つの方法 |
円滑に情報共有をおこなうためには、3つの方法を徹底させることが大切です。
社内で情報共有がうまくできるようになるための解決策をチェックして、業務効率や生産性の向上や信頼関係の強化などに役立てましょう。
円滑に情報共有をおこなうためにも、まず、明確なルールを作ってそれを徹底させましょう。例えば、共有するフォルダやファイルの管理ルールを定めたり、情報の伝え方やまとめ方のルールを決めておいたりなど、誰もが明確にわかるようにルールを作って徹底させるのです。
ルールやマニュアルを定めておくことで、必要な情報をスムーズに見つけられるようになります。
円滑に情報共有をおこなう2つ目の方法は、ツールなどで情報共有しやすい環境を作り、定着させることです。Excel等を用いる方法もありますが、情報共有ツールを導入・活用すると、社員同士でのやりとりがよりスムーズになるでしょう。
情報共有するために特化したツールであるため、Excelなどで管理するよりも使いやすく設計されています。わかりやすい仕組み作りも、定着させることが大切だと言えるでしょう。
情報共有ツールはオンライン上で情報共有ができるため、いつでも誰でも必要な情報が見られます。テレワークでも活用しやすいでしょう。
円滑に情報共有をおこなう3つ目の方法は、社員全員に情報共有の重要性を理解してもらえるように努めることです。ツールなどを利用して情報共有しやすい環境を作っても、社員がその重要性を理解していないままでは活用してもらえません。
積極的に情報共有するように促すためには、全社員が情報共有の重要性を理解することが必要なのです。情報共有のメリット・デメリットを詳しく説明して、自発的に情報発信してもらうようにしましょう。
効率よく情報共有したいなら『monday.com』がおすすめ |
効率よく情報共有したいのであれば、『monday.com』がおすすめです。monday.comを使うメリットは、以下のとおりです。
monday.comなどの情報共有のためのツールを使えば、情報の発信や確認が便利になります。それぞれチェックしていきましょう。
1.チャット機能でコミュニケーションをとれる
monday.comを利用する1つ目のメリットは、チャット機能で気軽にコミュニケーションをとれるようになることです。情報共有がうまくできない理由の一つは、コミュニケーションが不足することだと言われています。
ツールを活用しコミュニケーションしやすくなると、業務上のすれ違いが少なくなりスムーズに仕事を進めやすくなるでしょう。
monday.comを利用する2つ目のメリットは、クラウド化によってリモートワークに対応できるようになることです。紙やExcelなどの媒体を使っての情報共有とは違い、monday.comを利用すれば情報をクラウド化できます。
クラウド化が可能な媒体で情報共有の一元管理をすれば、いつでもどこでも必要な情報を全て確認できて便利です。場所に縛られないようになるため、リモートワークする際に対応しやすいでしょう。
まとめ |
情報共有には、業務の属人化の防止や信頼関係の強化、トラブル時の迅速な対応などさまざまなメリットがあります。反対に、うまく情報共有ができないと組織全体のレベルが下がったり業務に支障をきたしたりしてしまうでしょう。
うまく情報共有をするためには、社員に重要性を理解してもらうことや便利なツールを活用することなどが重要です。情報共有がしやすくなるツールを活用して、組織の改善をはかりましょう。
世界10万社以上で選ばれているmonday.comは、業界・職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。まずは無料トライアルからお試しください
