エクセルは業界や職種を問わず使われているオフィスソフトであるため、管理ツールとして導入している企業は珍しくありません。しかし、データの量が多いと動作が遅くなるといった不便さを感じることも多いでしょう。そこで本記事では、エクセル管理をやめる方法を紹介します。
目次
ｍonday.comを活用して脱エクセル管理をしよう！ |
エクセル管理をやめたい人には、『monday.com』の活用がおすすめです。monday.comは、従業員のスケジュール管理やプロジェクトの進捗管理などを行えるITツールです。エクセルと同じ見た目であるため、初めてmonday.comを使う人でも操作しやすいでしょう。
また、monday.comは50以上のツールと連携できるため、今使用しているツールを使い続けたまま利便性を向上させることも可能です。カスタマイズ性も高く、どのような職種にも適している点も魅力といえるでしょう。
企業におけるエクセル管理のメリット |
企業におけるエクセル管理のメリットは、主に以下の4つです。
エクセルを使えば専門的な知識がなくても情報を管理できるため、管理ツールとして導入している企業は少なくありません。まずは、エクセル管理をするメリットについて見ていきましょう。
1.使いやすい
エクセル管理では、使いやすいことがメリットのひとつです。エクセルは業界や職種を問わず使われているオフィスソフトであるため、普段から利用している人も多いでしょう。そのため、新たに使い方を覚える必要もなく、情報を管理できます。
また、社内でもともとエクセルを使用していれば追加費用も発生しないため、導入へのハードルも低いでしょう。
2.情報共有がシンプル
エクセル管理では、情報共有しやすいのもメリットです。エクセルが搭載されたパソコンがあれば、ファイルを簡単に共有して閲覧できます。例えば、Aのパソコンで情報を更新したエクセルシートを、Bのパソコンで閲覧することが可能です。
社内で情報共有したい事柄をエクセルで管理しておけば、スムーズに情報を伝達できるでしょう。
3.業務内容に合った処理や分析ができる
エクセル管理ではマクロや関数、数式を用いることで、複雑な処理や分析にも対応可能です。例えば、標準偏差を求められる「データベース系関数」や、Webデータと連携できる「Web関数」などを利用できます。
そのため、エクセルでさまざまな情報を管理すれば、多方面からの処理や分析もできるでしょう。専門的な知識を持った従業員がいれば、業務内容に沿った資料作成もスムーズです。
4.トレーニングコストを削減できる
エクセル管理では、トレーニングコストを削減できるのもメリットのひとつです。エクセルは多くの従業員にとって馴染みのあるツールであるため、操作に慣れている人も多くいるでしょう。
また、操作方法に疑問点が生じた場合もインターネットで検索すれば解決できるため、トレーニングにかかる時間を削減できます。そのため、管理ツールとしてスムーズに導入できるでしょう。
企業がエクセル管理をやめるべき8つの理由 |
企業がエクセル管理をやめるべき理由は、主に以下の8つです。
それぞれのやめるべき理由について、詳しく解説します。
エクセルで情報を管理すると、データの蓄積ができません。例えば、人事や経理に関連することであれば、情報を入力するだけで問題ないでしょう。しかし、申請書をはじめとする必要書類などは、データを入力して終わりではなく、その後に活かしていかなければいけません。
エクセルで管理するとデータを蓄積できないため、過去の情報を検索したいときにも不向きです。データから情報を読み取ることも難しく、管理しにくいでしょう。
エクセルを使用すると、データの管理が煩雑になります。例えば、エクセルを社内で共有して編集する場合、誰かが誤って情報を削除してしまう可能性も考えられるでしょう。自分自身が消してしまった場合は、「戻る」ボタンを押すことで修復できますが、ほかの人の間違いを復元することは原則できません。
エクセルは履歴が残せないため、重要な情報を扱う場合は管理が難しくなるでしょう。
エクセルは、データ量が多いと動作が重くなります。個人が扱う業務を処理するために使用するのであれば、大きな問題は発生しないかもしれません。しかし、業種や業務内容によっては数万件のデータを取り扱うこともあるでしょう。そうなると、動作が重くなって作業効率が低下することになるのです。
また、複雑な関数を使用してデータを管理している場合も、処理速度が低下するケースがあります。そのため、複雑な情報を処理したり、膨大な量のデータを管理したりする場合、エクセルは不向きといえるでしょう。
4.同時編集ができないため作業効率が悪い
エクセルは同時に編集できないため、作業効率が低下するのもデメリットです。例えば、Aさんがエクセルを開いて情報を更新している間、ほかの従業員は編集作業ができません。Aさんの作業が短時間で終われば影響が少ないものの、編集したままの画面を開いたままにしていると、いつまでもほかの人が編集できないため作業効率が落ちるわけです。
エクセルはリアルタイムでの情報更新には向いておらず、複数人で編集作業をしたいときには利用を避けるべきでしょう。
5.属人化の恐れがある
エクセルは誰でも操作しやすいものである一方で、エクセル管理は属人化する恐れがある管理方法です。先述したとおり、エクセルは同時編集ができないため、一部の人が情報を管理する傾向にあります。すると、情報管理の担当者しかデータの意味や構造を理解できずに、属人化してしまう可能性があるのです。
またエクセルは、高度な専門知識のある人が編集作業を行うと処理や分析がしやすいものの、誰でも簡単に操作できなくなってしまうため、属人化の傾向が顕著に現れます。担当者が異動や退職でいなくなってしまうと、業務を引き継げないといった悪影響をもたらすこともあるでしょう。
6.データフォーマットの統一やエラーチェックが難しい
エクセルは、データフォーマットの統一やエラーチェックが難しいツールです。例えば、エクセルでカタカナを登録する場合、「ガ」と「ｶﾞ」では別の文字だと判断されるため、あとから検索したときに情報を見つけられません。
また、入力した内容を自動で半角もしくは全角に変換したり、電話番号の欄には数字しか入力できないようにしたりといった制限をかけるのは困難です。そのため、エクセルを管理ツールとして活用するのは難しいといえるでしょう。
7.改ざんのリスクがある
エクセルには改ざんのリスクがあるため、情報を管理する場合は注意しましょう。例えば、上司から電子印をもらわなければいけないとき、上司以外の人物が過去の書類から電子印を切り取って貼り付けることも可能です。
エクセルでは、「いつ・どこで・誰が」ファイルを更新したのか履歴を把握できないため、予期せぬトラブルが生じることもあるでしょう。
8.ほかのツールとの連携が難しい
エクセルは、ほかのツールとの連携が難しい点もデメリットです。例えば、予算に関する詳細をエクセルで管理しておき、プロジェクトの進捗状況をほかのツールで管理する場合、同じ情報を何度も入力する手間が生まれます。
そのため、最新情報の共有が遅れたり、漏れが生じたりする恐れもあるでしょう。ほかのツールと連携できなければ、作業効率も低下するのです。
エクセル管理をやめるためには？ |
エクセル管理をやめるためには、以下の4つがポイントです。
先述したとおり、エクセル管理にはデメリットも多いため、脱エクセル管理を目指したい人もいるでしょう。ここでは、エクセル管理をやめるためにすべきことを紹介します。
1.業務上の課題を明確にする
エクセル管理をやめるためには、業務上の課題を明確にしておきましょう。例えば、「エクセルを使用していると、どのような面で不便さを感じるのか」「どの業務の作業効率が低下しているのか」といった課題を洗い出します。
課題が明確になれば見直すべき業務を明らかにできるため、効率よく業務改善できるでしょう。エクセルを使用していることで便利に感じる業務や助けられている点は残しつつ、より効率的なデータ管理を行えます。
2.課題解決に適したツールを導入する
課題が明確になれば、悩みを解決できるツールを見つけて導入してみましょう。上記で洗い出した課題の中には、エクセルが原因で不便さを感じているものもあるはずです。
その場合は、「どのような機能があれば、課題を解決できるのか」を具体的に考えることで、より良いツールを選択できます。なるべくコストをかけずに、課題を解決できるツールを選んでみましょう。
3.社内のデータをDB管理するための仕組みを整える
エクセル管理をやめたい場合は、社内のデータをデータベースで管理するための仕組みを整えましょう。データベースとは、社内のサーバーにデータを保管する箱のことです。データベースで情報を管理すれば、スマートフォンやパソコンなどを用いて情報を共有できます。
すると、すべての従業員がデータ管理に関わることができるため、効率よく業務を遂行できるでしょう。
4.必要なデータ集計や分析を管理者が行える仕組みを整える
エクセル管理をやめたい場合は、必要なデータ集計や分析を管理者が行える仕組みを整えるのも重要です。情報は集めただけでは意味がなく、分析したり活用したりすることでデータ管理の意味が生まれます。
例えば、顧客からのクレームを集めたデータはそのまま保存しておくのではなく、今後の運営に活かしていくことで、より大きな実績へとつながるのです。必要なデータを管理者が集計して分析できれば、企業に良い影響を与えられるでしょう。
エクセル管理をやめたいならｍonday.comがおすすめ |
エクセル管理をやめたい人には、monday.comの活用がおすすめです。先述したとおり、monday.comはスケジュール管理やプロジェクトの進捗管理などができるITツールです。エクセルとは異なり、以下のような特徴があります。
ここでは、monday.comを使うメリットについて解説します。
1.カラムをすぐ追加・絞り込みできる
monday.comでは、カラム（縦軸項目）をすぐに追加したり、絞り込んだりできます。ボードの左端にある「+追加」ボタンをクリックするだけで、基本的なカラムを追加できるため、目的に応じたボードの作成が可能です。
またボードフィルターを使用すれば、必要な情報のみに絞り込めます。例えば、膨大な量のデータから一部の情報のみを抜き取りたいとき、画面を延々とスクロールしながら探す手間もかかりません。無駄な時間を省けるため、業務の効率化にもつながるでしょう。
2.誰でも説明なしで使い始められる
monday.comは、誰でも簡単に使い始められるのもメリットのひとつです。例えば、1つの管理画面でエクセルのようにシートを切り替えたり、好きなビューを簡単に追加できたりします。使い方がエクセルと似ているため、今までエクセル管理をしていた人でも馴染みやすいでしょう。
また、200以上ものテンプレートが用意されているため、目的や好みに応じて簡単にボードを作成できます。
まとめ |
業務管理においてエクセルを利用するのは、使いやすい一方で同時編集できなかったり、データ量が増えると動作が重くなったりといった不便さが生じます。そのため、エクセル管理以外の方法でデータを管理すると、業務の効率化を図れる可能性もあるでしょう。
エクセル管理をやめたい場合には、業務上の課題を見つけて悩みを解決できるツールを選ぶことが大切です。
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