といった言葉をもらしてしまったことはありませんか？このような問題が発生している原因は「タスク管理」ができていないからです。
タスク管理はもはやビジネスパーソンにとっての避けられない課題です。営業職では必要なのか？と思う方もいるかと思いますが、細かい事務作業が付き物なのが営業職です。今回は、「monday.com」を使って実際の営業職の方の活用例をご紹介します。
monday.comを営業職で使うには？ |
営業職の仕事は、電話営業・メール営業をしたり、顧客の会社を訪問したりすることですが、実はこの業務に付随する細かい作業が多くあります。タスク管理をする際のよくある間違いは、必要なタスクをそのままリストアップすることです。タスクをまとめるためのグルーピングが重要です。
また、タスク毎に予定工数、緊急度や重要度が異なるので、タスクの数が増えると管理も難しくなります。そのため、あらゆるタスクの見える化をし、一目で管理できるようにするのは非常に重要です。monday.comを利用すると、タスクのグルーピングと見える化が実現でき、タスクの管理をもっと効率的に行うことができます。
monday.comではタスクをアイテム（行）として表示し、複数のタスクを一つのグループに分類できます。例えばIT営業担当を務めている犬本さんは会社別でグループを分け、さらに各グループのタスクを追加しています。
図のようにリストアップすると、今着手中のプロジェクトと各プロジェクトを細分化した具体的なタスク内容を確認できます。
monday.comには、担当者、進捗状況、締め切り、予定工数など約３０種類のカラム（列）があり、必要な物だけを組み合わせてご自身のタスク管理の画面を作成できます。
実際に見てみましょう。犬本さんは自分の業務の特徴に合わせて各タスクに担当者、進捗状況、締め切り、優先度、予定工数とファイルをタスクボードに追加しています。
図のように、自分に「タスクの進捗はどうなっているのか」、「締め切りがいつか」、「各タスクの予定工数はどのくらいなのか」など、一つの画面で確認できます。そして、色分けされた進捗状況（ステータス）やタイマー式の時間計測など、視覚的な表示はタスクマネジメントにとって効果的です。
営業職に役立つ機能 |
面談・打合せの日時はもちろん、メールの返信や商談中に追加で依頼された資料の準備など、どのような細かいタスクであっても必ず期限内に終わらせるのは必要不可欠です。
タスクの締め切りを守りたいなら、タスク管理ツールmonday.comでリマインダーを設定しましょう。monday.comはツール内だけではなく、メールにて締め切りに関するリマインダーの送信も可能です。さらに、締め切りの近づいてきたタスクのＸ日前、あるいはＸ時間前に通知を送るという設定も可能です。
例：締切日の一日前、進捗状況が「完了」ではないなら、担当者に通知を送る。
仕事中、タスクに着手せず、ただToDoリストをいじったことはありますか？山ほどあるタスクを分類したり、完成したタスクに打消し線を引いたりすることは時間の無駄遣いであり、非生産的な作業です。このような単純作業は、monday.comの自動化にお任せください。
自動化とは、例えばタスクが「完了」になったときに「完了グループ」へ自動的に移動させられるなどの設定ができる機能です。
例：「タスクの進捗状況」が「完了」になったときに、このタスクを「猫田さん完了」グループに移動します。
自動化レシピは約80個ありますので、ご自身の業務フローに合わせて様々な自動化を設定できます。APIを設定する必要もなく、簡単に実装できるので自動化機能を使いこなせば、タスク管理は想像以上に簡単になります！
自社ツールの顧客向け資料や、見積書の作成方法などなどの営業ノウハウは、営業職にとって非常に重要です。ノウハウを社内で共有することで、組織単位で営業スキルの底上げることや、業務の属人化を避けることなどができ、会社の利益に繋がります。
monday.comではノウハウ共有用のボードを作り、様々な資料を添付したり、チャット機能でコミュニケーションを取ったり、マニュアルのお役立ち度を投票することによって可能です。
チームのタスク管理を効率的に行うためには、「タスクをこなす」だけではなく、「情報の共有・交流」も重要です。monday.comでタスク管理を行うと、チームの中でリアルタイムで情報を共有できます。また、タスクごとのチャット機能で必要な情報が流れてしまうこともありません。＠をつけるとメンバーをメンションしたり、チームをメンションしたりできます。それ以外に、イイネ機能、GIFアニメーション機能で社内の心理的安全性も確保できます。
