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リソース分配の最適化/貢献度の可視化をテクノロジーで実現


インターネット上の広告事業、イーコマース事業、会員サービス事業など、幅広いサービスを展開されているヤフー株式会社様。

同社ではコラボレーションツール「monday.com」を導入する前、部門ごとの業務量のばらつきや属人的な業務、業務貢献度の可視化に課題を抱えていました。

社内でどのような組織改善を行い、現在どのようにタスク/プロジェクトの管理を行っているのかをご紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.事業内容について
  2. 2.monday.com導入前の組織課題とは
  3. 3.組織体制の変更に伴う新しい業務フロー
  4. 4.monday.comをハブとした、ヤフーが実践する業務管理

事業内容について

ーまずは皆様が所属されている部署で取り扱っている商材について教えてください。

(中曽様)
我々の営業部門では商材として、弊社サイト(Yahoo! JAPAN)に表示される広告などを取り扱っています。 広告の種類は「Yahoo!広告 ディスプレイ広告(予約型)」と「Yahoo!広告 ディスプレイ広告(運用型)」の2つに分かれます。

予約型広告は主にブランド認知度の向上を目的に配信するもので、あらかじめ設定した表示件数や期間に応じて広告を出すことができます。 運用型広告は効率的なユーザーの獲得を目的に配信するもので、日々の細かい状況確認や改善活動が必須です。

データインテリジェンス部(以下、「DI部」)では、広告を掲載することでどのような価値があるのか、データを用いて様々な提案をし、広告掲載後にはその効果の分析を担当しています。


monday.com導入前の組織課題とは

ーDI部の方々は「担当している業種によって業務量のばらつきがある」と伺っておりますが、何が要因でしたか?

(藤田様)
私たちが所属するDI部は、以前、社内体制上は業種ごとに切り分けられた営業部門に分散して配置をされていました。業種ごとに営業部門の繁閑期が異なるため、必然的に私たちの忙しさも、担当している業種に即して非常にばらつきがありました。

ー体制変更前は「属人的な判断に基づき業務対応を行うことが多かった」と伺っていますが、実際に社内ではどのような弊害/影響がありましたか?

(藤田様)
業種ごとにDI部の専任アナリストを配置することには、メリットもデメリットもありました。

メリットは同じアナリストが一気通貫で業種特性に応じた分析手法や提案ロジックを常にブラッシュアップしていたため、クライアント様により良いものを提供していくことに拍車をかけやすかったことです。 その反面、特定の業種向けに作成した提案ロジックを別の業種用にアレンジしようとすると、思っていた以上に時間がかかってしまうことがデメリットでした。

 アナリストの担当領域を業種ごとに分断していたので、異なる業種を担当しているアナリスト同士では大まかなナレッジ共有はできても、細かいトラブルシューティングに至る全てを完全に共有することが難しく、提案ロジックのメンテナンスが難しかったです。


ー「提案ロジックのメンテナンス」とはどのような作業ですか? 

(藤田様)
例えば、それぞれの業種ごとに閑散期・繁忙期はいつで、その周期が年単位なのか月単位なのかなどの特徴があります。

それらを考慮しつつ、提案ロジックに組み込む作業は業種ごとに全然違うため、提案ロジックの詳細な仕組みが分かっているアナリストが担当すれば問題なかったのですが、分からないアナリストが担当すると非常に時間がかかってしまう作業でした。

そのため、分析手法や提案ロジックの開発者が業種の垣根を越えて対応できる体制があった方が良いと考えるようになりました。


ーなるほど。業種ごとに特有の分析手法や提案ロジックを確立していくよりも、業種を横断した分析手法や提案ロジックを確立する方が望ましいと考えられたのですね。

(藤田様)
そうです。業種ごとに特有の分析手法や提案ロジックを確立すべきか、それとも業種を横断したものにするべきかを考えるにあたり、一番キーになっているのは、弊社が「クライアント様全員に対する利益を一番に考えることが、弊社にとっても一番の利益に繋がる」と考えていることです。

そのため、特定の業種にしか適応できないロジックよりも、ちょっとカスタマイズしただけですべての業種、すべてのクライアント様にお使いいただけるロジックを作ることに注力をしたいという想いになりました。それを実現する上では、全業種を俯瞰して見るという体制にしたかったので、業種の垣根をなくしました。

また、今回の取り組みの一環で「アナリストのリソースを可視化し、適切に貢献度評価できる状態をつくる」ことにも取り組み始めました。
この取り組みにあたって、最初からmonday.comのようなテクノロジーが必要だと考えていました。私たちの業務範囲を考慮すると、とても人力で管理できる業務量ではないので、業務管理の大半をシステム的に管理できるようにしたかったからです。


組織体制の変更に伴う新しい業務フロー

ー組織体制の変更前と変更後の業務フローについて教えてください。



(藤田様)
monday.com導入前は、各業種専任の営業が、専任のDI部門担当者と直接やりとりをし、提案活動を進めていました。

monday.com導入後は、まず営業からの全相談を部としてMonday.comに集約し、アナリストのユニークスキルとの相性を鑑みて相談内容に適したアナリストが提案活動に参加するようにしております。


ーアナリストのユニークスキルや案件との相性は、どのように管理されていますか?

(藤田様)
monday.com上に、各アナリストのスキルマッピングというのを用意しまして、誰がどの分野を得意しているかを可視化しています。

案件にアナリストをアサインする際には、過去の案件実績なども見ているのですが、それだけではありません。

営業部門からは相談をもらうときに、どのような課題があるのかまで細かく確認をさせてもらっています。その内容を読み取って、恐らくこういうことを実現したいと考えているであろうから、このスキルがマッチしているアナリストを選ぼうと考えています。

やはり選ぶところは、どうしても最後は肌感になってしまうので、システムではできていないですが。


 ー営業部門からの相談内容の収集はどのように行っていますか?

 (古田様)
DI部への相談窓口にはConfluenceというツールを活用しています。

全社的に導入していまして、このConfluenceの画面の中にmonday.comのフォームを埋め込んでいます。

そのため、営業部門の方はわざわざmonday.comのサイトから相談申請しなくても、DI部へ相談依頼の通知を飛ばすことができるフローになっています。


ー元々案件相談のやり取りする際には、貴社内ではどのようなフローでしたか?

(古田様)
案件管理のツールは色々変わっているのですが、これまでも例えばExcelのシートに記入して添付をしてもらったり、社内開発しているツールを使ってもらったりして、相談を受けていました。


ー各アナリストに個別に相談が来てしまうことはありませんでしたか?

(古田様)
これまでは業種ごとに専任のアナリストを付けていたので、「このアナリストに相談すれば何とかなる」という体制だったこともあり、導入テスト期間中は個別に相談が来ることもあったかと思います。


ーmonday導入後、フォーム活用を浸透させるために工夫していることはありますか?

(古田様)
アナリスト側に個別相談は受けないでくださいという説明をしっかりして、もし個別に相談が来てしまったら、必ずフォームに誘導するように周知をしていました。

以前から、個別相談をブロックする仕組みも確かに取り入れてはいたのですが、アナリストにヒアリングをしたところ、実際に直接相談に来ることはほとんどなかったようでした。直接の相談が発生しなかった要因としては、普段私たちが使っているConfluenceにmonday.comのフォームを埋め込めたというのが大きかったです。


ー普段使われているツールに連携できたというのが大きかったですか?

(古田様)
そこはすごく大きかったですね。この連携ができず、例えば「このアドレスをブックマークして依頼の際には毎回活用してください」であれば、恐らくこんなにスムーズに進められず、直接アナリストに相談が行っていたと思います。



monday.comをハブとした、ヤフーが実践する業務管理

ーmonday.comをハブとした情報管理に取り組まれていると伺っておりますが、現在はどのように活用をされていますか?

(古田様)
当初の考えでは、自分たちの業務案件の整理をmonday.comでやっていきたいという目的で始めましたが、途中からDI部への問い合わせなどにも活用し始めました。今後も継続して使い方をどんどん増やしていきたいと考えております。


ー当初想定していなかった範囲での活用も増えているのですね。

(古田様)
そうです。また、最初はあまり中長期に渡る案件を細かく管理していくという使い方も想定していませんでした。いまは中長期案件の進捗管理だけではなく、報告の際にもmonday.comを活用しています。

(藤田様)
案件によってはDI部へのインパクトが大きい、数カ月に渡る企画が発生することもあります。そのため、案件が現在どのステータスなのかをしっかり可視化してほしいという要望は、上層部の方からも多いです。

monday.comの活用を進めることで、活用の幅を広げるだけでなく、より深いところまで管理できるようになっています。例えば長期に渡る案件で、今週単体でどれくらい計上するのか、細かいタスクのステータスが今どういう状況なのかをトラッキングして、すべて上層部に報告を出せるようになりました。報告の際にはmonday.comの画面を加工しており、これが非常に分かりやすいと好評です。



前編では、ヤフー様が抱えていた組織課題や解決策についてお話頂きました。

後編では、数あるコラボレーションツールの中から、なぜヤフー様がmonday.comを選ばれたのか、ツールを導入したことでどのような効果があったのかについて紹介いたします。

後編「ヤフーが選んだ「誰もが簡単に操作できる」 コラボレーションツールmonday.com」はこちらからご覧ください。
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