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プロジェクト管理における6つの原則

ある調査によると「プロジェクト成功させることができている」と回答した企業は、全体のわずか
19%でした。プロジェクトが失敗する要因の上位3つとして以下が挙げられます。

1.仕事の優先順位の変更
2.プロジェクトの目的変更
3.不十分な情報収集(顧客が本当に望んでいるものを捉えられていない)

そこで、今回の記事では”6つの重要なプロジェクト管理の原則”と、それをうまく活用し、プロジェ
クトを成功に導くための3つの方法をご紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.①プロジェクト管理の原則とは?その重要性は?
  2. 2.②6つの最も重要なプロジェクト管理の原則
    1. 2.1.1.明確な目標を設定する
    2. 2.2.2.プロジェクトの範囲を制御する
    3. 2.3.3.構造管理とアカウンタビリティ
    4. 2.4.4.チームワークと組織
    5. 2.5.5.リソースを効率的に管理する
    6. 2.6.6.アジャイルを考え、変化に対応する
  3. 3.③プロジェクトを最大限に活用する”プロジェクト管理の原則”を活用する方法
    1. 3.1.1.常に分析する
    2. 3.2.2.構造クライアント管理
    3. 3.3.3.変更要求を合理化する
  4. 4.④結論

①プロジェクト管理の原則とは?その重要性は?

プロジェクト管理の原則とは、プロジェクトを管理するための指針となるルールのことで、成功のために必要な全体像を示しています。しかし、これは単にプロジェクトを完了させるための手順を説明するものではなく、それらの手順が何を達成するために必要なのかを説明しています。

6つの原則では、何を達成するべきかを知るためには、まず作業スコープを定義する必要があります。ここから、作業スコープを定義する方法についてご紹介していきます。

プロセスを実行する上で、”何をするのか・なぜするのか” を定義しなければ意味がありません。それを怠ると、混乱を招いたり、ステップを抜かしてしまう可能性が高くなります。


②6つの最も重要なプロジェクト管理の原則

プロセス管理の原則に必要な要素は、プロジェクト管理における私たちやクライアント、およびプロジェクトマネジメント協会(PMI)のような業界をリードする専門家の経験から構成されます。

1.明確な目標を設定する

まず、プロジェクトを確実に進めていく上で必要なのは、明確な中長期的な目標と短期的な目標設定です。

ここで、SMART(Specific:具体的、Measurable:測定可能、Attainable:達成可能、Relevant:関連性がある、Time-bound:期限がある)目標を作成します。

たとえば、11月にWebサイト立ち上げる場合。グラフィックデザイン、コンテンツ、およびWebデザインプロジェクトを完了させる必要があるので、目標設定は以下のようになります。


SMARTプロジェクトの各目標

●8月15日まで、にコンテンツの最初のドラフトを完成
●9月1日までに、グラフィックデザインプロジェクトを50%完了
●10月1日までに、基本的なWebデザインを完成


目標設定をしてマイルストーンを定義することで、プロジェクトの実行スピードを維持し、チーム内でのモチベーションを高めます。指標として主要業績評価指標(KPI)を設定することで、プロジェクト全体での進捗状況を測定します。

ここで注意してほしいのが、一度にすべてのSMART目標を設定する必要はないということです。あくまで、プロジェクトの展開として作成します。

例えば、グラフィックデザインはコンテンツライターから受け取ったコンテンツに依存するかもしれません。この場合でも、プロジェクトの目標設定の原則を活用します。しかし、コンテンツのゴールは先に設定し、グラフィックデザインのゴールは後から設定するという流れになります。

2.プロジェクトの範囲を制御する

プロジェクトの失敗を避けるために、作業スコープ正しく理解し、またどのように変化するかを想定しておく必要があります。

1.プロジェクト要件を明確に設定し、これらの要件が満たされているかを確認できるような、指標をつくる。
2.あいまいな境界を事前に排除する。(作業スコープの変更を許可する方法、時期、理由に規定を設ける)
3.各スプリント・フェーズを終えた後、作業スコープの見直しと、境界をリセットする時間を設ける。

ポイントは、明確に文書化された作業スコープを作成し、次に起こる事を予測することです。このプロジェクト管理の原則を適用するということは、変更リクエストの影響を分析し、全員が賛同した場合のみ実行するということです。

3.構造管理とアカウンタビリティ

プロジェクト管理の優劣は、プロジェクトの成功に直結します。つまり、明確に定義されたリーダーシップ(アジャイルを採用している場合は自己リーダーシップ)と、構造化された管理プロセスが必要となります。

そうすることでチーム全員が責任感をもち、誰に相談するかを見極め、適切な解決策を導くことができます。それぞれの活動の担当者を明確にした作業計画は、プロジェクト管理の原則を受け入れるのに役立ちます。

すべてのタスクに誰かが割り当てられていれば、誰が何に対して責任を持ち、説明責任を負うのかという疑問がなくなります。

4.チームワークと組織

どのようなプロジェクトにおいても、チームメンバーの連携は非常に重要です。
monday.comは、Zoomと独自のコラボレーションソフトウェアを使用して、チーム全員が常に繋がっている状態をつくります。

5.リソースを効率的に管理する

プロジェクトの結果が目標を達成していないと、プロジェクト投資全体の約12%が無駄になります。つまり、ドル換算すると1ドルで12セント、100万ドル毎に12万ドルを無駄にしていることになります。

こうならないためにも、リソースの使用状況を監視し、プロジェクト全体を通して効率的なリソース管理を行ってください。そうすれば、スコープが変更されたり、問題が発生しても、どこからリソースをリダイレクトできるかが分かります。

デジタル通信代理店の「M Booth」を事例にご紹介します。

画像ソース

プロジェクトチームの燃え尽き症候群を経験したM Boothは、このチームのキャパシティー問題を解決する方法を見つけました。

M Boothのプロジェクトマネージャーはmonday.comを使用して、プロジェクト内の各タスクを完了するために必要な労力を見積もるポイントシステムを作成。その結果、「チームが対応可能な範囲は1週間に最大270ポイントまで」と可視化することができました。

シンプルなリソース管理により、M Boothは成果を49%増加させ、タスクの割り当てにかけていた時間は80%短縮されています。

6.アジャイルを考え、変化に対応する

アジャイルとは、環境や状況の変化に機敏かつ柔軟に適応して、効率よく理想の状態に近づいていくことです。

アジャイルプロジェクト管理の原則として、物事の前後を捉えることが重要になります。これは、チームで定期的に会議を行うことで、改善予知をみつけることができます。プロセスとしては以下の7つです。

●会議
●計画
●設計
●開発
●テスト
●評価
●変化を話し合うためのミーティング

このようにして、変更を反映し、実際に活用することでプロジェクトの全体像を改善します。


③プロジェクトを最大限に活用する”プロジェクト管理の原則”を活用する方法

プロジェクト管理の原則は、チームから時間予算に至るまで、全体に幅広く適応されるルールです。この原則を活用するための3つの方法をご紹介します。

1.常に分析する

フィードバックの分析に役立つシステムは、仕事を進める過程で改善点を指摘します。フィードバックメカニズム無しでは、チームメンバーがプロジェクトに行き詰まっているかどうかや、何がうまくいっていないかが分かりません。

分析システムは、プロジェクト全体の進捗状況を意識的に監視する時に役立ちます。
測定する指標を見返す日程を設定し、都度分析を行うようにしてください。

2.構造クライアント管理

クライアント管理を効果的に作成して、期限内にプロジェクトを進めます。

クライアントの優先順位を管理し、変更に対応し、タスク整理ができる仕組みを作りましょう。特に、同時に複数のクライアントを管理している場合や、複数のチームメンバーとやり取りがある場合に役立ちます。

このクライアント管理テンプレートを使えば、クライアント関連のタスクを追跡・管理し、オーナーを割り当てて、各チームメンバーがそれぞれのタスクを確認することができます。

3.変更要求を合理化する

即座に変更に対応したい場合は、迅速な変更管理ソリューションが必要となります。

変更管理プロセスは始めからある必要があり、全体を通じてそれらの見直しをしながら、正常に機能していることを確認しなければいけません。そこで、変更申請フォームテンプレートを使えば、作業スコープを監視下に置き、確認・追跡することが可能です。


④結論

以上の”6つのプロジェクト管理原則”に沿うことで、未来のプロジェクトはより大きな成功を収めることができるでしょう。世界10万社以上で選ばれている「monday.com」は、業界・職種を問わず最適なプロジェクト管理を可能にします。

まずは無料トライアルからお試しください。

※本記事は、「https://monday.com/blog/project-management/project-management-principles/」を翻訳・加筆修正したものです。


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