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大久保純加
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2022年04月19日

monday.comとOutlookの連携

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メールボックスとmonday.comのワークフローの連携をお考えですか?Outlookとの連携により、メールをアクションアイテムに変換し、全員がシームレスに連携できるように自動的に調整することができます。 


目次
 


重要な点
1) この統合を使用するには、Microsoft 365 Business Premium のライセンスが必要です。このライセンスタイプをお持ちでない場合は、この統合を設定する際にエラーメッセージが表示されます。
 
2) この統合は、オンプレミスではなく、Microsoft online exchange の受信箱を持っている場合にのみ機能します。接続できてエラーメッセージが表示される場合は、オンラインExchangeアカウントをお持ちでないことを意味し、この統合は使用できません。 
 

 

ワークフローに追加する

統合を追加するには、統合を作成したいボードに移動し、以下のように画面右上にある統合ボタンをクリックしてください : 
 
integration.png

そこから、以下のように「Outlook」を選択します。 

1.png

Outlook統合のバナーをクリックすると、統合機能が提供するレシピが表示されます。

outlook__2_.png

あとは、作成したい統合を選択するだけです。 次に、Outlookとmonday.comのアカウントを接続するように指示されます。 

 

Outlookアカウントを接続する 

注:Outlookとの統合を追加するには、お客様のメールドメインが他のメールプロバイダでホストされていないことが必要です。これを確認するには、このサイトにアクセスし、メールドメインを入力し、ドメインの「MX」をチェックしてください。 

レシピの1つをクリックすると、monday.comアカウントとOutlookアカウントを接続するよう求められます。

outlook__1_.png

次に、monday.comと関連づけたいメールアカウントを選択します。
Outlookのアカウントを選択すると、アクセス許可の画面が表示されます。設定を続けるには、"accept:" をクリックします。

4.png

アカウントと Outlook の接続に成功しす。😀これで、チームと効率的にコミュニケーションするためのレシピ作りができます。

rrwq.png

Outlookアカウントはmonday.comと統合されますか?

Outlookで、アカウントの環境設定をクリックし、アカウントの画面の上部にあるメールプロバイダのアイコンを探します。Outlookのアイコンがある場合、そのメールアカウントはmonday.comと統合されています。以下は、OutlookによってホストされていないOutlookアカウントの例です。

 

メール統合はファイルをサポートしていますか?

現在、メール統合はファイルをサポートしていません。とはいえ、monday.comのアカウントにファイルを送信したい場合は、回避策があります。ボードまたはアイテム(アップデートセクション)にファイルを送信することができます。この記事でステップバイステップの手順を確認してください。 

メール統合は、複数のメールアドレスをサポートしていますか?

メール連携で複数メールに対応します。OutlookとGmailの統合に対応するインクリメントを追加しました。"; "で区切られたテキストカラムに複数のメールを定義すると、メールはそれらのメールに別々に送信されます。💥


例えばこのレシピの場合:

​ 

結果のメニューからメール(列)オプションを選択し、テキスト列を選択します:

 

​    

Text列の値(メールアドレス)は、以下のように定義できます。 "example@monday.com ; example.monday@gmail.com "

の統合は、example@monday.com & example.monday@gmail.com の両方にメールを送信します!

 

monday.comからOutlookの同期を解除する方法は?

以下の手順で、Outlookアカウントからサードパーティアクセスを無効にします。
  • account.microsoft.com/account にアクセスし、お客様のアカウントにログインします。
  • ページの上部にある「プライバシー」タブをクリックします。
    電子メールコードによる本人確認が必要な場合があります。
  • その他のプライバシー設定」セクションまでスクロールダウンします。
  • アプリとサービス > お客様のデータにアクセスできるアプリとサービス」に進みます。
アプリのリストを確認し、取り消したいアプリを確定します。
該当するアプリの名前の下にある「編集」をクリックします。
これらの権限を削除する]を選択します。
また、あなたが管理者である場合は、ここから削除できます。

連携設定ができず、以下のエラーメッセージが表示された場合。"マイクロソフトは、あなたのOutlookメールボックスを統合に有効にしていません"

Frame_493__2_.png

現在、お客様のアカウントは統合できない状態になっている可能性があります。 このエラーは、メールボックスが専用の Microsoft Exchange サーバー上にあり、有効な Office 365 メールボックスでない場合に発生する可能性があります。この問題に関するMicrosoftのドキュメントを確認し、このエラーの解決に向けた手順を実行してください。

 

エラーメッセージが表示されない場合は、Outlookとの統合に関する問題を解決するためのトラブルシューティングの手順をご覧ください。

オプション1 - オートメーションをリフレッシュする
統合がうまくいかない場合、新しい接続で統合を再作成することができます。これを行うには、画面の右上にある統合ボタンをクリックします。 中央に表示されたら、以下のように「board integration」を選択します。 

gmail.png

次に、Outlookとの統合の1つの横にあるプラグアイコンをクリックします。 

edit.png

その後、「別のアカウントを使用する」を選択してください。これで問題が解決するはずです。

mceclip0.png 

 

: このステップは非常に重要です。このアクションによって接続が更新されるため、「別のアカウントを使用する」を選択する必要があります。このオプションを選択する際、同じログイン情報を使用することができますので、ご安心ください:) 

 

オプション2 - 統合の同期を解除する

 

注:このオプションは、誰かがOutlookの認証設定で何かを変更した場合にのみ役に立ちます。  このような場合は、以下の手順で統合を解除することができます。

 

  • account.microsoft.com/accountにアクセスし、アカウントにログインします。
  • ページ上部にある「プライバシー」タブをクリックします。Eメールコードによる本人確認が必要な場合があります。
  • その他のプライバシー設定」セクションまでスクロールダウンします。
  • アプリとサービス > お客様のデータにアクセスできるアプリとサービス」に進みます。
  • アプリのリストを確認し、取り消したいアプリを確定します。
  • 該当するアプリの名前の下にある「編集」をクリックします。
  • これらの権限を削除する]を選択します。

    ボードに戻り、画面の右上にある統合ボタンをクリックします。 中央に表示された後、以下のように「ボード統合」を選択します。 

    gmail__1_.png

    次に、Gmail統合の1つの横にあるプラグアイコンをクリックします。 

    edit.png

    次に、以下のように「別のアカウントを使用する」をクリックします。 

    mceclip0.png

      

    注:このステップは非常に重要です。このアクションによって接続が更新されるため、「別のアカウントを使用する」を選択する必要があります。このオプションを選択した場合、同じログイン情報を使用することができますので、ご安心ください。
     
    オプション 3 - 統合が複数のアイテムを作成する
    統合によって複数のアイテムが作成され、その原因がわからない場合。Outlook でメールを手動で別のフォルダに移動すると、統合がトリガーされます。その結果、統合が複数のアイテムを作成することになります。解決策としては、Outlookでルールを作成し、手動で移動する代わりに、自動的にメールを移動するようにします。

    オプション 4 - 連絡を取る 
    以下のどの方法でもうまくいかない場合は、support@monday.com までお気軽にご連絡ください。 その際、上記の2つの方法をすでに試されたことをお伝えください。

なぜOutlookとの連携が無効になったのですか?

以下の場合、Outlookとの連携が無効になります。

1. プライベートアカウントを使用している
当社のOutlook連携は、仕事用のアカウントでのみ作成可能であり、プライベートなアカウントでは作成できません。 何らかの理由でプライベートアカウントに接続できた場合、次のような通知が表示されます。 

outlook.png

続いて、統合タブで以下のエラーメッセージが表示されます。 

outlook_1.png

統合を再開するには、仕事用のアカウントで統合を再作成してください。 

2. 業務用アカウントにオンラインエクスチェンジの受信トレイがない
ビジネスアカウントにオンラインエクスチェンジがない場合、https://outlook.office365.com/mail/inbox にログインすることができません。ビジネス用の有料アカウントにオンラインエクスチェンジがない場合、以下のメッセージが表示されます。 

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このシナリオについて詳しく知りたい方は、こちらのリンクをご覧ください。 あなたのmonday.comに、次のような通知が届きます。

out_1__1_.png

続いて、統合タブで以下のエラーメッセージが表示されます。 

232.png

 

3. 管理者が二要素認証(2FA)を設定した
すでに接続を設定した後に管理者が2FAを実施した場合、接続が許可されなくなるため、統合が無効になります。この問題を解決するには、Outlook統合を再度セットアップして、新しい接続を作成します。

4. Outlook で monday.com の接続が無効にされました。
お客様または管理者は、monday.com がお客様の Outlook アカウントと対話する機能を無効にすることができます。これは、Outlookを介して行われます。誤ってこれを行った場合は、アカウントの認証情報を使用して新しい統合を設定するだけです。Outlookアカウントの管理者がこの変更を行った場合は、Outlook管理者またはIT部門に連絡する必要があります。

5. 接続期限が切れている
最後の可能性は、接続が不注意で切断されたことです。これは、接続の有効期限が切れたときに起こる可能性があります。解決策としては、新しい統合を設定する手順を踏んでOutlookに再接続し、アカウントを接続することです。

 

注: その他、ご質問や説明が必要な場合は、こちらからお問い合わせください。

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