各社員のタスク・シフト・有給・コミュニケーションを一括管理


monday.comで組織マネジメント

本稿ではmonday.comを用いてマネジメントを行う方法をご紹介します。
monday.comはプロジェクト管理タスク管理だけでなく、マネジメントにも使用できます。なぜならば、共同作業を促進するコラボレーションツールとして開発されているからです。ボードを使用することで、共同業務を行いやすくコミュニケーションの場にもなります。会議の時間を短縮し、重要なことに時間を費やすことができます。プロジェクト全体概要ボードとタスク詳細ボードを使用し効率的に業務を進めましょう。

プロジェクト全体概要ボード

プロジェクト全体概要ボード

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

マネージャーにとって一度に複数のプロジェクトを管理するのは大変です。プロジェクト全体概要ボードを作成して、各自の進捗状況を確認できます。プロジェクトに付随する各タスクはタスク詳細ボード(下記参照)に追加するので、各プロジェクトの簡単な概要のみを追加しましょう。

プロジェクト概要ボードの作り方

  • Statusカラム(状況を表示させる項目)の追加

進捗状況を確認できるようにしましょう。

  • Personカラム(担当者を表示させる項目)の追加

各プロジェクトの担当者を把握しましょう。

  • Dateカラム(納期などを表示させる項目)の追加

プロジェクトの期限を記載しておきましょう。

このようにボードを編集することで、進捗状況を把握し、目標達成までのプロセスを簡単に確認できます。Linkカラム(URLを記載できる項目)またはTagカラム(タグを設定できる項目)を使用すると、他のボードと連携させることができます。

タスク詳細ボード

詳細ボード

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

プロジェクト全体概要ボードの中の細かいタスクは、タスク詳細ボードで管理し、プロジェクトに対するチームの活動内容を把握しましょう。

タスク詳細ボードの作り方

  • 期間ごとに達成可能な目標の追加
  • weekカラム(週を表示させる項目)を追加

タスクを分割することで、チームの負担を分担し、全員が期限内に目標達成できるよう導きましょう。各社員が状況を知ることによって、次に何をすべきか判断でき、効率的に業務を行うことができます。タスクが完了して、Statusカラム(状況を表示させる項目)を緑色のラベルに変更することによって、状況を一目見て判断することができます。

進捗状況の見える化

プロジェクト全体概要ボードタスク詳細ボードは全員がアクセスできる「一般Boards」にして全社員が把握できるようにしましょう。
プロジェクト全体概要ボードを見ることでインターン生からマネージャー職までが同じ最終目標に向かって業務に打ち込めます
自分の業務が全体にどのように関わっているのか、どれほど重要かを理解しモチベーション維持につなぐことができます。

役割分担

Personカラム(担当者を表示させる項目)またはTeamカラム(担当部署を表示させる項目)を使用して、各社員ををタスク、プロジェクトにアサインする事で、責任感を与えることができます。

役割分担

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

各社員は1日のスケジュールをみて期限までにタスクを完了しようと努め、能力を最大限発揮できます。さらに各社員がどのくらい効率的に働いているかを判断することもできます。各タスクやプロジェクトについて誰に話せばいいのか、誰がミスをしたのか、誰が成果を残しているのかを全員が把握できます。

プロジェクトを簡単に把握

ガンチャート

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

プロジェクト全体概要ボードタスク詳細ボードTimelineカラム(作業期間を表示させる項目)を追加し、ガントチャートを使用して、全タスクとプロジェクトの作業スケジュールを確認します。
この作業によってチーム間の業務量を確認することができます。スキルをもっている社員は誰なのか、その人を新しい仕事にアサインできるのはいつなのかを判断できます。

全員がアクセスできる「一般Board」でこの機能を利用することで、社内の対立と誤解をなくすことができます。オープンで透明性のある職場環境は、各社員の幸福度を上げ、モチベーション向上につながります
彼らのタスクとプロジェクトが一定期間にわたってどのような問題に陥っているのか、どれほど忙しいのかを確認して、各社員が期限を守るために正確にスケジュールを計画することができます。

ボード内の検索/フィルタリング機能

検索/フィルタリング

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

ボード内でフィルタを設定できます。これによりチーム間の業務負荷状況と、各社員のタスク状況をすばやく簡単に確認することができます。Personカラム(担当者を表示させる項目)やStatusカラム(状況を表示させる項目)の「完了」 などでフィルタリングすることによって各社員のが未完了タスクを絞り込むことができます。また、期日に応じたタスクやプロジェクトを確認することもできます。例えばPeronカラム(担当者を表示させる項目)に「Lea」、Dateカラム(日付を表示させるカラム)で「納期遅延」と検索すると、各社員がどのくらい効率的に業務を行っているかを判断できます。最も重要なことは、どのタスクが完了していないかを確認し、原因を把握することです。

チーム全体でコミュニケーションをとりましょう

チャット

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アカウントにチームを作成して、常に必要な人とコミュニケーションを取りましょう。
チャット上で@をつけることで宛先を指定してメッセージを送り、チームでコミュニケーションをとることができます。@で全員にメンションし、チーム全体をタスクにアサインすることもできます。「Add Subscribers」にチーム名を@をつけて入力すると、そのチームの全員が一度に追加されるので、誰もボードの更新を見逃すことはありません。

全員で振り返る

毎週末、一緒にタスクボードを見直しましょう。「完了」であるものはすべて緑色に変え、共に完了させたものに達成感を覚えましょう。各社員のモチベーションを保ち、団結力を作り出す素晴らしいツールでありながらも、翌週には何をすべきか確認することもできます。

新人研修の場

ボードをグループ分け

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研修用ボードは、新入社員が初めて業務に取り組む際に便利なボードです。ボードをグループ分けし、パルスとして質問を追加して、回答の詳細を書き込むことができます。

知識共有ボードを使用する場合は、新入社員のStatusカラム(状況を表示させるカラム)を追加し、各質問に回答したときに、進捗状況を更新するよう依頼します。これにより、何が完了したのか、何がまだレビューされていないのかを把握することができます。

ボード作成に時間を投資することで、新入社員を教育する時間を節約することができます。常にチームの知識を維持するために使用できるので、全員が常に最新状態を確認できます。

シフト管理の場

シフト管理

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

シフト制を採用している場合は、毎週のシフト調整をmondayで行う事もできます。上の図をご参考下さい。各社員がシフトを変更する場合、個人的に変更したい日を追加し、変更連絡を他のメンバーに@をつけてメンションで通知します。誰といつ仕事をするのかを視覚的に確認することができますので混乱が生じません。

有給申請の場

有給申請

※イメージは英語となっておりますが、日本語に編集可能です。

各社員の有給申請と承認をボードで行うことができます。(四半期毎なのか月毎なのか、保留か承認かはご自身で決定してください。)有給申請を見逃すことなく誰がいつ有給を取得しているのかを把握できます。

業務外のコミュニケーションの場

オフィスルール、企業理念、昼に何を注文するかなど、プロジェクトと関係のないコミュニケーションも常に必要です。トークボードを作成し会話を行ったり、タスクボード上にチャット用のグループを作成し、パルス名を「チャット」にして、話したい話題をパルスに追加しましょう。各社員の信頼関係を築くことのできる良い方法です。

※本記事はmonday.com公式サイト”Managing your Team with monday.com“の翻訳記事です。また原文にはない内容も少々含まれています。

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