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工数管理で業務を効率化!メリットや効率UPツールの選び方も紹介

工数管理とは、プロジェクトに要する作業時間や人数、進捗状況を把握することです。工数管理をすると業務効率の改善を図れる一方、導入時にツールの操作方法を覚えるための学習コストがかかるといった課題に注意が必要です。本記事では、工数管理のやり方やメリット・デメリット、おすすめの工数管理ツールを紹介します。


プロジェクトにおける工数管理とは?

プロジェクトにおける工数管理とは、わかりやすく言うと、チームが作業する際に要した時間や進捗状況を管理し業務改善をすることです。


工数には「労働者が課題達成のために費やした時間」という意味があります。工数はもともとシステム開発や製造系の分野で用いられていた言葉です。プロジェクトマネジメントの必要性が各業界で高まるにつれて、さまざまな分野で使われるようになりました。

プロジェクトにおける複雑かつ多様な業務を遂行するにはマネジメントが欠かせません。工数管理は、適切なマネジメントを行うために必要とされています。


作業時間や進捗状況を管理する

工数管理では「作業にどれくらいの工数を要したのか」「進捗状況はどうなっているのか」を可視化して管理します。これにより人件費の算出ができたり生産性が向上したり、またコミュニケーションの活性化にも役立ちます。


算出方法は作業量(作業時間)×人数

工数は「1つの作業に必要な時間×人数」または「業務全体の作業量÷人数」で算出できます。単位はプロジェクトの規模によって異なりますが、一般的には「人時間」「人日」「人月」を使います。

単位の違いを例とともに確認しましょう。

・1人時間(にんじかん)|1人で作業すると1時間を費やす作業量

・5人日(にんにち)|5人で作業すると1日を費やす作業量

・10人月(にんげつ)|10人で作業すると1ヶ月を費やす作業量


工数管理の計算例

まずは作業にかかる時間や必要な人数の見積もりを行います。作業時間を3ヶ月、必要な人数を3人と仮定して計算してみましょう。

計算式に当てはめると、工数は「3ヶ月×3人=9人月」です。1人月は、1人で作業すると1ヶ月かかる作業量です。つまり「9人月」は、9人で担当すると1ヶ月で完了する作業だとわかります。


工数管理をするメリット4つ


工数管理がもたらすメリットには、以下の4つが挙げられます。

  1. スケジュールを効率よく調整できる
  2. 従業員だけでなく会社全体の生産性が向上する
  3. 従業員のモチベーションアップに繋がる
  4. 高精度な作業計画と見積もりの作成ができる


ここでは、上記のメリットについて詳しく解説します。工数管理によって、従業員と会社全体にどのような変化が起こるのかを見ていきましょう。



メリット1.スケジュールを効率よく調整できる

工数管理をすると、従業員の作業量や作業効率、プロジェクトの進捗状況を把握できます。こうした労働の実態を可視化することで、作業に適したスケジュールの設定が可能です。

全体の工数が前もってわかっているため、トラブル発生時もスケジュールをスムーズに調整できるでしょう。


メリット2.従業員だけでなく会社全体の生産性が向上する

工数管理は、従業員だけでなく会社全体の生産性に良い影響を与えます。なぜなら、工数の可視化によって改善すべき点がわかり、より良い作業体制を整備できるからです。

作業期限の明確化や作業体制の改善を行うと、従業員の生産性の向上につながります。従業員の生産性が向上すれば、会社全体の生産性アップや人件費削減も期待できるでしょう。


メリット3.従業員のモチベーションアップに繋がる

従業員のモチベーションアップに繋がることも、工数管理をするメリットとして挙げられます。工数管理をすれば一人ひとりの作業効率や実績を洗い出すことができます。つまり働いた成果が数字として表れるため、従業員はモチベーションを維持して働けるでしょう。

工数管理によって従業員が自身の働きぶりを振り返られるようになれば、自ずと業務効率化を意識するようになります。結果として従業員の業務効率が上がるため、会社としても大きな利益を得られるでしょう。


メリット4.高精度な作業計画と見積もりの作成ができる

継続して工数を管理するとデータが蓄積されるため、作業計画や見積もりの精度が向上します。過去のデータを参考にすれば高精度の作業計画や見積もりを作成できるため、新しい類似の案件に活かすことができるでしょう。

また、蓄積したデータは従業員が自身の工数を見直して改善する際にも活用できます。


工数管理をするデメリット2つ

工数管理のデメリットは主に2つあります。1つ目は、正確な工数を把握するのが難しいことです。2つ目は、工数管理ツールを導入する際に学習コストがかかることです。

工数管理には大きなメリットがありますが、デメリットも潜んでいることを認識しておきましょう。ここでは工数管理をするデメリットについて詳しく解説します。


デメリット1.正確な工数の把握が難しい

工数管理のデメリットは、正確なデータを把握することが困難である点です。工数管理を実施する際は、従業員の報告をもとにデータを集めます。報告されたデータが曖昧な場合、実際の数字とデータ上の数字が乖離する可能性は否定できません。

データの乖離が起こると、プロジェクトだけでなく会社全体のコスト管理にまで影響が及ぶリスクがあることを理解しておきましょう。


デメリット2.導入に学習コストがかかる


工数管理は主にExcelやツールを使って行うため、導入時に学習コストがかかるというデメリットがあります。Excelやツールの使用に慣れていないと、まずは操作方法から覚えなければいけません。また操作方法を習得してもうまく使いこなせないケースもあります。導入時に学習コストがかかるうえに、コストが損失となる可能性がある点は念頭に置いておきましょう。


工数管理を効率化できるツールの選び方

工数管理ツールとは、作業に関する時間や人数を計算し、効率よく工数を管理するためのツールです。ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。

ツールを最大限に活用するためには、プロジェクトやチームに合うものを選ぶことが大切です。ここでは、工数管理の効率化に役立つツールの選び方について説明します。


「クラウド型」か「インストール型」かを選ぶ

工数管理ツールを導入する際は、まず「クラウド型」か「インストール型」のどちらを選ぶか決めましょう。インストール型は、自社のパソコンにソフトをインストールして使います。ネット環境は不要ですが、設定に専門知識を要するため初心者には導入が難しい場合があります。

「クラウド型」は、インターネット環境があれば遠隔地でも利用可能です。導入や解約の手続きが簡単なうえ、コストを抑えて導入できます。


必要な機能が備わっているものを選ぶ

工数管理ツールごとに備わっている機能は異なります。ツールを選ぶ際は、プロジェクトに必要な機能が用意されているかを確認しましょう。自社にとって必要な機能をリストアップしておくと安心です。

以下は、工数管理ツールで提供されている主な機能です。

  • プロジェクト/工数管理
  • 工数実績
  • 工数予算
  • 原価管理
  • 勤怠管理
  • レポート


操作が簡単で使いこなしやすいものを選ぶ

工数管理ツール選びでは、操作性に注目することが大切です。操作性が良いツールなら、学習コストを抑えつつ業務の効率化が狙えます。

クラウド型のタスク管理ツール『monday.com』は、操作に慣れていなくても簡単に使える仕様です。導入企業の約7割が非IT企業であることからも、ツールの使いやすさがわかるでしょう。

タスクのカスタマイズや絞り込みといった機能の豊富さも魅力です。ツール内でチャットできるため、都度メール連絡する必要がありません。ゲストとして招待すれば、取引先とも進捗状況を共有できます。

トライアルとして2週間無料で使えるため、試しに導入してみてはいかがでしょうか。


まとめ

工数管理とは、プロジェクトに要する工数などを把握して業務改善につなげることです。学習コストがかかるなどのデメリットはあるものの、多くのメリットが得られます。

進捗の把握や工数の計算を効率よく行うためには、工数管理ツールを活用することが有効です。機能が充実していて直感的に使えるツールを探しているなら、世界10万社以上で選ばれているmonday.comがおすすめです。まずは無料トライアルから導入を検討してみましょう。



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