業務改善とは、現在の業務内容やフローなどを見直して改善していくことです。フレームワークを活用すれば、効率よく業務改善を行えます。この記事では、業務改善に重要なフレームワークを10個紹介。改善する際の注意点を併せて確認しましょう。
目次
業務改善の必要性 |
近年、労働人口が減少していることや、働き方の変化に伴って業務改善が必要とされています。今まで以上に従業員1人ひとりが生産性を向上させ、少人数かつ短時間で成果を出さなくてはいけなくなったのです。
そのためにも、業務内容を見直して問題点や課題を改善させていかなければ、スムーズに業務を遂行することは難しいでしょう。
業務改善に関する基礎知識の詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善とは業務を見直して企業活動を改善すること！目的や手順を解説
業務改善に使用されるフレームワークとは |
業務改善に使用されるフレームワークとは、問題点を解決するために役立つ枠組みのことです。例えば「A工程の問題点を解決するために、改善策を提出しよう」と考えた場合、具体的な方法が提示されていなければ円滑に業務を改善できません。
そこでフレームワークを活用すると、業務を可視化しながら円滑に改善策を立てられます。
業務改善で重要なフレームワークの種類10選 |
業務改善で重要なフレームワークは、以下の10種類です。
業務改善で必要となるフレームワークは、種類によって役割が異なります。それぞれの違いをよく理解し、目的にあったフレームワークを選びましょう。ここでは、上記10種類のフレームワークについて詳しく解説します。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）とは、業務プロセスを可視化することで問題点や課題点を見つけるフレームワークのことです。フローチャートのように矢印や図形を用いながら、業務プロセスを可視化します。
業務プロセスを目で確認することで、問題点や改善点が見つけやすくなる仕組みです。誰が担当しているのかもわかるように記載しておくとよいでしょう。
ECRS（イクルス）とはEliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字を取った言葉で、業務改善を行ううえで重要な視点を表しています。それぞれが意味するものは以下のとおりです。
KPTとはKeep（継続）、Problem（問題）、Try（トライ）の頭文字を取った言葉で、業務を振り返る際に使用されるフレームワークです。
例えば、事務作業の見直しを行う場合、「事務作業を自動化することによって、ヒューマンエラーを防げるようになった」は継続に該当します。
しかし「操作になれないため、一部の担当者しか扱えない」といった場合は、問題点に該当するでしょう。そこで継続と問題の2つを考慮し、トライを考え出すのがKPTです。
バリューチェーン分析とは、事業を主活動と支援活動の2つに分類し、どの工程で価値が生まれているのかを分析するフレームワークのことです。主活動と支援活動は、以下のように分類できます。
バリューチェーン分析を行えば、どの工程でコストがかかっているのかを判断できます。また、自社の強みや弱みを把握でき、競合との差別化を行いやすくなるのも特徴です。
ロジックツリー（決定木分析）とは、1つの問題点から派生するキーワードを広げていき、原因を多角的に判断するフレームワークのことです。ロジックツリーを行う際にはまず問題点を1つ挙げ、枝分かれする木をイメージしながら考えられる原因を記載します。
ロジックツリーは、問題点を解決するときだけではなく、目的を達成するための手段を洗い出すときにも使用できるフレームワークです。
PDCAサイクルとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字を取った言葉で、継続的な業務改善を行う際に使用されるフレームワークです。PDCAサイクルは、以下の手順で行います。
PDCAサイクルにおいては、計画を立てる前に問題点をしっかりと洗い出しておくことが重要です。
MECEとは、Mutually Exclusive and Collectively Exhaustiveを略した言葉で、「漏れなくダブりなく」事業を思考していくフレームワークのことです。例えば、従業員の管理方法を考える際、正社員、派遣社員、契約社員、パートとアルバイトの4つに分類すれば漏れも被りもないでしょう。
一方20代、30代、40代、50代、60代の5つの年齢層で分類すれば、被りはないものの漏れがあるかもしれません。つまり、MECEは問題に対して漏れもダブりもなく分類していくため、総合的にアプローチできるものなのです。
5W2Hとは、5つのW（Who、When、Where、What、Why）と2つのH（How、How much）を軸に、業務の改善や分析を行うフレームワークのことです。
つまり「Who（誰が）」、「When（いつ）」、「Where（どこで）」、「What（何を）」、「Why（どうして）」、「How（どのような方法で）」、「How much（いくらで）」を元に分析します。
5W2Hは業務改善だけにとどまらず、従業員同士のコミュニケーションや改善案の立案、実施などでも使われる手法です。すなわち業務改善のみならず、業務を遂行していくうえで重要なフレームワークといえるでしょう。
4象限マトリクスとは、2つの軸を真ん中で交差させることで4つの枠を作り、それぞれの枠に分類しながら整理していくフレームワークのことです。例えば縦軸に製品価格の高低、横軸に製品のバリエーションを設定し、同業者を分類していきます。
枠ごとに分類することで業界の様子を可視化できるため、自社の製品をどの立ち位置に持っていけばいいかがわかりやすくなるでしょう。
マンダラートとは、3×3の9つのマスにテーマを記入し、そこから放射線状に広がるイメージでアイデアを記載していくフレームワークのことです。9つのマスの中央にはテーマを記入し、周囲の8つのマスには関連する言葉を書き出します。
8つのマスからそれぞれ関連するアイデアを書き出していくため、アイデアが豊富にほしいときに活用できるフレームワークといえるでしょう。
業務改善のアイデアに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善につながるアイデア4選｜効率化を行う重要性や手順を解説
業務改善を行う際の3つの注意点 |
業務改善を行う際は、以下の3つのポイントに注意しましょう。
業務改善を行う際は、目的を明確にすることが重要です。目的によって、改善する工程の優先度が変化します。またQCDを考慮することで、より良い改善案を考えられます。そして、業務改善は長期的に行わないといけません。
ここでは、上記3つの注意点について詳しく解説します。
業務改善を行う際は、目的を明確にしましょう。例えば、人件費を削減する場合と生産性を向上させる場合とでは、業務の改善内容に違いが生じます。
そのため、ただ単に「業務改善を行う」という漠然とした目的ではなく、具体的かつ明確な目的を掲げておくことが重要です。目的が明らかになることで、従業員の協力も得やすくなるでしょう。
業務改善を行う際の方法についての詳細は、以下の記事をご覧ください。
営業職の業務改善のアイデアとは？業務の内容と課題、効率化を解説
エクセル業務の課題とは？業務改善すべき作業の特徴とその方法を解説
業務改善を行う際は、QCDを考慮しましょう。QCDとはQuality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期）の頭文字を取ったもので、業務を改善するうえで重要なポイントです。
例えば、品質を上げようとする際には費用がかかったり、納期が伸びたりする可能性があるでしょう。ほかにも費用を抑えようと思えば、品質を下げたり納期を早めたりする必要があるかもしれません。つまり、品質と費用、納期の3つは密接に関係しており、それぞれを向上させる対策を考えることが重要なのです。
業務改善は、長期的に行いましょう。例えば、短期的な視点で業務改善を行った場合、改善終了後に悪影響が生じる可能性も否定できません。
また、短期であれば根本的な問題解決が行われておらず、再度同じトラブルが生じることもあるでしょう。そのため、業務改善を行う場合には長期的な計画を立てることが重要なのです。
業務改善を計画する際に重要な提案書や報告書の詳細は、以下の記事をご覧ください。
業務改善報告書に記載すべき内容とは？目的やポイントも併せて紹介
業務改善には『monday.com』がおすすめ |
業務改善を行うには、『monday.com』がおすすめです。monday.comは注力すべき業務に集中するため、100を超える作業を自動化できます。例えば、定期的に行わなければいけない勤怠管理や、経費の清算といった業務を自動化できるのです。
一部の業務を自動化できれば、ほかの業務により集中できるでしょう。ほかにも、チームの作業内容を可視化できるため、問題点や課題を見つけやすいのもポイントです。カスタマイズ性も高く、プロジェクトに応じて活用できます。
まとめ |
業務改善は、1人ひとりの負担を減らしながら、生産性をアップさせるために必要です。定期的に業務内容を見直して「改善できる工程はないか」、「問題は生じていないか」などを確認しましょう。
業務改善を行う際は、フレームワークを活用するのがおすすめです。フレームワークを活用することで、よりスムーズに業務改善を進められます。加えて業務改善を行う際には、目的を明確にすること、QCDを考慮することなどが重要です。長期的な計画を立てて、より良い労働環境となるように努めましょう。
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