プロジェクト管理を効率的に進めるためには、Slackの活用がおすすめです。この記事ではSlackの特徴やメリット、デメリット、Slackによるプロジェクト管理の方法、おすすめの連携アプリを解説します。業務の効率化を目指して、ぜひ活用してみましょう。
目次
そもそもSlackとは？プロジェクト管理への活用は？ |
そもそもSlackとは、全世界で使われているチャットツールのことです。チャット以外にも使い勝手のいい機能が搭載されています。
はじめにそんなSlackの概要や機能、導入する費用の目安について、ポイントごとに詳しくチェックしていきましょう。
なお、プロジェクト管理で使えるツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。プロジェクトのスムーズな管理のために無料で活用できるツールやエクセルについて、それぞれの記事で解説しています。
プロジェクト管理をエクセルで行う方法とツールを使うべき場合を解説
Slackとは気軽にコミュニケーションができるツールとして、全世界で人気を集めているチャットツールのことです。日本の企業でも多くの導入実績があり、コミュニケーションの活性化やSlackに備わっているそれ以外の機能が活用されています。プロジェクト管理の効率化のために活用されるケースもあるなど、親しまれているツールのひとつです。
Slackにはチャットツールとしての機能以外にも、「ポスト機能」や「ファイル共有機能」、「ブックマーク機能」、「ピン留め機能」などが用意されています。機能をうまく活用すれば、プロジェクト管理の効率化が可能です。プロジェクト管理をSlackでおこなうと、後発組のスタッフにも過去の情報を共有できるといった複数のメリットがあります。
プロジェクト管理自体や必要なスキルについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクト管理を基本から解説！目的と実施方法と管理ツール選び
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
Slackを導入するための費用は、使い方のニーズによって異なります。Slackを手軽に導入して試してみたいだけであれば、フリープランを選択すると無料で使えるため、活用してみるといいでしょう。フリープランの場合には、直近のメッセージ10,000件の閲覧が可能です。
有料プランには3つのタイプがあります。「プロ」は850円／月、「ビジネスプラス」は1,600円／月で使え、カスタマイズ可能な柔軟性と細やかなサポートを備えた「Enterprise Grid」プランの料金は要問い合わせです。有料プランはどのプランでもメッセージの全履歴が閲覧可能になり、グループ音声通話やグループビデオ通話でのコミュニケーションができるなど機能性がよくなります。
Slackでプロジェクト管理をおこなう4つのメリット |
Slackをプロジェクト管理のために活用すると、Slackのなかで頼まれた仕事について、該当するメッセージに目印をつけるなどして管理できます。Slackでプロジェクト管理をおこなうメリットは、以下のとおりです。
それぞれのメリットについて詳しくチェックしていきましょう。
Slackでプロジェクト管理をおこなうと、コミュニケーションが活発になりやすいです。そもそもチャットツールとして使われているものであるため、メールよりもスムーズに情報共有しやすくなるといわれています。
コミュニケーションが活発になると、なにかあった場合の相談やいつもの作業連絡もより円滑になるため、仕事がしやすくなるでしょう。離れた場所にいても情報を共有しやすく、テレワークをしている社員が働きやすいというメリットもあります。
複数のチャンネルを登録できることも、Slackでプロジェクト管理をおこなうメリットです。プロジェクト別にチャンネルを分けられるため、連絡があった内容がどのプロジェクトに関する情報なのかを理解しやすくなります。チャンネル登録だけではなくワークスペースの機能もあり、顧客ごとに管理したうえでのやりとりも可能です。
またSlack上でタスクを紐付けられるため、チャットで送られてきたメッセージをタスクとして便利に活用できます。
Slackは、情報が共有された時点でメンバーではなかった人でも、後からメンバーに加われば過去の情報を確認可能です。マニュアル化をしておくとさらに情報共有が容易で、プロジェクトに後発組のスタッフがいたとしても、スムーズに状況を理解してもらいやすいでしょう。
過去の情報を検索機能を使って調べられるため、元々いたメンバーにとっても情報を管理しやすいツールです。
Slackは、たくさんの外部ツールと連携できるという特徴もあります。外部ツールと連携しやすいSlackの活用によって、プロジェクトに関する通知を一本化できるようになると、プロジェクト管理においてたくさんのツールをチェックする必要がなくなるのです。
一つひとつのツールにログインして情報を確認する工程がいらなくなり、管理工数を減らせるようになります。
Slackでプロジェクト管理をおこなう2つのデメリット |
メリットだけではなく、デメリットも理解したうえで利用するかどうかを判断するといいでしょう。Slackでプロジェクト管理をおこなう2つのデメリットは、以下のとおりです。
それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
なお、スムーズなプロジェクト管理におすすめの手法とはどのようなものかを知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
Slackは元々チャットツールであるため、気を付けていないとタスクに関する情報が流れてしまいがちです。重要な連絡事項などについては、あとから振り返りやすいように工夫して管理しておく必要があります。
たとえば自分宛のダイレクトメッセージにして、後でリマインドするように設定しておく方法などがおすすめの管理方法です。
Slackでプロジェクト管理をおこなう場合、そのままではタスクに関連する情報をまとめておけないというデメリットもあります。そもそもタスク管理ツールではなくチャットツールとして作られているため、各メンバーのタスクをまとめる機能などがありません。Slackでプロジェクト管理をするのであれば、うまく工夫する必要があるのです。
プロジェクトの進捗管理のコツや、プロジェクト管理を効率的にできるチケットの活用について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
プロジェクト管理でのチケット活用方法とメリットデメリットを解説
なお、monday.comならタスクごとのコミュニケーションが可能で、Slackで起きがちな「情報が流れてしまう」ことが無くなります。
連携せずにSlackだけでプロジェクト管理する2つの方法 |
Slackを使ってプロジェクトを管理する方法には、外部のツールと連携した管理方法とSlackだけによる管理方法とがあります。外部のツールとは連携させず、Slackだけを用いてプロジェクトを管理する方法は、以下のとおりです。
それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
プロジェクト管理をおこなううえでの運用ルールや工数、項目について詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト管理で運用ルールを決めるプロセスやメリット、ポイント
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
プロジェクト管理の項目は重要な要素！概要と管理の流れ、ポイント
Slackの機能であるポスト機能を活用すると、それだけでプロジェクトの管理ができます。ポスト機能とは、書式付きドキュメントを作成できる機能のことです。
「稲妻マーク」もしくは「＋」のアイコンをタップし、「ポストを作成する」を選択してタスクリストを作成しましょう。［］を入力すると、チェックボックスに自動変換されます。
専用のチャンネルをプロジェクトごとに作成する方法もおすすめです。チャンネルをプロジェクトごとに分け、それぞれ個別にプロジェクトに関するやりとりだけをおこなうことによって、ほかのメッセージと混ざらずに話がごちゃごちゃになりません。専用チャンネルを作成したうえで、さらにポスト機能の活用によってよりわかりやすくするのもおすすめです。
プロジェクト管理でSlack連携におすすめのアプリ4選 |
先述のとおり、Slackはほかのさまざまなアプリとの連携ができるツールであり、連携することによってより便利に使えます。Slackと連携してプロジェクト管理をおこなうのにおすすめのアプリは、以下のとおりです。
monday.com：ワークフローを自由自在にカスタマイズできるツール
trello：効率的なタスク管理が可能なツール
backlog：ガントチャートなども使えるツール
Wrike：幅広い業種で活用されるプロジェクト管理ツール
Asana：プロジェクトの計画や進捗確認が可能なツール
それぞれのツールを詳しくチェックしていきましょう。
そのほかに、Slackでプロジェクト管理する際はGoogle Workspaceを連携させることもできます。Google Workspaceについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事で確認してみましょう。
プロジェクト管理で使えるGoogle Workspaceを解説
monday.comは顧客ごとのニーズにあわせて、さまざまなカスタマイズが可能なツールです。プロジェクト管理はもちろんのこと、営業や顧客情報の管理、タスク管理などさまざまな場面で効率化に役立てられるため、世界中の顧客から選ばれています。ビジュアルボードをアレンジして作業をロジカルに整理可能で、1つのWork OSにファイルやツール、作業の管理などを一元化できるおすすめのツールです。
backlogはタスク管理やチームでの情報共有がしやすいツールで、ガントチャートなども使えます。プロジェクト管理に使える機能がいろいろとありつつも、シンプルなユーザーインターフェースによって直感的に使えるでしょう。ToDoリスト機能やWiki機能、カンバンボード機能、エンジニアにおすすめのバグ管理システムなどがあり、とくにIT企業で導入されています。
WrikeはGoogleやAmazon、Airbnbといった幅広い業種の大手企業が導入しているプロジェクト管理ツールです。iOSやAndroidにも対応しており、いつでも気軽に内容を確認できます。タスク管理は「かんばん方式」や「リスト方式」、「ガントチャート」、「テーブル方式」といった4つのレイアウトが使えるため、好みや状況にあわせて選択可能です。
Asanaはプロジェクトの計画や進捗確認に便利なツールで、活用することで社内のプロジェクトやチームの動きを見える化できます。タスク管理方式は「リスト方式」や「かんばん方式」、「ガントチャート」から選択でき、登録したタスク同士での依存関係も登録可能です。チャット機能もあり、プロジェクトごとにスレッドを立ててコミュニケーションできます。
trelloはタスクをカードとして管理するため、直感的に動かせて効率のいいタスク管理を可能とするツールです。かんばん方式でタスクを管理しており、タスクをドラッグ＆ドロップで移動させてカードのように並べられます。trelloに装備された自動化機能であるButlerを活用し、プロジェクトボードの単純作業の削減も可能です。
まとめ |
Slackとは全世界で使われているチャットツールのことで、チャット以外にも使い勝手のいい機能が搭載されています。Slackでプロジェクト管理をおこなうメリットは、以下のとおりです。
Slackのみでのプロジェクト管理も可能ですが、連携する外部ツールによってはさらに便利になります。Slackと連携してプロジェクト管理をおこなうのにおすすめのアプリは、以下のとおりです。
monday.com：ワークフローを自由自在にカスタマイズできるツール
backlog：ガントチャートなども使えるツール
Wrike：幅広い業種で活用されるプロジェクト管理ツール
Asana：プロジェクトの計画や進捗確認が可能なツール
trello：効率的なタスク管理が可能なツール
とくにmonday.comはカスタマイズ性が高く、ニーズにあわせて変更可能なツールのため、それぞれの企業でより使いやすい状態にできます。それぞれの特徴を理解し、スムーズにプロジェクト管理ができるように活用を検討しましょう。
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