タスク管理が不得意なままでは、納期に間に合わないことがあったり、効率的に仕事ができなかったりすることがあるでしょう。この記事では、タスク管理が苦手になってしまう原因やそのリスクなどとともに苦手を克服する方法を紹介します。しっかり理解して、実際の業務で活用してください。
目次
抜けや漏れがなく、仕事を計画的に進めていくためには、タスク管理が重要だといわれています。しかし、タスク管理をしようとしても上手くできない人もいるでしょう。タスク管理が苦手になってしまうことには、以下に示す6つの原因があります。
それぞれの原因を詳しくチェックしていきましょう。
なお、タスク管理の詳細を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
1つ目の原因は、一つひとつのタスクに分解できないことです。
タスク管理をおこなう場合には、仕事を小さなタスクに分解して管理します。しかし、小さなタスクの洗い出し作業や分解ができずにいると、大きなかたまりのままで捉えてしまい、タスクが曖昧になります。
タスクが曖昧なままでは、「結局なにをいつまでにすればいいのだろう」と考えることになってしまい、毎回余計な時間と負荷がかかってしまうでしょう。読んですぐになにをするかを理解できるほど詳細にタスクを洗い出すと、さくさく進められるようになります。
2つ目の原因は、タスクごとの優先順位を上手くつけられないことです。
タスクごとの優先順位をつけずに仕事に取り掛かっていると、先に対応しておくべき仕事がわかりません。その結果、先に緊急性の低い仕事を進めてしまい、すぐに手をつけなければならない重要な仕事を後回しにしてしまうことがあります。
後回しにするとそのまま忘れてしまうこともあるため、注意しましょう。
3つ目は、時間配分が苦手なことでタスク管理ができないケースです。
納期が近づくまで仕事を溜めてしまい、終わらせておくべき締め切りや納期間近など、ぎりぎりのタイミングになってから業務に取り掛かろうとする方がいます。
ぎりぎりに始めると、なにかトラブルがあった場合に対応しきれません。想定していたよりも業務に時間がかかってしまうと、締め切りにも間に合わなくなってしまうでしょう。
そんな方には、タスクの期限だけではなくタスクを始める日程を決めておくのが効果的な対処法です。
4つ目の原因は、タスク管理を頭のなかだけで完結しようとすることです。
複数のタスクがある場合、それらをメモせずに記憶しておこうとしても覚えきれず、仕事の抜けや漏れが発生する可能性が高まります。
仕事をおこなっていると1つのタスクだけでは済まず、追加されるなどによって複数のタスクを同時に進める必要が出てくるでしょう。頭のなかだけでタスク管理しようとしても限界があるため、すぐに記録をする習慣を身につけるのがおすすめです。
なお、手軽にタスク管理できるよう、ノートやエクセルを使うタスク管理方法もあります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
タスク管理が苦手な人は、頼まれると断れない性格であることも、管理が上手くいかない原因のひとつです。周囲に遠慮しがちな性格だとすべての仕事を請け負ってしまい、許容範囲を超えて仕事が終わらなくなってしまう可能性があります。
また、そもそもはじめから任されているタスクの量が多いケースもあるでしょう。タスク管理が上手かったとしても、許容範囲を超えた仕事は処理しきれないため、自身の処理できる量を理解する必要があります。
また、自分だけで業務を片付けようとせずに、周りにサポートを依頼したり、職場環境に課題がある場合には上司に相談したりしてみましょう。
タスク管理ができるようにいろいろと方法を試してみても上手くいかない場合には、ADHDが原因である可能性もあるかもしれません。発達障害の一種であるADHDの場合、マルチタスクが苦手なことや、着手しようとしていたタスクを忘れてしまいやすいなどの特徴があります。
ADHDの場合でも、ToDoリストを作ったり優先順位をつけておいたり、周囲にリマインドしてもらえるように依頼したりすることで、タスク管理がしやすくなるため試してみましょう。
タスク管理が苦手な人が陥りやすい3つのリスク |
タスク管理が上手くいかないと、仕事に支障が出てしまいます。タスク管理ができていないと、周りの同僚や取引先にも迷惑をかけてしまい、トラブルに発展する可能性があるため注意しなければなりません。
タスク管理が苦手な人が陥りやすい3つのリスクは、以下のとおりです。
それぞれのリスクについて詳しくチェックし、タスク管理を上手にする必要性を再確認していきましょう。
タスク管理が上手くいかないと、仕事の段取りができなくなり、納期に間に合わない可能性が高くなってしまいます。タスク管理とは、タスクごとの重要度や期限から優先度を決め、スケジュールを逆算したうえで進捗管理をしていくことです。
これができずにいると、優先度の高いものが放置されていたり、期限を守れない仕事が出てきたりします。同僚や取引先まで対応に追われる事態となり、プロジェクト全体に影響が出てしまうことにもなってしまうのです。
タスク管理に課題があると、トラブルの危険性が高まることにも注意が必要です。ほかの仕事の締め切りと重なって対応しきれなくなったり、スケジュールを入れた日時がほかの予定と重なってしまったりすることなどがありえます。
また、納期に間に合わなくなってしまうことで、取引先に損害を与えて信用を失ってしまうといったことも考えられるでしょう。
タスク管理が上手くできないままでいると、ほかのタスクのスケジュールが重なってしまい、不必要なマルチタスクの状態に自ら陥ってしまうことになります。
マルチタスクでは、一つひとつのタスクに集中して対応できなくなるため、作業効率が悪くなって要領よく業務をおこなえない状態に陥るリスクがあるのです。
注意力が散漫になりがちで生産性や業務効率に大きな差が出てしまい、本来の能力を発揮できない可能性があるでしょう。
タスク管理の苦手を克服する5つの方法 |
タスク管理が苦手な人でも上手に管理しやすくなる、苦手を克服する方法を以下のとおり5つ紹介します。
どのような点に気を付けるべきか、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。
タスク管理が上手い人の特徴や、効率的な部下のタスク管理方法について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
タスク管理の苦手を克服したい方は、まずはタスクを細かく洗い出し、ToDoリストなどを作ってリスト化していきます。新たに振られたタスクも、素早く追加するように意識しましょう。
ここで、漏れてしまうタスクがないように注意しなければなりません。不安であれば、抜けや漏れがないかを管理者に確認してもらうとリスク回避になります。
タスクを洗い出したならば、それぞれのタスクごとに優先順位をつけていきましょう。タスクごとに優先順位をつける際は、重要度や緊急度、業務にかかる工数などを参考にして判断します。
限られた時間内でスムーズに業務を進められるように、優先度を決定してすぐにやるべきことから手をつけられるようにしましょう。
時間に余裕を持って対応することも重要なポイントです。タスクの細分化によって1日でできる仕事量を理解しやすくなるため、それをもとにスケジュール調整をおこないます。
このとき、1日の仕事時間である8時間いっぱいまでかかるような仕事量ではなく、1～2時間ほどの余裕を持ったスケジューリングがおすすめです。
仕事しているとき、ずっとスケジュールどおりに仕事が進むはずがありません。クレーム対応や電話対応、あとから追加された仕事などで時間をとられるため、急な仕事にも対応できる余裕が必要なのです。
タスク管理をおこなう際は、視覚的に理解しやすい状態にすることも心がけましょう。タスク管理が苦手な人には、頭のなかでタスクを管理しようとする特徴があります。そういう人ほど記憶が曖昧になり、複数のタスクを覚えきれなくなってしまいがちです。
ツールなどを活用して視覚的にタスクを管理することで、余計なことで悩まずに、なにをするべきかをすぐに確認できる状態にできます。
タスク管理が苦手な人は、リマインダーアプリを活用することもおすすめです。タスク管理をしていても、見落としてしまうことや忘れてしまうこともあるでしょう。
リマインダーアプリを活用すれば、締め切りの前日やタスク完了予定時刻の1時間前など、自身が再確認したいタイミングでリマインドしてもらえます。取引先への訪問やミーティングなどの忘れてはいけない時間を思い出すためにも、活用がおすすめです。
タスク管理をおこなっていて問題点や不安な点があった場合には、すぐに周りに報告や相談するようにしましょう。
たとえば、当初想定していたよりも対応時間や工数が増えてしまい、スケジュールに間に合わなくなりそうな場合です。早めに報告することでスケジュールや業務の進め方を見直したり、解決策を提示してもらえたりします。
また、日々のタスク量がはっきりすることによって、なにかを頼まれたとしてもすぐに対応できない場合、相手に事情を伝えられるでしょう。
なお、チームでのタスク管理については、以下の記事を参考にしてください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
タスク管理が苦手ならタスク管理ツールがおすすめ |
タスク管理が苦手な人には、簡単に使えるようになっているタスク管理ツールの活用がおすすめです。
担当するすべてのタスクを一覧で確認できるようになっているなど、視覚的に理解しやすい工夫がされていて、やるべきことが理解できます。タスクの検索も可能で、あとから確認したくなったタスクを即座に探し出せるなどの機能があって便利です。
苦手を克服するためにも、タスク管理ツールを活用してみましょう。
タスク管理ツールではなくエクセルを使う方法もありますが、やはり専用ツールのほうが便利です。以下では、タスク管理ツールによって課題が解決できた実例が紹介されているため、ぜひ参考にしてください。
まとめ |
抜けや漏れがなく、仕事を計画的に進めていくためにはタスク管理が重要ですが、それを上手く管理できない人もいます。タスク管理が苦手になってしまうのは、一つひとつのタスクに分解できないことや、時間配分が苦手なことなどさまざまな原因があります。
タスク管理が上手くいかないと仕事に支障が出てしまうため、その苦手を克服するべきです。スムーズに仕事をおこなうためにも、苦手を克服して上手に管理しやすくなる方法を確認し、実際の仕事で活用しましょう。
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