タスク管理をチームで行う際にツールを活用すれば、メンバー間で情報を共有できます。進捗状況も把握でき、臨機応変な対応が取りやすいでしょう。この記事では、タスク管理をチームで行う際におすすめのツールを紹介します。活用するメリットや理由も参考にしてください。
目次
タスク管理とは、プロジェクトを進めるうえで必要なタスクを可視化して管理することです。各タスクをやみくもに遂行するのではなく、計画的に行うことで効率性を向上させます。
また、タスクを管理する方法はさまざまあり、管理しやすい方法を選ぶのがおすすめです。ここでは、タスク管理の基礎知識について見ていきましょう。
タスク管理とは、プロジェクトを円滑に進めるために、業務を細分化して可視化したものです。各タスクの概要や優先順位、進捗状況などを細かく管理することで、効率よく業務を遂行できます。
タスク管理には、個人で管理するものとチームで管理するものの2種類があります。これらのタスクは関連付けて管理することも多く、チーム全体で共有し合うのが重要です。タスク管理について詳細を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
プロジェクト管理とタスク管理とでは、管理する対象が異なります。プロジェクト管理とは、プロジェクトを円滑に進めるために、チーム全体をマネジメントすることです。プロジェクトチームのマネージャーが、チーム全体の状況を把握しています。
一方のタスク管理とは、プロジェクトを円滑に遂行するために必要な作業のことです。プロジェクトを達成するためには、どのタスクをいつ行うのかを管理しています。
効率的にタスクを管理するには、エクセルで情報を共有したり、ノートに書き出したりといったさまざまな方法があります。エクセルであれば日頃の業務で使用していることも多く、使いやすいと感じる人も少なくありません。また、ファイルを共有すれば、複数人でタスク管理を行えるでしょう。
ノートを活用したタスク管理は、手軽に行えるのがポイントです。ノートにタスクを書き出すことで、記憶に残りやすいといったメリットもあります。タスク管理をエクセルやノートで行う際の詳細は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
タスク管理をチームで共有する2つのメリット |
タスク管理をチームで共有することで得られるメリットは、タスクの遅れを発見しやすいことと、メンバー間での負担を把握しやすいことの2つです。チームで情報を共有すれば、トラブルにもいち早く気付くことができるでしょう。
ここでは、タスク管理をチームで共有することのメリットを解説します。
なお、タスク管理が苦手な人は、以下の記事を参考にすることで上手く管理できるようになるでしょう。
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
タスク管理をチームで共有すれば、タスクの遅れを発見しやすくなります。タスクが遅れると、プロジェクトの達成にも影響を及ぼすでしょう。タスクの遅れが少ないうちに対応すれば、早い段階で遅れを取り戻せるかもしれません。
また、タスクの遅れを発見した場合に、どのように対応するのかルールを決めておくことも大切です。例えば、特定のメンバーしか対応できないタスクが残っている場合は、ほかのメンバーではカバーしきれないこともあるでしょう。そのため、タスクの優先順位を明確にしておき、遅れが生じたときに対応しやすい体制を整えておくことが重要です。
タスク管理をチームで共有すれば、メンバー間での負担を把握しやすくなります。例えば、タスクの進捗状況や担当領域の違いなどによって、メンバー間での負担に差が生じる可能性があるでしょう。
そのとき、チーム内でタスクを管理していれば、誰にどれくらいの負担がかかっているのかを把握しやすく、メンバー間でフォローし合うことも可能です。
チームでのタスク管理にツールをすすめる2つの理由 |
チームでのタスク管理にツールをすすめる理由は、以下の2つです。
チームでタスクを管理すれば、チーム全体の状況がわかりやすくなるためおすすめです。あらかじめ状況を把握していれば、トラブルが起きたときも対処しやすいでしょう。ここでは、チームでのタスク管理にツールをすすめる理由を詳しく解説します。
なお、部下のタスク管理を効率的に行う方法は、以下の記事を参考にしてください。
効率的に部下のタスク管理をしよう！ポイントやコツ、ツールを解説
チームでのタスク管理にツールを活用すれば、チーム内で情報を共有しやすくなります。例えば、リモートワークを導入している企業であれば、自宅で作業を行っているときにタスクの進捗状況を把握したいこともあるでしょう。
そのとき、ツールを活用してタスクを管理していれば、自宅にいながらでもチームメンバー全員が同じ情報を入手できます。
チームでのタスク管理にツールを活用すれば、メンバーのスケジュールを把握しやすくなります。例えば、ツールを活用すれば「どれくらいタスクが進行しているのか」、あるいは「どのタスクが完了したのか」といったチーム全体のスケジュールがわかります。
そのため、メンバーのスケジュールを把握していれば、今おこなうべきタスクも明確になるでしょう。
タスク管理に使用するツールを選ぶコツ4つ |
タスク管理に使用するツールを選ぶコツは、以下の4つです。
タスク管理に利用できるツールは数多くあるため、その中から適切なツールを選ばなくてはいけません。以下の選び方のコツを参考に、使いやすいツールを選んでみましょう。
タスク管理に使用するツールを選ぶ際は、ツールの種類をチェックしましょう。ツールには、クラウド型とインストール型の2種類があります。
クラウド型とは、オンライン上で操作を行えるツールのことです。インターネット環境さえあれば、いつでもツールにアクセスでき、パソコンで入力した情報をスマートフォンで確認することも可能です。
一方のインストール型とは、サーバーやパソコンにアプリケーションをインストールすることで利用できるツールのことです。一度インストールしておけば、インターネット環境がなくても使えます。例えば、電波の届かない山の中であっても、アプリケーションをインストールしたデバイスさえあれば情報を確認できるのです。
ツールを選ぶ際には、特徴を理解したうえで選ぶことが大切といえるでしょう。
タスク管理に使用するツールは、目的に合った使い方ができるものを選びましょう。例えば、やるべきことを明確にしたいのであれば、ToDoリスト機能が付いたツールがおすすめです。タスクを一目で把握できるため、タスクの対応漏れも防げます。
スケジュールや進捗状況を管理したいのであれば、ガントチャート機能を活用しましょう。ガントチャート機能を利用すると、プロジェクトの全体を把握できるだけではなく、日時ごとのタスク量も管理できます。目的に応じたツールを選ぶことで、効率よくタスクを管理できるでしょう。
タスク管理に使用するツールは、誰でも操作できる簡単なものがおすすめです。例えばエンジニアであれば、多少難しいツールでも使いこなせるでしょう。しかし、メンバー内にはツールに苦手意識を持っている人もいるかもしれません。
そのため、ツールにはメンバー全員が使いやすいものを選ぶと、よりスムーズにタスクを管理できます。
タスク管理に使用するツールを選ぶ際は、既存のツールを連携できるかどうかをチェックしましょう。既存のツールと連携できていなければ、改めてデータを作り直す必要もあり、手間が生じる可能性もあるのです。
しかし、今使っているチャットツールやクラウドファイルといった既存のツールをまとめて管理できれば、情報を一元化できます。
タスク管理をチームで行うには『monday.com』がおすすめ |
チームでタスク管理を行う際は、『monday.com』がおすすめです。monday.comは利用目的に応じて表示方法を選択できるため、カスタマイズしやすいのが特徴です。
また、ボード上でコミュニケーションが取れるほか、既存のツールとも連携できるため、より効率よくタスク管理ができるでしょう。ここでは、monday.comがおすすめである理由を紹介します。
monday.comを活用すれば、目的に合わせて表示方法を選択できます。例えば、チームのタスクを時系列で確認したい場合は、タイムラインで表示するのがおすすめです。今どのタスクを遂行しているのかが、視覚的にもわかりやすくなります。
ほかにもタスクの進捗状況をわかりやすくするためのラベル付け、売上やコストなどを管理できる項目など、全部で36種類の表示方法の中から選択可能です。そのため、利用目的に応じたタスク管理がしやすいでしょう。
monday.comを利用すれば、コミュニケーションが簡単に取れます。monday.comにはボード上でコミュニケーションを取れる機能があるため、ほかのツールを開く必要がありません。タスクと一括で管理でき、よりスムーズに業務を遂行できるでしょう。
また、50個以上の既存ツールとも連携できるため、ほかのチャットツールをそのまま使用したい場合にもおすすめです。monday.comに関するお役立ち情報は、以下よりダウンロードできます。
monday.com(マンデードットコム)｜資料ダウンロード
まとめ |
チームでのタスク管理にツールを活用すれば、メンバー間での情報共有をしやすくなったり、スケジュールを把握しやすくなったりします。チーム全体の状況を把握しやすくなるため、トラブルが起きた場合も適切な対応がしやすいでしょう。
ただし、タスク管理ツールにはさまざまな種類があるため、メンバー全員が使いやすいツールを選択するのがポイントです。目的に応じたツールを選ぶことで、より効率よく業務を進められます。
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