部下のタスク管理は、管理職にとって悩ましいところです。この記事では、部下を持つ人のタスク管理の悩みや接し方のポイントなどを解説し、タスク管理を効率化するコツやおすすめのツールも紹介します。しっかりと理解して実際の業務で活用しましょう。
目次
部下のタスク管理は、世の中の管理職にとって悩みの種になっていることでしょう。上司の立場であれば、仕事を割り振って任せるだけではなく、その後の進捗管理やマネジメントも重要です。
しかし、部下が増えるとマネジメントがしにくくなるため、実際には以下のような悩みを持つ上司が多くいます。
はじめに、これらの悩みについて詳しく見ていきましょう。
なお、タスク管理とはどのようなものかを知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理とは？メリットや実施する方法、効果的におこなうコツ
上司が部下のタスクを管理しようとしても、割り振った仕事をしっかりと進められているのかがわからず、不安に感じてしまうことがあります。
部下が複数人いる場合や、営業部門などの外出が多い仕事をしていて顔を合わせない場合、離れた拠点で活動しているような場合は、とくにタスクの状況把握がしにくいです。
また、部下のタスク状況を把握する作業自体に手間がかかります。タスク完了の報告を逐一もらえればいいですが、そうでない場合には一人ひとりに確認したり、部下の作業の後追いをして確認したりする必要が出てくるため、余計な時間がかかってしまうことも悩みのひとつです。
部下たち一人ひとりが自身でタスクを管理できていれば、このような確認業務は発生しないと考えられるでしょう。そのうえ、上司本人も自身が受け持つさまざまな業務をおこなっていて忙しい身でもあります。とはいうものの、部下のタスクがしっかりとこなされているかを管理することは上司の責任です。
自分のタスク管理ができない部下がいて、納期にあわせて完了させられないと、上司である自分の責任になってしまいます。部下の管理ができていないという評価にもつながってしまうため、部下のタスク管理はとても重要なのです。
タスク管理できない部下への接し方4ポイント |
タスク管理が苦手な部下に対して接するときに、怒ったりいちいち干渉したりしては逆効果になってしまうことがあります。タスク管理できない部下への接し方としておさえておきたい4つのポイントは、以下のとおりです。
それぞれの接し方のポイントを詳しくチェックしていきましょう。
なお、チームでのタスク管理や苦手を克服する方法、タスク管理が上手い人の特徴などを参考にしたい方は、以下の記事を確認してください。
チームのタスク管理にはツールがおすすめ。そのメリットや理由を解説
タスク管理が苦手！原因と陥りやすいリスク、苦手を克服する方法
タスク管理が上手い人の特徴3選。上手く管理できないときの改善策を解説
部下への接し方の1つ目のポイントは、マイクロマネジメントをしてはいけないことです。
タスク管理が苦手な部下がいる場合には、ついつい逐一状況を確認したくなってしまうでしょう。しかし、細かいことまで干渉しすぎるようなマネジメントは、マイクロマネジメントと呼ばれており、良くない方法だとされています。
マイクロマネジメントをおこなうことによる問題点は、監視されることで萎縮してしまったり、いつも指示をもらうことが普通になって自分で判断できなくなってしまったりすることです。
タスクの状態が気になっても、過干渉になるようなマネジメントはしないようにしましょう。
チーム内で信頼関係を構築することも、部下への接し方の重要なポイントです。
チームの関係性が良く、信頼関係を構築できた場合には、以下のメリットが得られます。
信頼関係を構築し、働きやすい環境づくりをするようにしましょう。
部下が上司を信頼したり、チームメンバー内で信頼関係を構築したりすること以外に、上司としても部下を信頼してサポートすることが重要です。
部下にはさまざまなタイプがいるため、それぞれの特徴や強みを理解しましょう。たとえば、チャレンジ精神の旺盛なタイプ、コツコツと得意な仕事を進めたいタイプなどです。
部下の良い面を理解して本人や周りに伝え、それを個々の強みとして積極的に承認しましょう。強みを理解し、活躍できるようになると、チームでの存在意義を感じながら仕事ができます。個々の強みを理解し、信じて支援していくことで、自発性を促していけるでしょう。
部下のタスク管理に失敗しないためには、タスクの納期付近にリマインドすることも重要です。
期日が決まっているような完了報告を確認するべきタスクについては、カレンダーに設定しておくことをおすすめします。前日や当日に自動でアナウンスがあるようにしておくことで、タスクの納期付近になっても忘れずにリマインドできるでしょう。
部下のタスク管理を効率化する4つのコツ |
部下のタスク管理には、手間がかかってしまうことも悩みやすいポイントです。しかし、以下の4つのコツを実践することで、部下のタスク管理を効率化できます。
それぞれのコツを詳しくチェックしていきましょう。
なお、タスク管理をおこなう方法には、ノートやエクセルを使用するものもあります。詳しくは、以下の記事を参考にしてください。
タスク管理におすすめのノート術！書き方やメリットデメリットを紹介
タスク管理でエクセルを使う方法とは？メリットとデメリットも解説
部下のタスク管理を効率化する1つ目のコツは、タスク状況の報告を徹底させることです。
上司自身が状況を確認しにまわったり、仕事の後追いをして確認したりしていては、余計な時間がかかりすぎて自分の仕事が進まなくなってしまいかねません。
タスクが完了したならば、部下自身に必ずタスク状況を報告させるようにして、効率的に進めましょう。
実際の納期よりも早めの期限を伝えておくことも、部下のタスク管理を効率化するコツのひとつです。
もしも個人のタスク管理が上手くいかずに、納期を守れなかった部下がいた場合でも、本来の納期までに余裕があれば間に合わせることができます。また、内容に不備があった場合でも時間の猶予があるため、差戻しをして修正させることが可能です。
タスク管理が苦手な人は、頭のなかでタスクを整理しようとする特徴があります。タスクを忘れて抜けや漏れが発生してしまわないように、タスクを管理できるツールを導入して簡単に確認できるようにしましょう。
タスクを管理できるツールにはさまざまな種類があり、なかでもタスク管理ツールを活用する方法がおすすめです。タスクを管理できるツールの種類について、詳しくは後述します。
部下のタスク管理をおこなう際には、タスクの細分化と優先順位づけをするように徹底することも、上手にタスク管理をおこなうコツのひとつです。
タスク管理が苦手な人にはさまざまな特徴があるなかで、仕事を大きなかたまりとしてとらえてしまうことも原因のひとつだといわれています。小さなタスクの集まりとしてではなく、漠然としたまとまりでしか考えられないと、なにから手を付ければいいのかがわかりません。
また、タスクの優先順位を決めておかなければ、重要な仕事を後回しにしてしまうこともありえます。これらを徹底させ、タスクの抜けや漏れが発生しにくいように予防しておきましょう。
部下のタスク管理に活用できる4つのツール |
先述のとおり、タスクを管理できるツールを導入すると、タスクを簡単に確認できるようになります。部下のタスク管理に活用できる4つのツールは、以下のとおりです。
部下のタスク管理をスムーズにおこなうためにも、これらのツールについて詳しくチェックしていきましょう。
タスク管理のツールとはいっても、デジタル化されたものばかりではありません。ノートや付箋などのアナログなツールを使い、視覚的にわかりやすくタスク管理をおこなうことも可能です。
アナログなタスク管理方法にも、さまざまなやり方があります。簡単に始めるのならば、やるべきことをノートや付箋に全て書き出し、タスクが完了した時点で✕印や二重線で消す、付箋を剥がすといったことでもタスク管理が可能です。
チーム内のタスクをまとめて確認するのならば、ホワイトボードを利用するのも良いでしょう。
複数人の予定を一元で管理できるような、カレンダーアプリもおすすめです。オンラインカレンダーにタスクを入力しておけば、その日にやるべきタスクをすぐに把握できるようになります。
過去のタスクを確認できたり、アラート機能を活用して時間になるとお知らせが表示されたりといった使い方ができるため、便利に活用できるでしょう。
エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って、タスク管理をおこなう方法もあります。
エクセルなどを使ってチームでタスク管理をする場合には、状況が一目でわかるように工夫するためにエクセルの知識が必要だったり、誰かの操作によって計算式がおかしくなってしまったりするといった点で課題があるため注意が必要です。
チームでのタスク管理をわかりやすく効率的におこないたいのであれば、タスク管理ツールを活用しましょう。
タスク管理のために作られたツールであれば、手軽で使い勝手が良く、チーム内全員のタスク状況をまとめて把握できるようになります。誰がどんなタスクを抱えているのか、期日の迫ったタスクは完了しているのかなど、進捗状況を手軽に把握できるようになって便利です。
エクセルなどでのタスク管理も可能ですが、やはり専用ツールのほうがチーム内のタスク状況を把握しやすくなります。エクセルでのタスク管理からタスク管理ツールに切り替え、課題を解決できた実例が以下の記事で紹介されているため、ぜひ参考にしてください。
まとめ |
上司の立場であれば、仕事を割り振って任せるだけではなく、その後の進捗管理やマネジメントも重要です。しかし、部下が増えるとマネジメントもしにくくなるため、部下のタスク管理は世の中の管理職にとって悩みの種になっています。
たとえば、部下のタスクの状況がわからないことや、状況の把握に手間がかかること、タスク管理が苦手な部下がいることなどが、部下のタスク管理への悩みです。
部下のタスク管理をおこなう際には、タスク状況の報告を徹底させる、実際より早めの期限を伝えるなど、本記事で紹介したタスク管理を効率化する4つのコツを参考にしてください。さらにタスク管理ツールなどを活用し、実際の仕事を効率化させましょう。
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