企業では、複数人のチームでプロジェクトを進行する方も少なくありません。このような状況で役立つのが、メンバーや業務を管理できるプロジェクト管理の手法です。そこで今回は、プロジェクト管理ができるGoogle Workspaceを解説します。
目次
計画どおりに遂行するためのプロジェクト管理とは |
プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画どおりに遂行するためにメンバーや時間、情報などを適切に管理することです。基本的に各プロジェクトには納期が決まっており、遅れることなくクライアントに納品しなければいけません。プロジェクト管理では、メンバーの配置やスケジュール管理などすべての業務を細分化し、予定どおりに進むように管理します。
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なお、monday.comならプロジェクトを計画通り遂行するためのプロジェクト管理を効率的ににサポートします。
プロジェクト管理を行う3つの目的 |
予定どおりに業務を遂行するには、プロジェクト管理が役立ちます。しかし、業務を計画どおりに進めること以外の目的を持ってプロジェクト管理を行う企業も少なくありません。プロジェクト管理を行う目的には、次のようなものがあります。
それぞれの目的を確認していきましょう。
プロジェクト管理をおこなうと、各メンバーの進捗状況を把握できます。遅延するタスクがあればほかのメンバーがサポートできるため、チーム全体の生産性を高められるのです。また、納期に間に合わせられるのはもちろんのこと、メンバー同士で助け合えるため残業も大幅に減らせます。
近年は働き方改革により、残業の削減に取り組む企業も少なくありません。プロジェクト管理を徹底すれば残業を削減できることに加え、メンバーがワークライフバランスを保てるようになるため、仕事に対する意欲も高まります。
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プロジェクト管理に活用できるSlackとは？メリットやデメリット
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プロジェクト管理でのチケット活用方法とメリットデメリットを解説
プロジェクト管理を徹底すれば、計画どおりのプロジェクト利益を得られます。また、改善を繰り返すことで徐々にプロジェクトの利益率が高まるため、利益の最大化を見込めるのです。
失敗したプロジェクトは、利益が赤字で終わるプロジェクトだけではありません。たとえば、粗利10%で想定していたプロジェクトが5%で終われば、これも失敗プロジェクトです。プロジェクトを徹底管理すれば、想定以上のプロジェクト利益をも望めるでしょう。
近年は働き方改革により、在宅勤務やリモートワークなどといったように働き方が多様化しています。離れた場所で業務を遂行するメンバーが増えるため、プロジェクトを徹底管理しつつ互いに情報を共有し、計画に遅れが出ないように注意しなければいけません。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、在宅勤務やリモートワークでもメンバー自身のパソコンやスマホからアクセスできます。毎日進捗状況を報告書にまとめて情報共有する必要もないため、メンバーの業務負担を軽減できるのもポイントです。
プロジェクト管理に必要なスキルについて知りたい方は、こちらをご確認ください。
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
プロジェクト管理できる「Google Workspace」とは |
Google Workspaceとは、Googleが組織向けに提供するオンラインツールのことです。場所を問わずに仕事のできるサービスが多く搭載されており、働き方が多様化する場で活躍してくれます。無料版と有料版が用意されているため、自社に適したプランを選べるのも特徴です。
Google Workspaceで使える主なアプリケーションには、次のようなものがあります。
無料のプロジェクト管理ツールについて詳しく知りたい方は、こちらをご確認ください。
Google Workspaceでできる3つのこと |
GmailやGoogleカレンダーなど機能を多く備えるGoogle Workspaceについて、どのようにプロジェクト管理に活かせばいいかが分からない方もいるでしょう。Google Workspaceでできることには、次のようなものがあります。
それぞれの特徴を確認していきましょう。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートといったオフィスツールを連携させることで、業務を記録したりチーム内で共有できたりします。また、Google Workspaceでは共同で編集できるため、リアルタイムでの内容確認も可能です。
更新された内容は自動的にドライブに保存されるため、クラウド上では最新のファイルを保存できます。すべてのファイルはクラウド上で保存されるため、メンバー自身のパソコンだけではなく、タブレットやスマホからでもアクセス可能です。
Google ChatやGoogle Meetなどのコミュニケーションアプリを活用すれば、チーム内で業務連絡をしたりコミュニケーションを取ったりできます。複数のメンバーでプロジェクトを遂行する際、チーム内でコミュニケーション不足に陥ると業務の漏れが発生し、それがトラブルのもとになることもあるでしょう。
場合によってはクライアントとの信頼関係に亀裂が生じる原因にもなるため、チーム内で細かくコミュニケーションを取ることが求められます。Google Workspaceでは、アプリケーションを駆使してメンバー間のコミュニケーションを強化できるのです。
3.セキュリティ面の確保
近年は働き方が多様化しており、在宅ワークやリモートワークを導入する企業が増えています。とはいえ、在宅ワークやリモートワークでは職場以外からクラウドにアクセスすることになるため、セキュリティ面に不安を感じる方も多いはずです。
Google Workspaceは、2段階認証プロセスやシングルサインオンを導入しているため、セキュリティ対策が充実しています。また、タブレットやスマホなど端末の紛失時や離職したスタッフのデータ管理もできるため、安心して利用できるはずです。
Google Workspaceの4つのプラン |
Google Workspaceのプランには、14日間の無料使用版が提供されています。無料版では、一度に10人のユーザーがすべての機能を利用可能です。
しかし、継続的な利用を検討するのならば、有料版に加入しなければいけません。Google Workspaceの有料プランには、次のようなものがあります。
それぞれの特徴を確認していきましょう。
フリーランスや自営業など、小規模ビジネスを展開するユーザーにおすすめなのがBusiness Stanterです。ユーザーあたりの月額は680円で、4つのプランの中では比較的安く利用できます。1ユーザーあたりに利用可能なストレージは30GBです。
Business StanterではGoogleメールやGoogle Chat、Googleカレンダーといった基本的なサービスを利用できます。Google Meetは100人まで参加可能です。
中規模なビジネスを展開するユーザーには、Business Standardがおすすめです。ユーザーあたりの月額は1,360円で、4つのプランの中でも人気の高さを誇ります。
利用可能なクラウドストレージは、1ユーザーあたり2TBです。基本的な機能に加え、会議を録音してGoogleドライブに保存したり、スケジュールの予約ページを利用できたりします。Google Meetは150人まで参加可能です。
大企業や多くの機能を利用したいユーザーには、Business Plusがおすすめです。ユーザーあたりの月額は2,040円と費用が少し高くはなりますが、利用可能なサービスが多く含まれています。
Business Plusでは基本機能に加えてチーム内でのデータ共有、検索機能など、Googleが提供するほぼすべてのサービスが利用可能です。利用可能なクラウドストレージは1ユーザーあたり2TBで、Google Meetには500人まで参加できます。
大企業や多くの機能を利用したいユーザーには、Business Plusがおすすめです。ユーザーあたりの月額は2,040円と費用が少し高くはなりますが、利用可能なサービスが多く含まれています。
Business Plusでは基本機能に加えてチーム内でのデータ共有、検索機能など、Googleが提供するほぼすべてのサービスが利用可能です。利用可能なクラウドストレージは1ユーザーあたり2TBで、Google Meetには500人まで参加できます。
300人を超える大規模ビジネスを展開する大企業におすすめなのは、Enterpriseです。ほかのプランでは利用可能なクラウドストレージに制限がありますが、Enterpriseでは必要に応じて容量を増やせます。
また、基本的な機能に加えてほぼすべてのサービスを利用できるほか、コンプライアンスの制御機能やS／MIME暗号化なども利用可能です。Google Meetには500人まで参加できます。料金に関しては、公式サイトからの問い合わせが必要です。
導入や運用のサポートはあるの？ |
初期の導入時には、セットアップ全般をサポートしてくれるサービスがあります。どのプランにおいても無料でサポートが受けられるため、初めて利用する方でも安心です。また、運用サポートに関してもすべて無料で行ってもらえます。
たとえば、Google Workspaceの使用方法や不具合への対応、操作に関する不明点など、困ったときは運用サポートの利用が可能です。またGmailやGoogleカレンダーなど、アプリケーションの連携に関する不明点のサポートも受けられます。
まとめ |
プロジェクトを計画どおりに遂行するには、メンバーの配置やスケジュール管理などすべての業務を細分化して管理することが求められます。しかしプロジェクト管理とは、予定どおりに業務を遂行してクライアントに提出することだけが目的ではありません。
プロジェクト管理をおこなうことによって、チームの生産性向上や利益の最大化など多くの効果を得られます。また、在宅ワークやリモートワークなど多様な働き方にも柔軟な対応が可能です。
Google Workspaceでは、プロジェクト管理に役立つサービスを提供しています。チーム内のコミュニケーション強化や生産性向上に有効なアプリケーションを活用したい方には、Google Workspaceがおすすめです。14日間の無料版もあるため、興味がある方は試してみてはいかがでしょうか。
しかし、Googleworkspaceはマイクロソフト社のOffice製品では利用できません。これらをカバーしたい方、本格的に企業に導入したい方はmonday.comがおすすめです。