プロジェクト管理とは設定した目標を達成するためにプロジェクトを計画に沿って進行し、予算やスケジュールを調整することです。適切な管理がプロジェクトの成功の鍵を握ります。プロジェクト管理の定義や管理の仕方、ツールの選び方などを解説しましょう。
目次
プロジェクト管理とは目標達成のアシスト |
プロジェクト管理とは、プロジェクトで設定された目標達成のアシストをすることです。プロジェクトマネジメントという言葉が使われることもあります。
「管理」という日本語を使っているか、マネジメントという「英語」を使っているかの違いがあるだけで、内容は同じです。ここではプロジェクト管理の定義と目的を詳しく説明します。
プロジェクト管理とはプロジェクトで設定された目標を達成するために、プロジェクトに関わっているすべての業務を管理することです。プロジェクトが立ち上げられた時点から完了するまでの期間の管理を行うため、管理内容は多岐にわたります。
人・モノ・予算・情報・スケジュールなどを管理し、適切にコントロールすることによって、プロジェクトを成功に導くことと定義できるでしょう。
プロジェクト管理の目的はプロジェクトを成功に導くことです。プロジェクトの成功は設定した業務の完了のみを意味するのではありません。定められたスケジュール内と予算内で、さらに設定されたクオリティ以上での達成が求められます。
つまり、さまざまな視点でのハードルのクリアが不可欠です。これらの視点はQCDと呼ばれています。Qは品質（Quality）、Cは予算（Cost）、Dは納期（Delivery）です。この3つの観点で目標値をクリアすることがプロジェクト管理の目的といえます。
プロジェクト管理の4つの重要ポイント |
プロジェクト管理の内容は多岐にわたっているため、見過ごしてしまわないように、管理すべき内容をいくつかの項目に分けるといいでしょう。プロジェクト管理の重要なポイントは大きく分けると、次の4つです。
・スケジュール管理
・クオリティ管理
・課題と変更の管理
・リスク管理
それぞれの管理の仕方について、詳しく解説します。
スケジュール管理とはプロジェクトに関わっているメンバーのタスクのスタートからゴールまでの期日を設定し、それぞれのタスクの進捗状況を把握して、遅れが発生した場合には対応・調整する業務です。
納期から逆算してスケジュールを設定します。メンバーの仕事の配分も、スケジュール管理の重要な仕事の1つといえるでしょう。ツールを適切に導入して、計画的かつ効率的に管理することが求められます。
進捗管理の詳細は以下の記事を参考にしてください。
プロジェクトの進捗管理にはツールなどの活用を！コツや手法を解説
クオリティ管理とは、プロジェクトで行われる業務の品質を管理することです。プロジェクトをスタートする時点でクリアすべき品質の目標を定めておき、メンバーと品質の基準を共有して、その基準に基づいて管理します。
作業の途中段階でも随時確認し、品質の基準を下回る場合には対策を立てて対応するなど、改善を図ることもクオリティ管理の重要な仕事です。
プロジェクトでは、課題と変更の管理も重要な業務といえます。課題の管理とは、プロジェクトを遂行していく上で解決しなければならない課題を解消することです。課題の存在とその内容を把握し、関係するメンバー間で共有し、タスクとして細分化して課題の解消を進めます。
変更の管理とはプロジェクトの成果物に対して変更の依頼があった場合に、可能かどうかを判断し、可能である場合は調整を行うことです。変更がプロジェクト全体に関わる場合もあるため、人・モノ・予算・スケジュールをトータルで管理することが求められます。
リスク管理とは、プロジェクトを進めていく上で起こりうるトラブルを事前に予測し、対策を立てておき、実際に問題が生じた場合に対応することを指します。プロジェクトは前例のない要素が入ってくるケースが多いため、トラブルはつきものです。
トラブルの予防だけでなく、実際にトラブルが生じた場合にその影響を最小限に抑えること、そして速やかに解決することがリスク管理に求められます。
プロジェクト管理の項目別の詳しい解説は下記の記事を参照してください。
プロジェクト管理の項目は重要な要素！概要と管理の流れ、ポイント
プロジェクト管理の3つのプロセス |
プロジェクト管理はプロジェクトの立ち上げから解散まで、いくつかのプロセスに分けられます。特に重要なのは成果物ができあがった時点で終わりではないということです。ここでは細かなプロセスを大きく以下の3つに分けました。
1.立ち上げとチーム結成と計画作成
2.プロジェクトの実行
3.プロジェクトの評価・分析
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクト管理の最初のステップは、プロジェクトの立ち上げです。実現可能であるのか、利益やメリットはどのくらい見込めるのかなど、さまざまな要素を考慮して、立ち上げを決定します。
プロジェクトが社外にもまたがる場合には、社内はもちろん、社外との調整も必要になるでしょう。上層部からの許可が下りて、さまざまな調整が済み、プロジェクトの立ち上げが決定するのが一般的なケースです。立ち上げ段階での対応はプロジェクト成功の重要な鍵を握ります。
プロジェクトの立ち上げが決定したのちに、プロジェクト計画を作成して、目標・予算・人員・スケジュールなどを明確化・具体化するのが第2ステップです。さらに計画に基づいて必要なメンバーを選び、チームを結成します。
計画の作成、チームの結成が終了したのち、メンバーにタスクを割り当ててプロジェクトを実行します。その際に、メンバーの能力や特性を考慮することが求められるでしょう。プロジェクト管理をする上で、適所適材は重要な要素だからです。
プロジェクトが動き出してからも、プロジェクト管理の仕事の内容は多岐にわたっているため、広い視野で管理が必要となります。作成した計画どおりに進行しているかどうかを頻繁に確認する必要があるでしょう。
計画とのズレが生じた際には、速やかに対応して修正します。場合によっては、計画を一部変更しなければならないケースも出てくるでしょう。人員の再配備が必要になるケースも考えられます。状況に応じた柔軟な対応が求められることを想定しておきましょう。
それぞれのメンバーが問題なくタスクに取り組めているか、進捗状況も含めて、管理・確認しなければなりません。チームのメンバー、社内の関係者、社外の関係者など、さまざまな人々とコミュニケーションを取り、連携を図ることも重要な仕事です。
プロジェクトを実行して、成果物が得られると、プロジェクト終了です。ただし、プロジェクトが終わっても、プロジェクト管理の仕事が終わったわけではありません。
プロジェクト管理の重要な仕事として、一連のフローの振り返り・分析・レポートなどがあるからです。これらの業務によって見えてきた反省点や改善すべき点を、新たなプロジェクトを立ち上げる際に活用できます。
プロジェクト自体が単発のものであったとしても、共通する要素を持った業務が出てくる可能性は少なくありません。プロジェクトが終了した後、データ作成と保存を忘れずに行う必要があります。
プロジェクト管理の工数の詳細は下記記事を参照してください。
プロジェクト管理で工数の見積もりを活用しよう！基礎知識と活用方法
プロジェクト管理の主な3つの手法 |
ここまで、プロジェクト管理の業務内容について説明してきました。ここからは具体的にどのような方法で、管理を行えばいいのかを説明していきましょう。
プロジェクト管理の方法はさまざまな種類がありますが、費用をかけずに手軽に活用できるのはエクセルです。多くの企業でエクセルが使われており、さまざまなテンプレートが用意されている点もメリットといえるでしょう。
エクセルを使って、ガントチャートを作成することもできます。エクセルを使ったプロジェクト管理については以下のページを参照してください。
プロジェクト管理をエクセルで行う方法とツールを使うべき場合を解説
ここではプロジェクト管理を行う上で、知っておきたい3つの手法について解説します。
プロジェクト管理で活用されることの多い手法の1つが、ガントチャートです。ガントチャートの大きな特徴は、わかりやすくて見やすいことでしょう。
縦軸はタスクと担当者の名前、横軸は日時を表示し、バーによってタスクの進行状況を示すシンプルな構造のため、ひと目でメンバーごとの進捗状況を把握できます。スケジュールを簡単に作成・修正できることも大きなメリットです。
プロジェクト管理の主な手法の1つであるアジャイルの特徴は、柔軟性に富んでいることでしょう。アジャイルには「俊敏な」という意味があり、開発速度が問われるソフトウェア開発や製品開発などのプロジェクトで人気の高い手法です。
プロジェクトで行われる業務をいくつかのステージに分けて、ステージごとにテスト・評価とフィードバックを繰り返していくという特徴を持ちます。プロジェクト終了前に検証できるため、途中の段階での軌道修正が容易になる点がメリットです。
ウォーターフォールはプロジェクトの業務を複数のフェーズに分割して、順番に進行していくプロジェクト管理の手法です。1つのフェーズが終わったら、次のフェーズへ進むというやり方のため、タスクの順番が固定されている場合に有効といえます。
順番に作業を進めていく建設業や製造業の工程などで取り入れられている手法です。いくつかの作業が同時に進行しているプロジェクトや、順番が固定されていないプロジェクトには不向きなため、プロジェクトの特徴を考慮した上で導入しましょう。
プロジェクト管理の手法やスキルは、ここで紹介した以外にもいくつかあります。以下のページを参照してください。
プロジェクト管理に必要なスキルとは？スキルの種類と向上させるコツ
プロジェクト管理ツールを使うメリット |
プロジェクトでは、複数のメンバーが同時にさまざまなタスクを行っているのが一般的であるため、管理ツールを効果的に使うことがプロジェクト管理を円滑に進める上でのポイントです。
管理ツールを使うメリットはいくつかありますが、特に重要なポイントとなるのは以下の2つです。
・スケジュール管理が容易になる
・情報の可視化と共有がしやすい
それぞれのメリットを詳しく解説します。
プロジェクト管理ツールを使うことでメンバーの進捗状況がわかりやすくなり、スケジュール管理が容易になります。タスクの優先順位が明確になり、工程に遅れが出るなどの問題が生じた場合には、早期に発見して迅速な対応が期待できるでしょう。
プロジェクトに参加しているメンバーの人数が多ければ多いほど、管理ツールを使うメリットが大きくなる傾向があります。
プロジェクト管理ソフトを使うことによって、進捗状況や課題など、さまざまな情報の可視化ができるため、プロジェクトに関わっているメンバー間での情報の共有が容易になります。チーム内でのコミュニケーションの円滑化も期待できるでしょう。
情報をリアルタイムで共有でき、変化が生じた場合に迅速な対応が可能になることも大きなメリットといえます。
プロジェクト管理を効率化する管理ツールの選び方 |
プロジェクト管理を効率的に行うためには管理ツールの導入が欠かせません。しかし、管理ツールにもさまざまな種類があります。ツールによっては使い方や使える場所が限定されるものもあります。プロジェクト管理ツールの選び方で重要なのは以下の2つのポイントです。
・導入環境で選ぶ
・機能と操作性で選ぶ
それぞれ詳しく解説します。
プロジェクト管理ツールを選ぶ場合に、まず考えなければならないのは導入環境です。導入環境は大きく分けると2つあります。クラウド型とインストール型で、データをクラウド上で管理するのがクラウド型、パソコンで管理するのがインストール型です。
クラウド型のメリットは、インターネットを利用して使うことを前提として設計されているため、ネット環境があれば場所や時間帯を問わずに使えることです。
また、メンバーそれぞれがクラウド上で使用することで、データの更新をリアルタイムで確認できることも大きなメリットといえるでしょう。デメリットはネット環境のないところでは、作業が困難になる場合があることです。
インストール型のメリットは導入から保守まで、自社内のサーバーとパソコンで完結するため、セキュリティ管理がしやすいことでしょう。セキュリティリスクが低くなることも期待できます。デメリットは、メンバー間での情報のやりとりがしづらいことです。
クラウド型かインストール型かは、それぞれの導入環境を確認して選ぶといいでしょう。
プロジェクト管理ツールに求められる機能は少なくありません。プロジェクト管理自体の業務内容の幅が広く、さまざまな業務を同時に遂行することを求められるからです。スケジュール管理、コミュニケーションツール、データ分析など、業務の効率化に役に立つ多機能ツールは数多く存在しています。
しかし、不要な機能がたくさん付いていると、作業が複雑になってしまうケースもあるので注意が必要です。必要な機能に加え、将来的な拡張性も考慮して、機能を選ぶことをおすすめします。
管理ツールでは操作性も重要な要素です。プロジェクトに参加しているメンバー全員が使えるツールであるかどうかを考慮する必要もあります。使いこなせないツールを導入して、結局のところ使わなかったという事態は避けたいところです。
仕事内容に沿った機能と操作性を持った管理ツールを選ぶようにしましょう。『monday.com』は多機能でありながら、優れた操作性を備えています。プロジェクト管理ツールの必要性を感じている場合には、ぜひ導入をご検討ください。
まとめ |
プロジェクト管理とはプロジェクトを成功に導くための管理業務全般を指す言葉です。その内容は多岐にわたっており、人・モノ・予算・情報・スケジュールなどを適切に管理することが求められます。
プロジェクトを成功に導くためには適切な計画を立て、ゴールから逆算して最適なスケジュールを作成しなければなりません。プロジェクトがスタートした後には、メンバーの進捗状況の管理や関係者との連携も欠かせないでしょう。
多様な業務を効率的に行っていくためには管理ツールを活用することが不可欠になります。管理ツールを選ぶ際の条件は、プロジェクトに必要な機能、将来的な拡張性、そしてメンバーが使いやすい操作性を備えていることです。
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